Fragen und Antworten
Grundsätzliches
- Meine Organisation kennt weder Projektportfolio- noch Linienmanagement. Lohnt sich PQFORCE trotzdem für uns?
Auf jeden Fall. PQFORCE deckt weit mehr ab als ein reines PPM-System. PQFORCE vereint Projektportfoliomanagement, Projektmanagement und Ressourcenmanagement in einzigartiger Weise. Welche dieser Funktionalitäten Sie effektiv einsetzen, können Sie in der Organisation selbst entscheiden.
Die PQFORCE Edition Starter fokussiert v.a. auf das Projektmanagement und das Ressourcenmanagement und etwas weniger auf Portfoliomanagement. Diese Edition ist gerade auch für kleine Unternehmungen gedacht, die (oftmals aus gutem Grund) kein ausgereiftes Portfoliomanagement betreiben. Auch das Ressourcenmanagement kann mit sehr geringem Administrationsaufwand in PQFORCE gemacht werden. Primär ist es ja von Interesse, möglichst schnell einmal Transparenz zu schaffen und die Auslastungen der Mitarbeitenden mit den laufenden Projekten zu visualisieren und in Echtzeit nachzuverfolgen. Diesen Mehrwert erhalten Sie bereits mit der PQFORCE Edition Starter und zu sehr günstigen Konditionen.
- In welchen Ländern und Sprachen ist PQFORCE verfügbar?
PQFORCE ist eine Cloud-Lösung und kann somit rund um den Globus abonniert und genutzt werden. Sie benötigen lediglich einen Browser und eine Internetverbindung. Als Anwender können Sie beim Login eine der verfügbaren Sprachen wählen. Derzeit sind dies Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch (Stand vom 01.03.2021). Die verfügbaren Sprachpakete werden aber laufend erweitert.
- Ist PQFORCE immer verfügbar? Gibt es Wartungsunterbrüche?
PQFORCE ist grundsätzlich fast immer verfügbar. Über das Jahr hinweg liegt die Verfügbarkeit bei 99.7%. Es gibt wenige geplante Unterbrüche – und dies aus gutem Grund. Wir entwickeln PQFORCE laufend weiter und sorgen für ein stabiles, performantes und fehlerfreies Systemverhalten. Diese Entwicklungen rollen wir jeweils zeitnah und automatisch aus, sodass alle Kunden bzw. Anwender immer davon profitieren. Sie erhalten somit während der Laufzeit Ihres Abonnements immer mal auch wieder neue Features, selbstverständlich zum gleichbleibenden Preis.
Solche System-Rollouts können jeweils freitags zwischen 16:00h und 20:00h (CET) stattfinden und dauern ein paar Minuten. In der Regel nutzen wir das Wartungsfenster alle 3-4 Wochen, um einen Feature oder Hotfix Release einzuspielen. Während dieser kurzen Zeit des Rollouts steht PQFORCE nicht zur Verfügung. Als Anwender erhalten Sie einen entsprechenden Systemhinweis, wenn Sie auf PQFORCE zugreifen möchten.
Kommerzielle Themen
- Was beinhaltet ein PQFORCE-Abonnement genau? Und wie lange läuft es?
Mit der erfolgreichen Abonnierung von PQFORCE Cloud erhalten Sie unmittelbar Zugang zu Ihrem PQFORCE-System (sog. Mandant) der gewählten Edition. Nach erfolgreicher Zahlung erhalten Sie die Zugangsdaten als Systemadministrator automatisch per E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse zugestellt. Ein Abonnement umfasst also das exklusive Nutzungsrecht Ihres Systems, solange dieses bezahlt ist.
In Ihrem PQFORCE-System können Sie eine maximale, von Ihnen bei der Bestellung konfigurierte Menge an Projekt- und Ressourcen-Objekten anlegen, verwalten und bei Bedarf auch wieder löschen. Siehe hierzu auch die Fragen Was sind Ressourcen in PQFORCE? und Was zählt als Projekt in PQFORCE?
