Metodología

¿Tiene sus agendas de reuniones bajo control?

Las reuniones forman parte de nuestro pan de cada día. Reuniones de equipo, reuniones de estado del proyecto, comités de dirección, etc. Las personas se reúnen para discutir, acordar y decidir. Pero al final de la reunión, no se ha aplicado nada. Sólo decidido. Lo que se ha decidido y quién tiene que hacer qué a menudo desaparece (si es que lo hace) en las actas de una reunión. Y pronto se olvida de nuevo...

Piénselo: ¿Cuándo fue la última vez que asistió a una reunión y qué se decidió? ¿Quién ha puesto qué deberes (en Suiza se denominan típicamente asuntos pendientes, en inglés, asuntos abiertos)? ¿Y quién se encarga ahora de que se hagan? En este artículo no se aborda la cuestión de si todas nuestras reuniones tienen siempre sentido o cómo se puede pensar en cómo optimizar el tiempo de las reuniones. Ya se ha escrito bastante sobre ello. Se trata del resultado, de los resultados de las reuniones y de su seguimiento. ¿Cómo funciona normalmente? En realidad, siempre en 3 fases.

Fase 1: "Sentémonos juntos"

La reunión la inicia un organizador. Suele ser también la persona que posteriormente preside la reunión. También puede ser alguien que toma la iniciativa de forma espontánea ("Deberíamos discutir esto juntos alguna vez"). El organizador convoca una reunión reuniendo los puntos de debate (=agenda, orden del día) y los interlocutores (=participantes en la reunión) y envía una invitación. En un caso, esto puede ser completamente informal y espontáneo. Por ejemplo, a partir de una conversación en la comida entre compañeros de trabajo: "¡Ah, buena idea! Sentémonos juntos después y discutámoslo con más detalle. ¿Quién está contigo? Tal vez deberíamos llamar a nuestro jefe también". Esto puede extenderse a reuniones muy formales que se planifican y convocan con antelación. Por ejemplo, en el contexto de un programa para toda la empresa, un comité directivo se reúne una vez al mes para decidir sobre las propuestas de proyectos basándose en un orden del día estándar. En este caso, por ejemplo, el responsable del programa enviará una invitación formal a un círculo definido de participantes con una semana de antelación por correo electrónico o incluso por carta, a menudo con amplios anexos, etc. En ambos casos extremos -reuniones ad hoc y comités directivos formales- existe al menos un denominador común: un tema de debate (orden del día), una lista de participantes, un lugar y una hora para la reunión. En realidad es trivial, pero así de sencillo es.

Fase 2: Aplicar, debatir y decidir.

El día X (o justo después del almuerzo), los participantes en la reunión (o el grupo de la hora del almuerzo) se reúnen y repasan los puntos de debate de forma más (comité directivo) o menos ordenada (grupo de la hora del almuerzo). Por supuesto, se podría escribir mucho sobre la organización de reuniones y la psicología de la moderación, pero lo dejaremos estar. Se trata de los resultados reales. Puede tratarse de decisiones formales de relevancia para toda la empresa y con consecuencias de gran alcance ("El comité de dirección decide: El presupuesto del proyecto XY se reducirá en 150.000 CHF"). Pero también pueden ser simples minipedidos a participantes individuales ("Peter, ¿puedes aclarar hasta la próxima vez si podemos conseguir algo de dinero aquí para comprar una nueva máquina de café?").

Fase 3: "¿Se te olvida algo más?"

Esta fase suele estar reservada a reuniones muy formales. El presidente/tomador de actas registra los resultados de la fase 2 e invita a los participantes a una revisión del protocolo a continuación. ¿Se ha registrado todo completa y correctamente? ¿Hay alguna adición? Probablemente en muy pocos casos hoy en día las actas se envían a los participantes por correo como un documento real y la próxima vez (¿existe tal cosa?) los resultados de la revisión se incluyen en el orden del día. En estos tiempos tan rápidos, esto lleva demasiado tiempo. Piénselo bien: ¿cuándo fue la última vez que recibió el acta de una reunión?

