Preguntas y respuestas
En general
- Mi organización no conoce ni la cartera de proyectos ni la gestión de líneas. ¿Sigue valiendo la pena PQFORCE para nosotros?
Por supuesto. PQFORCE abarca mucho más que un sistema PPM puro. PQFORCE combina de forma única la gestión de la cartera de proyectos, la gestión de proyectos y la gestión de recursos. Cuáles de estas funcionalidades se utilizan eficazmente depende de la organización.
La edición Starter de PQFORCE se centra principalmente en la gestión de proyectos y recursos y algo menos en la gestión de carteras. Esta edición también está destinada a las pequeñas empresas que (a menudo por buenas razones) no tienen una gestión de cartera madura. La gestión de los recursos también puede realizarse en PQFORCE con muy poco esfuerzo administrativo. El interés principal es crear transparencia lo antes posible y visualizar la carga de trabajo de los empleados con los proyectos en curso y hacer un seguimiento en tiempo real. Usted ya recibe este valor añadido con el PQFORCE Edition Starter y en condiciones muy favorables.
- ¿En qué países e idiomas está disponible PQFORCE?
PQFORCE es una solución en la nube, por lo que puede suscribirse y utilizarse en todo el mundo. Todo lo que necesitas es un navegador y una conexión a Internet. Como usuario, puede elegir uno de los idiomas disponibles al iniciar la sesión. Actualmente, son el alemán, el inglés, el francés y el italiano (a partir del 01.03.2021). Sin embargo, los paquetes de idiomas disponibles se amplían constantemente.
- ¿Está PQFORCE siempre disponible? ¿Hay interrupciones por mantenimiento?
PQFORCE está básicamente disponible casi siempre. A lo largo del año, la disponibilidad es del 99,7%. Hay pocas interrupciones planificadas, y por una buena razón. Desarrollamos continuamente PQFORCE y garantizamos un comportamiento del sistema estable, de alto rendimiento y sin errores. Desplegamos estos desarrollos de forma rápida y automática, para que todos los clientes y usuarios se beneficien siempre de ellos. Durante la vigencia de su suscripción, recibirá nuevas funciones de vez en cuando, por supuesto al mismo precio.
Estos despliegues del sistema pueden tener lugar todos los viernes entre las 16:00h y las 20:00h (CET) y duran unos minutos. Por lo general, utilizamos la ventana de mantenimiento cada 3-4 semanas para aplicar una función o una revisión. Durante este corto periodo de tiempo del despliegue, PQFORCE no está disponible. Como usuario, recibirá un aviso del sistema apropiado cuando acceda a PQFORCE.
Temas comerciales
- ¿Qué incluye exactamente una suscripción a PQFORCE? ¿Y cuánto tiempo dura?
Con la suscripción exitosa a PQFORCE Cloud, recibirá acceso inmediato a su sistema PQFORCE (llamado cliente) de la edición seleccionada. Una vez realizado el pago con éxito, recibirá automáticamente los datos de acceso como administrador del sistema por correo electrónico a la dirección de correo electrónico que haya proporcionado. Por lo tanto, una suscripción incluye el derecho exclusivo a utilizar su sistema mientras se pague.
En su sistema PQFORCE, puede crear, gestionar y, si es necesario, eliminar un número máximo de objetos de proyecto y de recursos configurados por usted al realizar el pedido. Vea también las preguntas ¿Qué son los recursos en PQFORCE ? y ¿Qué cuenta como proyecto en PQFORCE?
La suscripción se renueva automáticamente según el periodo de pago que haya elegido. El importe adeudado se carga automáticamente al principio de cada periodo. La renovación automática puede desactivarse y activarse de nuevo en el Centro de Atención al Cliente. También puede cambiar de periodo de pago en el Centro de Atención al Cliente, siempre al final del periodo de pago actual. También puede aumentar la estructura cuantitativa que ha seleccionado o activar una edición superior, es decir, pasar de Starter a Advanced , en cualquier momento en el Centro de Atención al Cliente.
- ¿Qué son exactamente los recursos en PQFORCE? ¿Y cómo cuentan en términos de volumen de datos suscritos?