Das Abonnement verlängert sich automatisch gemäss der von Ihnen gewählten Zahlungsperiode. Jeweils zu Beginn einer Periode wird Ihnen der fällige Betrag automatisch belastet. Die automatische Verlängerung lässt sich im Kundencenter abschalten und auch wieder einschalten. Im Kundencenter lässt sich auch ein Wechsel auf eine andere Zahlungsperiode vornehmen, dies jeweils auf das Ende der aktuellen Zahlungsperiode. Auch können Sie im Kundencenter jederzeit das von Ihnen gewählte Mengengerüst erhöhen oder eine höhere Edition aktivieren, also von Starter zu Advanced wechseln.
- Was genau sind Ressourcen in PQFORCE? Und wie zählen sie in Bezug auf das abonnierte Datenvolumen?
Als Ressourcen werden in PQFORCE alle Datenobjekte bezeichnet, welche beschränkte Verfügbarkeiten aufweisen (also z.B. ein Arbeitszeitmodell mit 40h/Woche haben) und in einem oder mehreren Projekten auf Vorgänge (Tasks) verplant und damit belastet werden können (sogenannte Allokationen). In aller Regel werden menschliche Ressourcen darunter verstanden, also Personalressourcen. Dies muss in PQFORCE aber nicht so sein. Wir haben eine etwas umfassendere Sicht auf Ressourcen und sprechen von verschiedenen Ressourcentypen.
Folgende Ressourcentypen stehen in der Edition Starter zur Verfügung, welche im Modul HRM angelegt, verwaltet und den Projekten zur Verfügung gestellt werden können:
- Organisationseinheiten (Kästchen im Organigramm)
- Mitarbeitende (Elemente in den Kästchen), welche innerhalb einer Organisationseinheit unterteilt werden in Leiter, Mitarbeiter und Auszubildende
Eine Organisationseinheit hat als Verfügbarkeit die Summe ihrer enthaltenen Mitarbeitenden. Wichtig: Da auch eine Organisationseinheit generisch verplant (auf Tasks alloziert) werden kann, zählt sie auch als Ressource. Die Auslastung einer Einheit ist also gleich der Summe der Auslastung aller Mitarbeitenden plus die generische Belastung der Einheit selbst.
Damit Sie abschätzen können, wie gross das von Ihnen abonnierte Datenvolumen sein soll, machen wir ein Beispiel: Ein Organigramm mit 1 Firma, 3 Abteilungen und je 6 Mitarbeitenden pro Abteilungen zählt total 22 Ressourcen (1 + 3 + 3 x 6). Bei Wahl der Edition Starter ist somit ein Volumenpaket von mindestens 25 Ressourcen nötig, um diese Situation im System abzubilden. Da Ihr Abonnement im Bezug auf das Datenvolumen jederzeit erweitert werden kann, können Sie aber auch mit einem kleineren Volumen starten und später bei Bedarf upgraden.
In den anderen PQFORCE Editionen stehen weitere Ressourcenmodule und Ressourcentypen zur Verfügung, z.B. im Modul IRM die Typen Anlagen, Räume und Fahrzeuge. Oder im Modul KSM der Typ Skill, mit welchem Personalressourcen zu verschiedenen Skillgruppen zusammengefasst werden können. In der Edition Enterprise können dann sogar kundenspezifische Ressourcenmodule und -typen konfiguriert werden.
- Was zählt als Projekt in PQFORCE? Zählen abgeschlossene Projekte auch?
Die Projekte in PQFORCE werden im Modul PPM (Projekt- und Portfoliomanagement) verwaltet. Jedes Projekt gehört zu einem oder auch mehreren Projektportfolios (Kästchen im Portfoliobaum). Ein Projekt hat einen Lebenszyklus und durchläuft die verschiedenen Zustände darin. In der Edition Starter ist der Projektlebenszyklus beschränkt auf 6 Zustände, einer davon "abgeschlossen".
Wichtig: Sämtliche Projekte im Modul PPM sind unabhängig von deren Zustand für das Projektvolumen relevant. Ein Projekt, welche gleichzeitig in mehreren Portfolios geführt wird, zählt jedoch nur einmal. Abgeschlossene Projekte zählen aus dem Grunde auch in Bezug auf das Datenvolumen, weil solche Projekte in den verschiedenen Darstellungen (generierte Ressourcenauslastungen, Kostenverläufe, Portfoliokennzahlen etc.) vom System jederzeit vollumfänglich mit in die Berechnungen einbezogen werden. Abgeschlossene Projekte können auch jederzeit reaktiviert werden und sind nicht mit einer Archivierung zu vergleichen, bei welcher die Daten aus dem System exportiert und im System selbst gelöscht werden.