El problema radica en la falta de una base de información común

¿Qué ocurre con los resultados de la fase 2 anterior? ¿Se registran formalmente ("¿Quién es el guardián de las actas?"), o simplemente se llega a un acuerdo y cada uno se lleva el resultado a casa con un buen recuerdo? Este es el punto más delicado en muchas organizaciones.

Cuanto más operativa sea la reunión, más espontánea y menos formal, más probable es que los resultados no se registren de forma que puedan ser fácilmente consultados posteriormente, y se pierdan.

Puede que hayan hablado de ello y hayan encontrado juntos una buena solución o hayan acordado un buen compromiso. Pero esos resultados, decisiones y, sobre todo, asuntos pendientes se olvidan porque no están documentados y pueden recuperarse fácil y rápidamente más adelante. Incluso si se redactan actas formales en Word (¿con qué frecuencia se hace eso realmente...?), desaparecen en los cajones o archivadores. Los resultados pueden seguir estando disponibles en formato electrónico (como archivos PDF o Word), pero no se pueden compartir. Uno recuerda "que había algo allí". Pero ya no se sabe cuándo se discutió con quién, en qué reunión y qué se decidió exactamente.

La transformación digital también significa: reunión conjunta y seguimiento pendiente

Aquí es donde entra PQFORCE. Hace tiempo, en la versión 3.8.0, se introdujeron los llamados ToDos como elementos de planificación que pueden vincularse a personas en el papel de cliente o ejecutor y, si es necesario, también a un proyecto o cartera. Cada ToDo es una nota post-it electrónica y recorre un ciclo de vida (por ejemplo, abierto ► en curso ► a revisar ► hecho). Permanece visible desde las diferentes perspectivas en todo momento. El cliente ve las tareas abiertas y asignadas, cada usuario ve sus tareas por ejecutar, el jefe de proyecto ve las tareas adjuntas en su proyecto, etc. Y cada una de estas visiones se presenta en forma detablero Kanban de probada eficacia. Por supuesto, los editores también pueden comentar las tareas, de modo que, junto con el ciclo de vida o el tablero Kanban, se realiza un seguimiento perfecto de las tareas.

¿Qué tiene que ver todo esto con las agendas de las reuniones? Pues bien, las agendas de las reuniones no son de facto más que tareas pendientes. Alguien ha establecido una tarea, una agenda, y es responsable de ella. Y hay una fecha límite asociada a ella. Así que, ¿qué podría ser más obvio que asignar el cumplimiento de los plazos con las tareas pendientes? Lo único que falta es un objeto de sesión al que se puedan vincular estas tareas pendientes y añadirlas al participante de la sesión.

Hemos reconocido esta necesidad: PQFORCE también tiene un módulo MEET para registrar y gestionar las reuniones. Cada reunión se puede rellenar con los participantes y las tareas pendientes (= agenda). Las reuniones también tienen un ciclo de vida configurable (por ejemplo, en preparación ► invitada ► realizada ► aprobada) y, por tanto, pueden guiarse a través de las fases 1 a 3 descritas anteriormente. Todo ello basado en bases de datos, por supuesto, en tiempo real y en el navegador web. Pruébalo tú mismo: El módulo MEET está disponible en la Edición Advanced.

Sobre el autor


Director General de INTRASOFT AG

El Dr. Daniel Hösli es director general y consultor principal de INTRASOFT AG, cuya solución SaaS PQFORCE es la plataforma líder para la gestión empresarial ágil y orientada a proyectos. Lleva 15 años participando en el desarrollo de sistemas de gestión de proyectos a diario en calidad de consultor y gestor de proyectos -tanto desde el punto de vista organizativo como técnico-, por lo que cuenta con la experiencia adquirida en innumerables contactos y tareas de una gran variedad de empresas y diferentes niveles de gestión.

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