En PQFORCE, los recursos son todos los objetos de datos que tienen disponibilidades limitadas (por ejemplo, tienen un modelo de tiempo de trabajo con 40 horas/semana) y pueden ser programados para actividades (tareas) en uno o más proyectos y, por tanto, ser cargados (las llamadas asignaciones). Por regla general, se entiende que se trata de recursos humanos, es decir, de recursos de personal. Sin embargo, esto no tiene por qué ser así en PQFORCE. Tenemos una visión algo más amplia de los recursos y hablamos de diferentes tipos de recursos.
En la edición Starter están disponibles los siguientes tipos de recursos, que pueden ser creados, gestionados y puestos a disposición de los proyectos en el módulo HRM:
- Unidades organizativas (casillas del organigrama)
- Los empleados (elementos de las casillas), que se subdividen en directivos, empleados y aprendices dentro de una unidad organizativa.
Una unidad organizativa tiene como disponibilidad la suma de sus empleados contenidos. Importante: Dado que una unidad organizativa también puede ser programada genéricamente (asignada a tareas), también cuenta como recurso. La carga de trabajo de una unidad es, por tanto, igual a la suma de la carga de trabajo de todos los empleados más la carga de trabajo genérica de la propia unidad.
Para ayudarle a estimar el volumen de datos que debe suscribir, pongamos un ejemplo: un organigrama con 1 empresa, 3 departamentos y 6 empleados por departamento cuenta con un total de 22 recursos (1 + 3 + 3 x 6). Por lo tanto, si elige la edición Starter , necesitará un paquete de volumen de al menos 25 recursos para asignar esta situación en el sistema. Dado que su suscripción puede ampliarse en términos de volumen de datos en cualquier momento, también puede empezar con un volumen menor y actualizarlo más tarde si es necesario.
En las otras ediciones de PQFORCE, hay disponibles más módulos de recursos y tipos de recursos, por ejemplo, en el módulo IRM los tipos Instalaciones, Salas y Vehículos. O en el módulo KSM el tipo Habilidad, con el que se pueden combinar los recursos de personal en diferentes grupos de habilidades. En la edición Enterprise , se pueden configurar incluso módulos y tipos de recursos específicos del cliente.
- ¿Qué se considera un proyecto en PQFORCE? ¿Cuentan los proyectos realizados?
Los proyectos en PQFORCE se gestionan en el módulo PPM (Project and Portfolio Management). Cada proyecto pertenece a una o varias carteras de proyectos (casillas en el árbol de carteras). Un proyecto tiene un ciclo de vida y pasa por los diferentes estados del mismo. En la edición Starter , el ciclo de vida del proyecto está limitado a 6 estados, uno de los cuales es "completado".
Importante: Todos los proyectos del módulo PPM son relevantes para el volumen del proyecto, independientemente de su estado. Sin embargo, un proyecto que se gestiona simultáneamente en varias carteras sólo cuenta una vez. Los proyectos terminados también cuentan en términos de volumen de datos por esta razón, ya que dichos proyectos se incluyen plenamente en los cálculos del sistema en todo momento en las distintas visualizaciones (utilizaciones de recursos generadas, progresiones de costes, ratios de la cartera, etc.). Los proyectos terminados también pueden reactivarse en cualquier momento y no pueden compararse con el archivado, en el que los datos se exportan del sistema y se borran en el propio sistema.
Pongamos un ejemplo: En un sistema, hay 2 carteras de proyectos que incluyen 5 y 8 proyectos respectivamente, uno de los cuales aparece en ambas carteras. En total, hay 12 proyectos. Esto requiere una licencia de uso con un paquete de volumen de proyectos de al menos 15 proyectos. Dado que su suscripción puede ampliarse en cualquier momento en términos de volumen de datos, también puede empezar con un volumen menor y actualizarlo más tarde si es necesario.
- ¿Cuál es el procedimiento exacto para solicitar un abono? ¿Y cuál es el mínimo al que me comprometo?
PQFORCE Cloud es un software como servicio (SaaS) y puede suscribirse cómodamente en las dos ediciones Starter y Advanced desde la tienda web. Compras una suscripción con una serie de recursos y proyectos, que se paga con tarjeta de crédito. Al solicitar una suscripción, también puede elegir el periodo de pago (mensual, trimestral o anual). En cualquier caso, el importe adeudado se cargará en su tarjeta de crédito al principio del periodo de pago seleccionado. Esto significa que te comprometes a un pago mínimo de 80 euros -en el caso de la Starter Edition, se trata de pagos mensuales-. Si desactiva la suscripción en el plazo de un mes, no incurrirá en más gastos. Por lo tanto, no tiene que respetar ningún plazo de preaviso. En función del tipo de cliente (particular o empresa), se seguirán aplicando los impuestos sobre el valor añadido correspondientes.
