Cosa dice Wikipedia? Citazione (tradotta): Un progetto è un'impresa una tantum orientata all'obiettivo che consiste in un insieme di attività coordinate e controllate con una data di inizio e di fine e che viene realizzata per raggiungere un obiettivo, tenendo conto delle specifiche relative a tempo, risorse (per esempio, finanziamento o costi, condizioni di produzione e di lavoro, personale e risorse operative) e qualità. Un altro articolo afferma che la pianificazione è l'anticipazione mentale dell'azione futura, soppesando vari corsi d'azione alternativi e decidendo il percorso più favorevole.

Quindi ci siamo: un piano di progetto ha lo scopo di raggiungere un obiettivo. Ciò deve essere fatto tenendo conto di specifiche come il tempo e le risorse. L'ultimo punto è essenziale. Se non abbiamo obiettivi per raggiungere un obiettivo, allora probabilmente non abbiamo bisogno di un piano. Abbiamo bisogno di un piano se vogliamo utilizzare le limitate risorse disponibili per raggiungere un obiettivo il più presto possibile o almeno entro un periodo di tempo ragionevole. Il piano ci dice quindi come vogliamo procedere per raggiungere l'obiettivo e allo stesso tempo rispettare le condizioni quadro date. Un matematico probabilmente lo chiamerebbe un problema di ottimizzazione: "Dato un obiettivo e certe risorse, come posso raggiungere tale obiettivo il più rapidamente possibile?

La pratica è più complessa della teoria...

Ora, infatti, è ovviamente molto più complicato. L'obiettivo del progetto non è semplicemente "costruire una capanna sull'albero". E le risorse disponibili non sono semplicemente "qualche bambino che coopera fino al raggiungimento dell'obiettivo ed una banconota da 100 franchi per del materiale da costruzione, martello e chiodi". Molti progetti nella vita quotidiana delle aziende sono molto più complessi. Le risorse sono persone con modelli di orario di lavoro, assenze e competenze. Il materiale deve essere valutato, ordinato e controllato. Il denaro viene messo a bilancio e richiesto attraverso processi di approvazione. Gli obiettivi sono spesso ampie liste di requisiti che possono cambiare ancora e ancora nel tempo, nel migliore dei casi controllati dal change management o, a volte, spontaneamente e senza controllo...

...e non tutti gli obiettivi sono uguali!

Diamo un'occhiata più da vicino agli obiettivi del progetto. Gli obiettivi del progetto possono essere divisi in due categorie ad un livello astratto (e vale la pena farlo in ogni progetto al più tardi durante l'inizializzazione):

• Obiettivi di impatto: Cosa dovrebbe ottenere il progetto in definitiva? Quale dovrebbe essere il risultato finale o deliverable?
• Obiettivi di implementazione: Come si raggiungono gli obiettivi di impatto? Quali condizioni quadro devono essere prese in considerazione durante la realizzazione del progetto?

Quindi, gli obiettivi di consegna non riguardano lo stato finale (risultato) ma il modo per arrivarci. Ed è proprio questo tipo di obiettivi, gli obiettivi di completamento, che ci portano a creare un piano di progetto. In particolare, sono i vincoli di tempo ("Il progetto deve essere completato entro la fine dell'anno") così come le limitate risorse disponibili ("Ci sono 3 persone del dipartimento X al 20% ciascuna e un budget di 450.000 CHF") che ci fanno elaborare un piano che descrive il miglior modo possibile per raggiungere il risultato - tenendo conto delle risorse disponibili.

Qual è la migliore metodologia di pianificazione?

Il piano del progetto è un modello di processo che tiene conto di tutte le condizioni quadro. Le pietre miliari rappresentano obiettivi intermedi e scadenze finali entro le quali i risultati sono disponibili in ogni caso. Quale metodologia di pianificazione viene utilizzata è una questione di principi di gestione del progetto definiti e della cultura aziendale. Potrebbe trattarsi della pianificazione con strutture di ripartizione del lavoro (WBS) e Gantt, o tecniche di pianificazione della rete, Goal-Directed Project Management (GDPM), ma anche Scrum o Extreme Programming. Qui, un'organizzazione deve considerare quale metodologia si adatta meglio alle circostanze dell'azienda. I seguenti punti dovrebbero essere considerati (senza pretendere di essere esaustivi):

• Come cambiano dinamicamente le condizioni quadro (eventualmente anche gli obiettivi di impatto!) in un progetto?
• Quanto sono interdipendenti i nostri progetti?
• Quanto è importante rispettare le scadenze nel progetto?
• Quali sono le richieste delle parti interessate, in particolare del cliente?

Sulla base di queste domande, un'organizzazione deve trovare la propria migliore metodologia di pianificazione possibile, e spesso è il risultato di diverse fasi di prova ed errore. Spesso si arriva a capire che una metodologia è adatta o meno solo dopo averla applicata in diversi progetti. Il valore dell'esperienza è di solito molto più importante qui che una valutazione del metodo basata su criteri decisionali teorici. La metodologia utilizzata emerge solo nel corso del tempo e dopo l'esperienza con vari progetti. E a volte non è esattamente la metodologia di pianificazione XY secondo il libro di testo, ma piuttosto una forma modificata di essa per i propri bisogni, ed anche questo è positivo.

In questo articolo non voglio mettere in dubbio che la pianificazione del progetto sia necessaria. Ogni persona ragionevole (compresi i capi progetto) pianifica un progetto complesso e non lo fa semplicemente senza un piano. Vorrei piuttosto far capire a cosa serve un piano di progetto. Ci aiuta a pensare a come vogliamo procedere per raggiungere certi obiettivi di impatto, tenendo conto degli obiettivi di implementazione. E bisogna pensarci ancora e ancora durante il corso del progetto: le cose cambiano sempre, a volte anche gli obiettivi!