¿Qué es un diagrama de Gantt?

En resumen, un diagrama de Gantt muestra todas las actividades del proyecto a lo largo del tiempo. Esto incluye, en particular, las fases del proyecto, los paquetes de trabajo, las tareas más pequeñas y también los hitos. Normalmente, la lista de actividades está en el lado izquierdo como un árbol de filas anidado verticalmente. Se trata de la llamada Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). En él, las actividades están jerarquizadas. Las tareas más pequeñas se agrupan en paquetes de trabajo, que a su vez pertenecen a fases de proyecto más largas. A menudo, al principio de un proyecto, se estructura en una EDT según el principio top-down, de ahí el nombre de "estructura de desglose del trabajo". Las actividades relativamente pequeñas o cortas también pueden ser mapeadas como TODOs en PQFORCE y gestionadas en un tablero Kanban. Resulta bastante útil, e incluso indispensable, planificar los detalles de una EDT, es decir, los niveles inferiores de la jerarquía, con estas "notas electrónicas", véase la captura de pantalla como ejemplo.

diagrama de Ganttdiagrama de Gantt tiene otro componente además de la EDT, el cronograma, que suele estar en el lado derecho del diagrama. Horizontalmente, el eje temporal se muestra en una escala adecuada, y cada actividad se representa con una barra horizontal. La posición de la barra en el eje temporal refleja la fecha de inicio y fin de la actividad, la longitud de la barra representa la duración de la actividad. Así puedes ver de un vistazo:

• en qué consisten las actividades del proyecto
• cuándo empieza y termina cada actividad
• cuáles son las dependencias entre las actividades (tanto jerárquicamente en la EDT como temporalmente gracias a las líneas de conexión)
• dónde se solapan las actividades con otras y en qué medida.

Las mencionadas líneas de conexión entre actividades determinan, por ejemplo, que una actividad sólo puede iniciarse cuando otra ha sido completada porque necesita los resultados de la primera.

Un diagrama de Gantt muestra lo que hay que hacer (para eso está la estructura del proyecto) y cuándo (para eso está el calendario). Los planes de proyecto en PQFORCE también se basan en estos elementos básicos de un diagrama de Gantt. ¿Por qué?

Las ventajas más importantes de los diagramas de Gantt

Hay algunas ventajas principales de los diagramas de Gantt que contribuyen a su importancia en el proceso de planificación.

1. Losparticipantes en el proyecto tienen una visión de conjunto: Cuando existe un marco visual común para el trabajo a realizar, hay menos riesgo de malentendidos, especialmente cuando se trata de proyectos complejos con un número importante de actividades y partes interesadas. El uso de diagramas de Gantt permite que todos los tipos de interesados tengan la misma información, establezcan expectativas mutuamente comprensibles y lleven a cabo sus esfuerzos de acuerdo con el protocolo deseado. PQFORCE lo hace posible porque cada plan de proyecto existe exactamente una vez, sin copias, redundancias o incoherencias. Y este plan de proyecto está disponible para todas las partes interesadas en tiempo real.
2. Seguimiento delprogreso del proyecto: los diagramas de Gantt se crearon para mantener al día a todos los propietarios del proyecto proporcionando un calendario para el inicio y la finalización de tareas específicas. De este modo, puede ver inmediatamente qué está en curso y cuál es el progreso, normalmente expresado en forma de porcentaje, donde el 100% significa que la actividad está hecha. PQFORCE también ofrece funciones para ello. Cada actividad -llamada tarea en PQFORCE- puede marcarse con el progreso. Estamos hablando del valor ganado, que no debe confundirse con el esfuerzo "consumido", es decir, el esfuerzo que ya se ha invertido en la actividad.
3. Comprender las dependencias de las tareas: Cuando se mantienen bien, los diagramas de Gantt dejan claro cómo las diferentes actividades están interconectadas y pueden depender de la finalización de otras para alcanzar determinados objetivos. Estas dependencias tienen que ver con la comprensión de los tiempos de cada actividad, que a su vez afectan a las demás actividades a realizar. Esto puede garantizar un flujo de trabajo óptimo, la máxima productividad y el éxito general del proyecto. En PQFORCE, las dependencias entre las tareas pueden dibujarse mediante la función de arrastrar y soltar. El sistema los tiene en cuenta cuando se desplazan o amplían las tareas para que, por ejemplo, las siguientes también se desplacen automáticamente. Además, para estas dependencias se pueden introducir valores de compensación, como un tiempo mínimo o máximo de amortiguación entre tareas.
4. Mantener el control del futuro: Aunque es fácil que el personal del proyecto se quede atrapado en las actividades cotidianas, ya que aparecen en un gráfico como tareas detalladas, por ejemplo, una de las ventajas de un diagrama de Gantt es que ayuda a los responsables de la toma de decisiones a hacer un seguimiento de lo que está ocurriendo y a mirar más allá en el futuro. De esta forma se garantiza que cada proyecto se oriente hacia la consecución de los objetivos estratégicos a largo plazo de la organización y que se mantenga el rumbo, especialmente en lo que respecta a los hitos. En PQFORCE, los ratios esenciales del diagrama de Gantt se calculan automáticamente y se transfieren al informe de situación del proyecto, ya sean las fechas previstas para los hitos, el progreso actual de los paquetes de trabajo o incluso los costes o las horas de trabajo ya "consumidas".

La planificación de los recursos en el proyecto: a menudo se le presta muy poca atención concreta

Un diagrama de Gantt con una EDT desnuda en la línea de tiempo es sólo la mitad de la batalla en la planificación del proyecto. Sólo con la asignación de recursos, especialmente de personal, a las actividades se pueden llevar a cabo, un aspecto clave de la gestión de proyectos. El plan Gantt sólo dice lo que hay que hacer y cuándo.

Planificación de recursos directamente en el diagrama de GanttEste es precisamenteel punto fuerte de PQFORCE. PQFORCE pone en juego los recursos en el momento y hace visible su disponibilidad en el diagrama de Gantt ya durante la planificación. De este modo, es posible evaluar inmediatamente durante la planificación si una actividad puede llevarse a cabo realmente en el plazo deseado, ya que se dispone de los recursos necesarios con las competencias adecuadas. La asignación de recursos concretos (personas) o abstractos (unidades organizativas o competencias) puede hacerse directamente o a través de un simple flujo de trabajo de solicitud-liberación. Lo denominamos asignación de recursos.

La asignación de recursos en los proyectos o para los proyectos recibe, por desgracia, muy poca atención en la práctica. Si se hace, a menudo se hace de forma aislada de los planes Gantt; a veces se habla de dos mundos: el del plan del proyecto y el de la asignación de recursos. Sin embargo, especialmente en el negocio de proyectos, cada vez más dinámico, esta separación es fatal. En la última reunión de planificación de recursos, el director del proyecto acaba de recibir garantías para unas cuantas personas para una fase importante del proyecto, y ya esta fase se ha pospuesto un mes porque se ha retrasado una fecha de entrega. La visibilidad inmediata y sin fisuras de la situación de los recursos es esencial en este caso. Una plataforma como PQFORCE permite precisamente esto y permite tomar decisiones rápidas y coordinadas gracias a la información inmediata en tiempo real.

Webinar sobre el diagrama de Gantt en PQFORCE

En el Webinar nº 4 del 5 de octubre de 2022, se demostraron en detalle las diversas funciones mencionadas en torno a la vista Gantt en PQFORCE como parte de la Masterclass de PQFORCE. El seminario web está disponible en forma de grabación aquí.