- ¿Qué es y dónde está el Centro de Clientes PQFORCE? ¿Qué es una cuenta de cliente?
El centro de atención al cliente forma parte de este sitio web. Al solicitar una suscripción a PQFORCE, se le pedirá que se registre en este sitio web con su dirección de correo electrónico y su contraseña (cuenta de cliente). Sólo así podrás contratar también una primera suscripción a PQFORCE. Con el pedido también se registra automáticamente en el centro de clientes por primera vez. Con la cuenta de cliente tiene acceso al centro de clientes en cualquier momento y puede gestionar, desactivar, actualizar, etc. sus suscripciones aquí.
Con una cuenta de cliente, puede comprar suscripciones adicionales independientes de PQFORCE en cualquier momento. Por lo tanto, si ya está registrado en el centro de clientes, puede resolver otras suscripciones sin tener que volver a registrarse y así añadirlas a su cuenta de cliente.
Tenga en cuenta que la cuenta de cliente no debe confundirse con la cuenta de acceso a su sistema PQFORCE, que recibirá automáticamente por correo electrónico después de solicitar una suscripción.
- ¿Puedo obtener un sistema de prueba gratuito?
Ofrecemos una edición gratuita e ilimitada
de PQFORCE Free . Aparte de la reducida gama de funciones y el límite de recursos y proyectos, no hay más restricciones en el uso de la edición gratuita. Por lo tanto, también puede utilizar PQFORCE Free Edition con fines comerciales. - ¿Qué opciones de pago hay?
Se puede suscribir a PQFORCE Cloud en las ediciones Free y Starter directamente desde la tienda web de este sitio. Esta es efectivamente la única manera de obtener dicho abono. El aprovisionamiento del sistema se realiza automáticamente. Puede pagar la edición Starter de pago con tarjeta de crédito o, si su país pertenece a la zona SEPA, mediante domiciliación bancaria SEPA. El pago se realiza siempre por adelantado en el periodo seleccionado (mensual, trimestral o anual). En el caso de los pagos trimestrales y anuales, recibirá un descuento del 5% y del 10%, respectivamente, en relación con los pagos mensuales.
Una excepción son las ediciones Advanced y Enterprise, para las que debe ponerse en contacto con nosotros para obtener una suscripción. Aquí también hay otras opciones de pago.
- ¿Cómo funciona el ajuste de una suscripción?
Puede actualizar una suscripción activa en cualquier momento y aumentar el número de recursos y/o proyectos, o cambiar a una edición superior, por ejemplo, de Starter a Advanced. No es posible bajar de categoría, ni en cuanto al número de recursos o proyectos ni en cuanto a la edición. Para ajustar su suscripción, inicie sesión en el Centro de Clientes, donde tiene una visión general de sus suscripciones activas y puede gestionarlas.
- ¿Tengo derecho a un reembolso si cancelo una suscripción?
No. La suscripción a la edición Starter o Advanced se paga siempre por adelantado y el sistema está disponible para usted durante el periodo de tiempo seleccionado (mes, trimestre, año). No es posible cancelar la suscripción anticipadamente. Sin embargo, puede desactivar la suscripción en cualquier momento al final del período actual, detener la renovación automática o cambiar el período de pago.
- ¿A quién puedo dirigirme si tengo preguntas? ¿Existe un servicio de asistencia?
PQFORCE incluye un sistema de ayuda integrado (ayuda contextual). Es el primer punto de contacto para las preguntas de los usuarios. El sistema de ayuda se puede llamar de forma interactiva y proporciona explicaciones de las funciones disponibles en una capa de información sobre herramientas en la vista respectiva. A partir de esta información sobre las herramientas, se pueden consultar otras explicaciones en forma de manual electrónico con un clic del ratón. El manual electrónico de PQFORCE se encuentra en este sitio web y es accesible para todos los usuarios de PQFORCE en cuanto se conectan a PQFORCE.