Machen wir ein Beispiel: In einem System sind 2 Projektportfolios vorhanden, welche 5 bzw. 8 Projekte umfassen, eines davon kommt in beiden Portfolios vor. Insgesamt sind also 12 Projekte vorhanden. Dafür ist eine Nutzungslizenz mit einem Projektvolumenpaket von mindestens 15 Projekten notwendig. Da Ihr Abonnement im Bezug auf das Datenvolumen jederzeit erweitert werden kann, können Sie aber auch mit einem kleineren Volumen starten und später bei Bedarf upgraden.
- Wie läuft die Bestellung eines Abonnements genau ab? Und wozu verpflichte ich mich dabei im Minimum?
PQFORCE Cloud ist Software-as-a-Service (SaaS) und kann in den beiden Editionen Starter und Advanced bequem ab Webshop abonniert werden. Dabei lösen Sie ein entsprechendes Abonnement mit einer Anzahl Ressourcen und Projekte, welches per Kreditkarte bezahlt wird. Mit der Bestellung eines Abonnements können Sie auch die Zahlungsperiode (monatlich, quartalsweise oder jährlich) wählen. Auf jeden Fall wird Ihnen der fällige Betrag jeweils zu Beginn der gewählten Zahlungsperiode auf der Kreditkarte belastet. Somit verpflichten Sie sich im Minimum zu einer Bezahlung von EUR 80 – dies im Falle der Edition Starter bei monatlicher Bezahlung. Falls Sie das Abonnement innert Monatsfrist wieder deaktiveren, fallen Ihnen somit keine weiteren Kosten an. Sie müssen also keine Kündigungfristen einhalten. Je nach Kundentyp (Private vs. Business) fallen noch die entsprechenden Mehrwertsteuern an.
- Was und wo ist das PQFORCE-Kundencenter? Was ist ein Kundenkonto?
Das Kundencenter ist Teil dieser Website. Während der Bestellung eines PQFORCE-Abonnements werden Sie gebeten, sich auf dieser Website mit E-Mail-Adresse und Passwort zu registrieren (Kundenkonto). Nur so können Sie auch ein erstes PQFORCE-Abonnement abschliessen. Mit der Bestellung sind Sie auch ein erstes Mal automatisch im Kundencenter angemeldet. Mit dem Kundenkonto haben Sie jederzeit Zugang zum Kundencenter und können hier Ihre Abonnemente verwalten, deaktivieren, upgraden etc.
Mit einem Kundenkonto können Sie jederzeit weitere voneinander unabhängige PQFORCE-Abonnemente lösen. Wenn Sie also bereits im Kundencenter angemeldet sind, können Sie ohne Neuregistrierung weitere Abonnemente lösen und so Ihrem Kundenkonto hinzufügen.
Beachten Sie, dass das Kundenkonto nicht zu verwechseln ist mit dem Zugangskonto zu Ihrem PQFORCE-System, welches Sie nach erfolgreicher Bestellung eines Abonnements automatisch per E-Mail zugestellt erhalten.
- Kann ich ein kostenloses Testsystem beziehen?
Wir bieten eine kostenlose und zeitlich unlimitierte PQFORCE Free Edition an. Neben dem reduzierten Funktionsumfang und der Limite für Ressourcen und Projekte gibt es keine weiteren Nutzungseinschränkungen der Free Edition. Sie können PQFORCE Free Edition daher auch für kommerzielle Zwecke nutzen.
- Was für Zahlungsmöglichkeiten gibt es?
