Réfléchissez un instant : quand avez-vous participé la dernière fois à une réunion et quelles décisions y ont été prises ? Qui a décidé quels devoirs à faire (en Suisse, on parle typiquement d'affaires en suspens, en anglais d'open issues) ? Et qui veille maintenant à ce qu'ils soient traités ? Cet article n'aborde pas la question de savoir si toutes nos réunions ont toujours un sens ou comment vous pouvez réfléchir à la manière d'optimiser votre temps de réunion. Nous avons déjà écrit suffisamment de choses à ce sujet. Il s'agit ici de la sortie, des résultats des réunions et de leur suivi. Comment cela se passe-t-il typiquement ? En fait, toujours en trois phases.

Phase 1 : "Asseyons-nous ensemble".

Une réunion est initiée par un organisateur. En règle générale, il s'agit du futur président de la réunion. Il peut également s'agir de quelqu'un qui prend spontanément l'initiative ("Nous devrions en discuter ensemble"). L'organisateur convoque une réunion en rassemblant les points à discuter (= agenda, points à l'ordre du jour) et les partenaires de discussion (= participants à la réunion) et en envoyant une invitation. Dans un cas, cela peut se faire de manière totalement informelle et spontanée. Par exemple, à partir d'une conversation lors d'un déjeuner entre collègues de travail : "Ah, bonne idée ! Asseyons-nous tout de suite après et discutons de cela de manière plus détaillée. Qui est présent ? Peut-être devrions-nous aussi appeler notre chef tout de suite". Jusqu'à des réunions très formelles, planifiées et convoquées de longue date. Par exemple, dans le cadre d'un programme à l'échelle de l'entreprise, un comité de pilotage se réunit une fois par mois pour décider des demandes de projet sur la base d'un ordre du jour standard. Dans ce cas, le responsable du programme enverra par exemple une semaine à l'avance une invitation formelle par e-mail ou même par courrier à un cercle défini de participants, souvent avec de nombreuses annexes, etc. Dans les deux cas extrêmes - réunion ad hoc et comité de pilotage formel - il existe au moins un dénominateur commun: un thème de discussion (ordre du jour), une liste de participants, un lieu et une heure de réalisation. C'est trivial, mais c'est aussi simple que cela.

Phase 2 : Réaliser, discuter - et décider !

Au jour X (ou juste après le déjeuner), les participants à la réunion (ou au tour de table de midi) se réunissent et passent en revue les points de discussion de manière plus ou moins ordonnée (comité de pilotage) ou (tour de table de midi). Il y aurait bien sûr beaucoup à écrire sur l'organisation des réunions et la psychologie de l'animation, mais nous allons laisser cela de côté. Il s'agit ici de résultats concrets. Il peut s'agir de décisions formelles qui sont pertinentes pour l'ensemble de l'entreprise et qui ont des conséquences importantes ("Le comité de pilotage décide : Le budget du projet XY est réduit de 150 000 CHF"). Mais il peut aussi s'agir de simples mini-commandes à des participants individuels ("Peter, peux-tu clarifier d'ici la prochaine fois si nous pouvons obtenir un peu d'argent ici pour l'achat d'une nouvelle machine à café").

Phase 3 : "Vous avez oublié quelque chose ?"

Cette phase est souvent réservée aux réunions très formelles. Le président de la réunion/rédacteur du procès-verbal consigne les résultats de la phase 2 et invite ensuite les participants à une révision du procès-verbal. Tout a-t-il été consigné de manière complète et correcte ? Y a-t-il des compléments ? De nos jours, il est rare que le procès-verbal soit encore envoyé aux participants par la poste en tant que document proprement dit et que les résultats de la revue soient mis à l'ordre du jour lors de la prochaine réunion (cela existe-t-il vraiment ?). Cela prend tout simplement trop de temps à notre époque où tout va très vite. Réfléchissez encore une fois : quand avez-vous reçu pour la dernière fois le procès-verbal d'une réunion ?

Le problème réside dans l'absence de base d'information commune

Que se passe-t-il avec les résultats de la phase 2 ci-dessus ? Sont-ils formellement consignés dans un procès-verbal ("Qui est d'ailleurs le rédacteur du procès-verbal ?"), ou se met-on simplement d'accord et tout le monde emporte-t-il le résultat chez lui en gardant un bon souvenir ? C'est justement là que se situe le point sensible dans de nombreuses organisations.

Plus la réunion est opérationnelle, plus elle est spontanée et moins elle est formalisée, plus il est probable que les résultats ne soient pas consignés de manière à pouvoir y revenir facilement par la suite - et qu'ils soient perdus.

On en a certes parlé et on a trouvé ensemble une bonne solution ou on s'est mis d'accord sur un bon compromis. Mais de tels résultats, de telles décisions et surtout de tels dossiers en suspens sont oubliés parce qu'ils ne sont pas documentés et qu'ils ne peuvent pas être retrouvés facilement et rapidement par la suite. Même si des procès-verbaux Word formels sont rédigés (combien de fois le faites-vous vraiment... ?), ils disparaissent dans des tiroirs ou des classements de fichiers. Les résultats sont certes encore éventuellement disponibles sous forme électronique (en tant que fichiers PDF ou Word), mais ils ne sont pas utilisables en commun. On se souvient certes encore "qu'il y avait quelque chose". Mais on ne se souvient plus quand on en a parlé, avec qui et lors de quelle réunion, ni de ce qui a été décidé exactement.

La transformation numérique signifie aussi : suivi commun des réunions et des affaires en suspens

C'est ici que PQFORCE intervient. Il y a longtemps déjà, dans la version 3.8.0, les " ToDos " ont été introduits en tant qu'éléments de planification qui peuvent être reliés à des personnes dans le rôle de donneur d'ordre ou d'exécutant et, si nécessaire, à un projet ou un portefeuille. Chaque ToDo est un post-it électronique et parcourt un cycle de vie (par ex. ouvert ► en cours ► à vérifier ► terminé). Il reste visible à tout moment depuis les différents points de vue. Le donneur d'ordre voit les ToDos ouvertes et attribuées, chaque utilisateur voit ses ToDos à exécuter, le chef de projet voit les ToDos attachées dans son projet, etc. Et chaque aperçu de ce type est représenté sous la forme d'untableau Kanban éprouvé. Les ToDos peuvent bien sûr aussi être commentées par les utilisateurs, de sorte qu'avec le cycle de vie ou le tableau Kanban, il existe un suivi complet des ToDos.

Quel est le rapport avec les notes de réunion ? Eh bien, les réunions en suspens ne sont en fait rien d'autre que des tâches à accomplir. Quelqu'un a défini une tâche, une tâche en suspens, et en est responsable. Et une date limite y est liée. Quoi de plus logique donc que de représenter les réunions en suspens par des ToDos ? La seule chose qui manque encore, c'est un objet de session avec lequel ces tâches en suspens peuvent être liées et ajoutées au participant à la session.

Nous avons reconnu ce besoin : PQFORCE dispose également d'un module MEET pour la saisie et la gestion des réunions. Chaque réunion peut être dotée de participants et de ToDos (= points à l'ordre du jour, agenda). Les réunions ont également un cycle de vie configurable (par ex. en préparation ► invité ► réalisé ► approuvé) et peuvent ainsi être guidées à travers les phases 1 à 3 décrites ci-dessus. Le tout bien sûr basé sur une base de données, en temps réel et dans un navigateur web ! Essayez vous-même ! Le module MEET est disponible à partir de l'édition Advanced.