Pensateci: quando è stata l'ultima volta che avete partecipato a una riunione e cosa è stato deciso? Chi ha fissato quali compiti a casa (in Svizzera si parla tipicamente di questioni pendenti, in inglese di questioni aperte)? E chi si assicura ora che siano fatti? Questo articolo non tratta la questione se tutte le nostre riunioni abbiano sempre un senso o come si possa pensare a come ottimizzare il tempo delle riunioni. Su questo è già stato scritto abbastanza. Si tratta del risultato, dei risultati delle riunioni e del loro seguito. Come funziona in genere? In realtà, sempre in 3 fasi.

Fase 1: "Sediamoci insieme"

Una riunione è iniziata da un organizzatore. Questa è di solito anche la persona che in seguito presiede la riunione. Può anche essere qualcuno che prende spontaneamente l'iniziativa ("Dovremmo discutere di questo insieme qualche volta"). L'organizzatore convoca una riunione mettendo insieme punti di discussione (=agenda, ordine del giorno) e partner di discussione (=partecipanti alla riunione) e invia un invito. In un caso questo può essere completamente informale e spontaneo. Per esempio da una conversazione a pranzo tra colleghi di lavoro: "Ah, buona idea! Sediamoci insieme dopo e discutiamone più dettagliatamente. Chi è con te? Forse dovremmo chiamare anche il nostro capo". Questo può estendersi a riunioni molto formali che sono pianificate e convocate in anticipo. Per esempio, nel contesto di un programma a livello aziendale, un comitato direttivo si riunisce una volta al mese per decidere sulle proposte di progetto sulla base di un'agenda standard. Qui, per esempio, il responsabile del programma invierà un invito formale a una cerchia definita di partecipanti una settimana prima per e-mail o anche per lettera postale, spesso con ampi allegati, ecc. Per entrambi i casi estremi - riunioni ad hoc così come comitati direttivi formali - c'è almeno un denominatore comune: un argomento di discussione (agenda), una lista di partecipanti, un luogo e un'ora per la riunione. Davvero banale, ma è così semplice.

Fase 2: Implementare, discutere - e decidere!

Il giorno X (o subito dopo pranzo), i partecipanti alla riunione (o il gruppo della pausa pranzo) si riuniscono e passano in rassegna i punti di discussione in modo più (comitato direttivo) o meno ordinato (gruppo della pausa pranzo). Certo, si potrebbe scrivere molto sull'organizzazione delle riunioni e sulla psicologia della moderazione, ma lasciamo perdere. Questo riguarda i risultati effettivi. Queste possono essere decisioni formali che sono di rilevanza aziendale e hanno conseguenze di vasta portata ("Il comitato direttivo decide: Il budget per il progetto XY sarà ridotto di 150.000 CHF"). Ma possono anche essere semplici mini-ordini ai singoli partecipanti ("Peter, puoi chiarire fino alla prossima volta se possiamo avere dei soldi qui per comprare una nuova macchina del caffè?").

Fase 3: "Nient'altro dimenticato?"

Questa fase è spesso riservata alle riunioni molto formali. Il presidente/minutizzatore registra i risultati della fase 2 e invita i partecipanti a una revisione del protocollo in seguito. Tutto è stato registrato completamente e correttamente? Ci sono aggiunte? Probabilmente in pochissimi casi al giorno d'oggi i verbali vengono inviati ai partecipanti per posta come un vero e proprio documento e la volta successiva (esiste una cosa del genere?) i risultati della revisione vengono messi all'ordine del giorno. Nei nostri tempi che corrono veloci, questo richiede semplicemente troppo tempo. Ripensaci: quando è stata l'ultima volta che hai ricevuto i verbali di una riunione?

Il problema sta nella mancanza di una base informativa comune

Cosa succede ai risultati della fase 2 di cui sopra? Sono formalmente registrati ("Ma chi è il custode dei verbali?"), o c'è semplicemente un accordo e ognuno porta a casa il risultato con un buon ricordo? Questo è il punto dolente di molte organizzazioni.

Più la riunione è operativa, più è spontanea e meno formalmente impostata, più è probabile che i risultati non siano registrati in modo da poter essere facilmente riferiti in seguito - e vadano persi.

Potrebbero averne parlato e aver trovato insieme una buona soluzione o aver concordato un buon compromesso. Ma tali risultati, decisioni e soprattutto questioni in sospeso vengono dimenticate perché non sono documentate e possono essere facilmente e rapidamente recuperate in seguito. Anche se si scrivono verbali formali in Word (quanto spesso lo si fa davvero...?), scompaiono nei cassetti o negli schedari. I risultati possono ancora essere disponibili in forma elettronica (come file PDF o Word), ma non sono condivisibili. Si ricorda "che c'era qualcosa lì". Ma quando è stato discusso con chi in quale riunione e cosa esattamente è stato deciso non è più presente.

Trasformazione digitale significa anche: riunione congiunta e monitoraggio in sospeso

È qui che entra in gioco PQFORCE. Molto tempo fa, nella release 3.8.0, sono stati introdotti i cosiddetti ToDos come elementi di pianificazione che possono essere collegati a persone nel ruolo di cliente o esecutore e, se necessario, anche a un progetto o portafoglio. Ogni ToDo è un post-it elettronico e attraversa un ciclo di vita (ad esempio, aperto ► in corso ► da controllare ► fatto). Rimane sempre visibile dalle diverse prospettive. Il cliente vede i to-dos aperti e assegnati, ogni utente vede i suoi to-dos da eseguire, il project manager vede i to-dos allegati al suo progetto, ecc. E ogni visione d'insieme è presentata sotto forma di unatavola Kanban collaudata. I ToDo possono, naturalmente, anche essere commentati dai redattori, in modo che insieme al ciclo di vita o alla scheda Kanban, c'è un monitoraggio dei ToDo senza soluzione di continuità.

Cosa c'entra tutto questo con gli ordini del giorno delle riunioni? Ebbene, gli ordini del giorno delle riunioni non sono di fatto altro che dei "to-dos". Qualcuno ha stabilito un compito, un'agenda, e ne è responsabile. E c'è una scadenza associata ad essa. Quindi cosa c'è di più ovvio che mappare le scadenze con i to-dos? L'unica cosa che manca è un oggetto di sessione a cui questi compiti in sospeso possono essere collegati e aggiunti al partecipante della sessione.

Abbiamo riconosciuto questa necessità: PQFORCE ha anche un modulo MEET per registrare e gestire le riunioni. Ogni riunione può essere popolata con partecipanti e to-dos (= agenda). Le riunioni hanno anche un ciclo di vita configurabile (per esempio in preparazione ► invitato ► condotto ► approvato) e possono quindi essere guidate attraverso le fasi da 1 a 3 descritte sopra. Tutto basato su database, ovviamente, in tempo reale e nel browser web! Provate voi stessi: Il modulo MEET è disponibile nell'edizione Advanced.