Para las ediciones Free, PQFORCE Starter y Advanced , no hay soporte avanzado disponible por parte de INTRASOFT o de cualquiera de nuestras empresas asociadas. Estos servicios de asistencia con línea telefónica y dirección de correo electrónico están disponibles en la edición Enterprise o ya están incluidos en la suscripción correspondiente a un acuerdo de nivel de servicio (SLA) estándar.
Si observa un comportamiento inesperado o evidentemente defectuoso del sistema al utilizar PQFORCE, le rogamos que nos lo comunique a través del formulario de contacto facilitado. Lo comprobaremos y, si se trata de un error del sistema, se incluirá como corrección de errores en una próxima revisión o lanzamiento de funciones. En este caso, recibirá una respuesta adecuada de nuestra parte por correo electrónico.
Cuestiones técnicas
- ¿Cuáles son los requisitos técnicos para utilizar PQFORCE? ¿Qué navegadores son compatibles?
La respuesta es sencilla: sólo necesitas un navegador actual basado en Chromium y acceso a Internet.
Y aquí está la respuesta un poco más larga. PQFORCE es básicamente una aplicación de navegador web. Esto significa que un navegador constituye el front-end para el usuario (Cliente PQFORCE), que intercambia datos con la infraestructura back-end (Servidor PQFORCE) a través de la red. En el caso de PQFORCE Cloud (que incluye las ediciones Starter y Advanced), el servidor se encuentra en nuestro centro de datos y los datos se transfieren a través de una conexión segura a Internet.
PQFORCE no impone ningún requisito especial al dispositivo terminal del usuario final. Basta con un ordenador personal (PC) moderno y comercial con un navegador web instalado. Tampoco son necesarios plug-ins ni complementos. Para la visualización de los datos exportados (PDF, XLSX, CSV) se necesitan, por supuesto, las soluciones de software correspondientes (por ejemplo, Acrobat Reader o Microsoft Excel).
Actualmente, los siguientes tipos de navegadores son probados y soportados por nosotros con PQFORCE (a partir del 03/01/2021):
- Chrome (Google)
- Edge (Microsoft)
- Firefox (Mozilla)
- Ópera
- Vivaldi
Por razones de rendimiento y seguridad, recomendamos el uso de Chrome. Internet Explorer (Microsoft) y Safari (Apple) no son compatibles explícitamente. Por otro lado, PQFORCE es en general totalmente ejecutable en otros navegadores web basados en Chromium que no figuran explícitamente en la lista anterior o en el motor de renderizado Blink. Esto simplemente no es probado por nosotros.
Por cierto, para los clientes de PQFORCE Edition Enterprise ofrecemos un cliente de escritorio como alternativa al navegador web. Esto es interesante para las organizaciones que no pueden utilizar uno de los navegadores web compatibles, por ejemplo, por razones de gobernanza.
- ¿Se pueden importar archivos de MS Project?
Sí, esto es posible desde la PQFORCE Edition Advanced. Y es muy sencillo. Puede arrastrar y soltar archivos de MS Project (y otros formatos equivalentes como MPX, MPXJ, MSPDI, etc.) desde su escritorio a PQFORCE. El contenido, es decir, la estructura de desglose del trabajo (EDT) con las tareas con fechas de inicio y fin, así como sus dependencias, se lee del archivo y se asigna a las estructuras de datos correspondientes de PQFORCE. De este modo, podrá leer su planificación basada en archivos en PQFORCE en un abrir y cerrar de ojos y así compartirla en línea con otros usuarios.
- ¿Puedo conectar PQFORCE a otro sistema, como un sistema ERP o MS Exchange Server?
En principio, esto es posible. PQFORCE cuenta con una API (interfaz de programación de aplicaciones) REST abierta y documentada. Sin embargo, no ofrecemos soporte para esto en las ediciones Starter y Advanced . Sin embargo, por supuesto, puede desarrollar interfaces con los respectivos sistemas de terceros usted mismo o con la ayuda de un tercero, por ejemplo, un integrador de sistemas. A partir de la edición Enterprise , ofrecemos nuestro propio marco de interfaz, el llamado Agente PQFORCE, así como la documentación de la API.
- ¿Cómo se almacenan los datos en PQFORCE?