PQFORCE Cloud kann in den Editionen Free und Starter direkt ab Webshop auf dieser Website abonniert werden. Effektiv ist dies die einzige Möglichkeit, ein solches Abonnement zu beziehen. Die Systemprovisionierung erfolgt dabei automatisch. Die kostenpflichtige Edition Starter können Sie mit Kreditkarte oder sofern Ihr Land zur SEPA Zone gehört mit SEPA Lastschrift bezahlen. Die Belastung erfolgt immer im Voraus zur gewählten Zeitperiode (monatlich, quartalsweise oder jährlich). Bei quartalsweiser und jährlicher Bezahlung erhalten Sie einen Rabatt von 5% bzw. 10% im Verhältnis zu monatlicher Bezahlung.
Eine Ausnahme bilden die Editionen Advanced und Enterprise, für welche Sie mit uns in Kontakt treten, um ein Abonnement zu beziehen. Hier gibt es dann auch andere Zahlungsoptionen.
- Wie funktioniert die Anpassung eines Abonnements?
Zu einem aktiven Abonnement können Sie jederzeit ein Upgrade vornehmen und dabei die Anzahl Ressourcen und/oder Projekte erhöhen, oder auch zu einer höherwertigen Edition wechseln, also z.B. von Starter zu Advanced. Ein Downgrade ist nicht möglich, weder im Bezug auf die Anzahl Ressourcen bzw. Projekte noch in Bezug auf die Edition. Um das Abonnement anzupassen melden Sie sich im Kundencenter an, wo Sie eine Übersicht Ihrer aktiven Abonnemente haben und diese verwalten können.
- Habe ich Anrecht auf eine Rückerstattung, wenn ich ein Abonnement auflöse?
Nein. Ein Abonnement der Edition Starter oder Advanced wird immer im Voraus bezahlt, und für die gewählte Zeitperiode (Monat, Quartal, Jahr) steht Ihnen das System zur Verfügung. Eine frühzeitige Auflösung des Abonnements ist nicht möglich. Hingegen können Sie das Abonnement jederzeit auf das Ende der laufenden Periode deaktivieren bzw. die automatische Verlängerung stoppen oder auch die Zahlungsperiode ändern.
- Wen kann ich bei Fragen kontaktieren? Gibt es einen Support?
PQFORCE umfasst ein integriertes Hilfesystem (Kontexthilfe). Dieses bildet die erste Anlaufstelle bei Anwenderfragen. Das Hilfesystem kann interaktiv aufgerufen werden und gibt auf der jeweiligen Ansicht in einem Tooltip Layer Erklärungen zu den vorhandenen Funktionen. Aus diesen Tooltips können weiterführende Erklärungen in Form eines elektronischen Handbuchs per Mausklick abgerufen werden. Das elektronische Handbuch zu PQFORCE befindet sich auf dieser Website und wird für jeden PQFORCE Anwender zugänglich, sobald er/sie in PQFORCE angemeldet ist.
Bei den PQFORCE Editionen Free, Starter und Advanced ist kein weitergehender Support seitens INTRASOFT oder einer Partnerfirma von uns verfügbar. Solche Supportleistungen mit Telefon-Hotline und E-Mail-Adresse ist ab der Edition Enterprise erhältlich bzw. im entsprechenden Abonnement zu einem Standard SLA (Service Level Agreement) bereits enthalten.
Stellen Sie bei der Anwendung von PQFORCE ein unerwartetes oder offensichtlich fehlerhaftes Systemverhalten fest, so bitten wir Sie, dies über das dafür vorgesehene Kontaktformular zu melden. Wir prüfen dies, und sollte es sich um ein Systemfehler handeln, so wird dies als Bugfix in einen folgenden Hotfix oder Feature Release einfliessen. In diesem Falle erhalten Sie eine entsprechende Antwort von uns per E-Mail.
Technische Themen
- Welche technischen Voraussetzungen muss ich für die Nutzung von PQFORCE erfüllen? Welche Webbrowser werden unterstützt?
Die einfache Antwort lautet: Sie benötigen bloss einen aktuellen Webbrowser auf Chromium-Basis sowie einen Internetzugang.
Und hier die etwas längere Antwort. PQFORCE ist grundsätzlich eine Webbrowser-Applikation. D.h. ein Browser bildet das Frontend für den Anwender (PQFORCE Client), welches mit der Backend-Infrastruktur (PQFORCE Server) über das Netztwerk Daten austauscht. Im Falle von PQFORCE Cloud (dazu gehören die Editionen Starter und Advanced) steht der Server bei uns im Rechenzentrum und die Daten werden über eine sichere Internetverbindung übertragen.
