Gestión de proyectos | Metodología

¿Por qué planificas?

Todo el mundo habla de la planificación de proyectos. "El director del proyecto es responsable de la planificación". - "La planificación ya no está al día". - "Llevamos dos semanas de retraso". Pero, ¿ha pensado por qué hace la planificación en primer lugar? ¿Para qué sirve un plan de proyecto? Este artículo pretende arrojar algo de luz sobre estas cuestiones aparentemente triviales.

¿Qué dice la Wikipedia? Cita (traducida): Un proyecto es una empresa puntual orientada a un objetivo que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con una fecha de inicio y de finalización y que se lleva a cabo para alcanzar un objetivo, teniendo en cuenta las especificaciones relativas al tiempo, los recursos (por ejemplo, la financiación o los costes, las condiciones de producción y de trabajo, el personal y los recursos operativos) y la calidad. Otro artículo afirma que la planificación es la anticipación mental de la acción futura, sopesando varios cursos de acción alternativos y decidiendo el camino más favorable.

Así que ahí lo tienes: un plan de proyecto pretende alcanzar un objetivo . Y esto debe hacerse teniendo en cuenta especificaciones como el tiempo y los recursos. El último punto es esencial. Si no tenemos objetivos para alcanzar una meta, probablemente no necesitemos un plan. Necesitamos un plan si queremos utilizar los limitados recursos disponibles para alcanzar un objetivo lo antes posible o, al menos, en un plazo razonable. Por lo tanto, el plan nos indica cómo queremos proceder para alcanzar el objetivo y, al mismo tiempo, cumplir las condiciones marco establecidas. Un matemático probablemente llamaría a esto un problema de optimización: "Dado un objetivo y ciertos recursos. ¿Cómo puedo alcanzar el objetivo lo antes posible?

La práctica es más compleja que la teoría...

Ahora, de hecho, es por supuesto mucho más complicado. El objetivo del proyecto no es simplemente "construir una cabaña en un árbol". Y los recursos disponibles no son simplemente "unos cuantos niños que cooperan hasta conseguir el objetivo y luego un billete de 100 francos para algún material de construcción, martillo y clavos". Muchos proyectos del día a día de las empresas son mucho más complejos. Los recursos son personas con modelos de tiempo de trabajo, ausencias y competencias. Hay que evaluar, pedir y comprobar el material. El dinero se presupuesta y se solicita mediante procesos de aprobación. Y los objetivos suelen ser extensas listas de requisitos que pueden cambiar una y otra vez a lo largo del tiempo, en el mejor de los casos controlados por la gestión del cambio, o a veces de forma espontánea e incontrolada...

...¡y no todos los objetivos son iguales!

Veamos con más detalle los objetivos del proyecto. Los objetivos del proyecto pueden dividirse en dos categorías a nivel abstracto (y vale la pena hacerlo en cada proyecto a más tardar durante la inicialización):

  • Objetivos de impacto: ¿Qué debe conseguir el proyecto en última instancia? ¿Cuál debe ser el resultado final o entregable?
  • Objetivos de aplicación: ¿Cómo se van a alcanzar los objetivos de impacto? ¿Qué condiciones marco hay que tener en cuenta durante la ejecución del proyecto?

Así pues, los objetivos de entrega no se refieren al estado final (resultado), sino a la forma de llegar a él. Y son precisamente este tipo de objetivos, los de finalización, los que nos llevan a crear un plan de proyecto. En concreto, son las limitaciones de tiempo ("El proyecto debe estar terminado a finales de año"), así como los recursos limitados disponibles ("Hay 3 personas del departamento X a un 20% cada una y un presupuesto de 450.000 francos"), los que nos hacen elaborar un plan que describa la mejor manera posible de conseguir el resultado, teniendo en cuenta los recursos disponibles.

 Objetivos de impacto vs. objetivos de aplicación

¿Cuál es la mejor metodología de planificación?

El plan del proyecto es un modelo de proceso que tiene en cuenta todas las condiciones marco. Los hitos representan los objetivos intermedios y los plazos finales en los que los resultados están disponibles en cada caso. La metodología de planificación que se utilice depende de los principios de gestión de proyectos definidos y de la cultura empresarial. Puede tratarse de una planificación con estructuras de desglose del trabajo (EDT) y Gantt, o de técnicas de planificación en red, gestión de proyectos dirigida por objetivos (GDPM), pero también Scrum o Extreme Programming. En este caso, una organización debe considerar qué metodología se adapta mejor a las circunstancias de la empresa. Hay que tener en cuenta los siguientes puntos (sin pretender ser exhaustivos):

  • ¿Cómo cambian dinámicamente las condiciones marco (¡posiblemente también los objetivos de impacto!) en un proyecto?
  • ¿Hasta qué punto son interdependientes nuestros proyectos?
  • ¿Qué importancia tiene el cumplimiento de los plazos en el proyecto?
  • ¿Cuáles son las exigencias de las partes interesadas, especialmente del cliente?

A partir de estas cuestiones, una organización debe encontrar la mejor metodología de planificación posible para ella. A menudo, esto tiene que ser el resultado de fases de prueba y error. A menudo, sólo después de aplicar una metodología en varios proyectos se llega a la conclusión de si es adecuada o no. Los valores de la experiencia suelen ser mucho más importantes en este caso que una evaluación del método basada en criterios de decisión teóricos. La metodología utilizada sólo surge con el paso del tiempo y tras la experiencia de varios proyectos. Y a veces no se trata exactamente de la metodología de planificación XY según el libro de texto, sino de una forma modificada de la misma para las propias necesidades. Y eso también es bueno.

En este artículo no quiero cuestionar si la planificación de proyectos es necesaria en absoluto. Toda persona sensata (incluidos los jefes de proyecto) planifica un proyecto complejo y no se limita a hacerlo sin un plan. Me gustaría más bien concienciar sobre lo que sirve un plan de proyecto. Nos ayuda a pensar en cómo queremos proceder para alcanzar determinados objetivos de impacto, teniendo en cuenta los objetivos de aplicación. Y hay que pensar en esto una y otra vez durante el transcurso del proyecto. Porque las cosas cambian todo el tiempo, ¡a veces incluso los objetivos!

Sobre el autor


Director General de INTRASOFT AG

El Dr. Daniel Hösli es director general y consultor principal de INTRASOFT AG, cuya solución SaaS PQFORCE es la plataforma líder para la gestión empresarial ágil y orientada a proyectos. Lleva 15 años participando en el desarrollo de sistemas de gestión de proyectos a diario en calidad de consultor y gestor de proyectos -tanto desde el punto de vista organizativo como técnico-, por lo que cuenta con la experiencia adquirida en innumerables contactos y tareas de una gran variedad de empresas y diferentes niveles de gestión.

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