Todos los datos que se introducen o importan en PQFORCE se almacenan en una base de datos central. Esto se aplica en particular a los documentos que pueden almacenarse en PQFORCE a partir de la edición avanzada . Cada sistema PQFORCE es un cliente independiente y está lógicamente separado en diferentes niveles de todos los demás clientes en la misma infraestructura de servidores. Esto excluye la posibilidad de acceso cruzado de datos de un cliente a otro. A partir de la Edición Enterprise , también es posible obtener un Servidor Dedicado (nube privada) y así tener su propia infraestructura de servidor virtual en la Nube PQFORCE. Véase también la pregunta ¿Dónde se encuentran mis datos?
- ¿Qué tipos de exportación/importación de datos son posibles en PQFORCE? ¿Puedo obtener mis datos al cancelar una suscripción?
Los datos de PQFORCE pueden exportarse desde varias vistas de la interfaz de usuario. En la edición Starter , estas exportaciones están limitadas al formato PDF. A partir de la edición avanzada , también es posible exportar en XLSX, CSV o XML. En cada edición, siempre se puede acceder a los datos a través de la API REST. Todos los datos se pueden recuperar en formato JSON. Ver también la pregunta ¿Puedo conectar PQFORCE a otro sistema?
Asesoramiento y formación
- ¿Necesito formación para utilizar PQFORCE?
Desde luego, no se trata de una actividad intensiva. Pero, por supuesto, la respuesta a esta pregunta también depende de la comprensión del usuario. Siempre intentamos diseñar PQFORCE de forma que sea posible un funcionamiento intuitivo. Además, hay un sistema de ayuda integrado que proporciona al usuario consejos y asistencia rápidos. El enfoque principal es la funcionalidad, es decir, la pregunta "¿Cómo hago esto y aquello en PQFORCE?
Por otro lado, la introducción y el uso de PQFORCE también dará lugar a una forma diferente de trabajar y colaborar entre los usuarios. PQFORCE permite un tipo completamente nuevo de gestión y planificación de proyectos en la organización. Esto también plantea cuestiones de gobernanza, es decir, ¿cómo manejamos esto en nuestra organización? Es muy posible que haya que formar a los usuarios para ello. Sin embargo, se trata más bien de transmitir instrucciones de trabajo.
- ¿Hay algún socio consultor que pueda ayudarme con la implantación y el uso de PQFORCE?
Sí, los hay. Póngase en contacto con nosotros para que podamos ponerle en contacto con el socio adecuado. Estos socios también le apoyan en el diseño de una estrategia de PPM, en la introducción del sistema dirigido y en la implementación y establecimiento de metodologías de gestión de proyectos. En particular, le ayudarán a aumentar la madurez de sus procesos y a lograr una transformación digital. PQFORCE es la plataforma para ello.
Temas legales
- ¿A quién pertenecen los datos que recojo y gestiono en PQFORCE?
Por supuesto, usted es y sigue siendo el propietario de sus datos, aunque los ceda a terceros para su gestión, por así decirlo. Con la plataforma PQFORCE, por ejemplo, somos meros procesadores de datos en el sentido del Reglamento Europeo de Protección de Datos DSGVO y nos adherimos a la legislación aplicable en Suiza.
- ¿Dónde están mis datos?
Los datos se encuentran técnicamente en una base de datos. Sin embargo, desde el punto de vista legal, es importante saber que guardamos los datos en un centro de datos en Suiza. Garantizamos que siempre será así y que nuestro centro de datos asociado cuenta con la certificación ISO 27001. Así es como mantenemos nuestra promesa de que PQFORCE es una solución 100% suiza, tanto en términos de desarrollo como de alojamiento. Haga clic aquí para obtener más información.
- ¿Cuánto tiempo se conservan los datos en mi sistema una vez desactivados?
Una vez que la suscripción expira o si no se recibe el pago (por ejemplo, porque no se puede cargar en su tarjeta de crédito), el uso de su sistema se desactivará automáticamente. Sin embargo, un sistema desactivado puede ser reactivado para su uso posterior. Garantizamos que los datos de un sistema desactivado se conservarán durante un período de 90 días después de la desactivación. La reactivación del sistema en una fecha posterior no suele ser posible. A continuación, se eliminarán los datos.