PQFORCE stellt keine speziellen Anforderungen an das Endgerät des Endanwenders. Ein moderner, handelsüblicher Personalcomputer (PC) mit einem installierten Webbrowser reicht. Es sind auch keine Plug-ins oder Add-ons notwendig. Für das Anzeigen von exportierten Daten (PDF, XLSX, CSV) sind natürlich die entsprechenden Softwarelösungen notwendig (z.B. Acrobat Reader oder Microsoft Excel).
Derzeit werden folgende Browsertypen von uns mit PQFORCE getestet und unterstützt (Stand vom 01.03.2021):
- Chrome (Google)
- Edge (Microsoft)
- Firefox (Mozilla)
- Opera
- Vivaldi
Wir empfehlen aus Performanz- und Sicherheitsgründen den Einsatz von Chrome. Explizit nicht unterstützt werden Internet Explorer (Microsoft) sowie Safari (Apple). Hingegen ist PQFORCE auf weiteren, oben nicht explizit aufgeführte Webbrowsern auf Chromium-Basis bzw. auf Basis der Rendering Engine Blink in aller Regel vollumfänglich lauffähig. Dies wird von uns einfach nicht getestet.
Für Kunden der PQFORCE Edition Enterprise bieten wir übrigens als Alternative zum Webbrowser einen Desktop Client an. Dies ist für Organisationen interessant, welche keinen der unterstützten Webbrowser einsetzen können, z.B. aus Governance-Gründen.
- Können MS Project Dateien importiert werden?
Ja, das geht ab der PQFORCE Edition Advanced. Und zwar ganz einfach. Sie können MS Project Dateien (und auch andere äquivalente Formate wie MPX, MPXJ, MSPDI etc.) per Drag&Drop z.B. von Ihrem Desktop in PQFORCE hineinziehen. Die Inhalte, d.h. die Work break-down Structure (WBS) mit den Tasks mit Start- und Enddaten sowie deren Abhängigkeiten, werden damit aus der Datei ausgelesen und in die entsprechenden Datenstrukturen von PQFORCE abgebildet. So können Sie im Nu Ihre dateibasierte Planung in PQFORCE einlesen und damit online mit anderen Anwendern teilen und gemeinsam nutzen.
- Kann ich PQFORCE mit einem anderen System verbinden, z.B. einem ERP-System oder einem MS Exchange Server?
Grundsätzlich ist das möglich. PQFORCE hat ein offenes, dokumentiertes REST API (application programming interface). In den Editionen Starter und Advanced bieten wir allerdings keinen Support dazu. Jedoch können Sie natürlich selbst oder mit Hilfe von Dritten, z.B. einem Systemintegrator, Schnittstellen zu den jeweiligen Fremdsystemen entwickeln. Ab der Edition Enterprise bieten wir unser eigenes Schnittstellen-Framework, den sogenannten PQFORCE Agent, sowie API-Dokumentationen an.
- Wie werden die Daten in PQFORCE gespeichert?
Sämtliche Daten, die Sie in PQFORCE erfassen oder importieren, werden in einer zentralen Datenbank abgelegt. Dies betrifft im Speziellen auch Dokumente, welche ab der Edition Advanced in PQFORCE abgelegt werden können. Jedes PQFORCE-System ist ein eigener Mandant und wird auf verschiedenen Ebenen von allen anderen Mandanten auf derselben Server-Infrastruktur logisch getrennt. So ist ausgeschlossen, dass ein Datenquerzugriff von einem Mandanten auf einen anderen möglich ist. Ab der Edition Enterprise ist es auch möglich, einen Dedicated Server (private cloud) zu beziehen und damit auch seine eigene virtuelle Server-Infrastruktur in der PQFORCE Cloud zu haben. Siehe auch die Frage Wo befinden sich meine Daten?
- Welche Arten von Datenexport/-import sind möglich in PQFORCE? Kann ich meine Daten beziehen, wenn ich ein Abonnement auflöse?
Die Daten in PQFORCE können aus verschiedenen Ansichten der Benutzeroberfläche heraus exportiert werden. In der Edition Starter sind diese Exporte auf das Format PDF beschränkt. Ab der Edition Advanced sind auch Exporte in XLSX, CSV oder XML möglich. Ein Datenbezug ist in jeder Edition immer auch über das REST API möglich. Darüber können sämtliche Daten in JSON-Format abgerufen werden. Siehe hierzu auch die Frage Kann ich PQFORCE mit einem anderen System verbinden?
Beratung und Schulung
- Braucht es für die Nutzung von PQFORCE eine Schulung?
Sicherlich keine intensive. Die Antwort auf diese Frage hängt aber natürlich auch von der Auffassungsgabe des Anwenders ab. Wir versuchen stets, PQFORCE so zu gestalten, dass eine intuitive Bedienung möglich ist. Zudem ist ein integriertes Hilfesystem vorhanden, welches dem Anwender rasch Hinweise und Hilfestellungen bietet. Dabei geht es primär um die Funktionalität, d.h. um die Frage Wie mache ich in PQFORCE dies und das?
Andererseits wird die Einführung und Nutzung von PQFORCE aber auch zu einer anderen Arbeitsweise und Zusammenarbeit der Anwender führen. PQFORCE ermöglicht eine völlig neuartige Art der Projektführung und -planung in der Organisation. Damit sind auch Fragen der Governance verbunden, also die Frage Wie handhaben wir das bei uns? Dazu sind die Anwender eventuell sehr wohl zu schulen. Dabei geht es dann aber eher um die Vermittlung von Arbeitsanweisungen.
- Gibt es Beratungspartner, welche mir bei der Einführung und Nutzung von PQFORCE helfen können?
Ja, die gibt es. Kontaktieren Sie uns bitte, damit wir Ihnen den passenden Partner vermitteln können. Diese Partner unterstützen Sie auch bei der Gestaltung einer PPM-Strategie, der zielgerichteten Systemeinführung und der Umsetzung und Etablierung von Projektmanagementmethodiken. Sie helfen Ihnen insbesondere, Ihren Prozessreifegrad zu erhöhen und eine digitale Transformation zu vollziehen. PQFORCE ist die Plattform dazu.
Rechtliche Themen
- Wem gehören die Daten, die ich in PQFORCE erfasse und verwalte?
Selbstverständlich sind und bleiben Sie Eigentümer Ihrer Daten, auch wenn Sie diese sozusagen in fremde Hände zur Verwaltung geben. Wir sind mit der Plattform PQFORCE z.B. bloss Datenverarbeiter im Sinne der europäischen Datenschutzgrundverordnung DSGVO und halten uns an die geltende Gesetzgebung in der Schweiz.
- Wo befinden sich meine Daten?
Die Daten befinden sich technisch gesehen in einer Datenbank. Aus rechtlicher Sicht wichtig zu wissen ist jedoch, dass wir die Daten in einem Rechenzentrum in der Schweiz halten. Wir garantieren Ihnen, dass dies immer so bleibt und unser Rechenzentrumspartner ISO 27001-zertifiziert ist. Damit lösen wir unser Versprechen ein, dass PQFORCE eine 100% Schweizerische Lösung ist, sowohl betreffend Entwicklung als auch in Bezug auf das Hosting. Hier finden Sie weitere Informationen dazu.
- Wie lange werden die Daten in meinem System aufbewahrt, wenn es einmal deaktiviert wurde?
Nach Ablauf des Abonnements oder bei ausbleibender Zahlung (z.B. weil Ihre Kreditkarte nicht belastet werden kann) wird die Nutzung Ihres Systemes automatisch deaktiviert. Ein deaktiviertes System kann aber für die weitere Nutzung reaktiviert werden. Wir garantieren Ihnen, dass die Daten eines deaktivierten Systems über einen Zeitraum von 90 Tagen nach Deaktivierung erhalten bleiben. Eine Reaktivierung des Systems zu einem späteren Zeitpunkt ist im Allgemeinen nicht möglich. Die Daten werden dann gelöscht.