In un altro articolo abbiamo scritto dell'inferno di Excel nella gestione di multiprogetti e risorse e abbiamo evidenziato i problemi e i rischi che sorgono con esso. In questo articolo, esaminiamo i molti sforzi che sorgono per mantenere i dati di pianificazione e quindi minimizzare questi rischi.

Una situazione tipica?

Supponiamo la seguente situazione iniziale: Immaginiamo un'organizzazione di linea - per esempio una PMI con produzione, assemblaggio ed elaborazione degli ordini o anche un dipartimento interno di R&S di una grande società. Questa organizzazione è composta da 300 dipendenti. Tra di loro ci sono molti ingegneri, progettisti e alcuni project manager, ma anche vari responsabili di team e dipartimenti. Supponiamo inoltre che ci siano attualmente circa 50 progetti in esecuzione in parallelo in questa organizzazione. Molti di questi progetti sono ordini dei clienti che devono essere completati rapidamente e con scadenze di consegna strette in poche settimane. Ma ci sono anche alcuni progetti di sviluppo più grandi che tendono a richiedere più tempo e i cui obiettivi possono anche cambiare nel tempo, a seconda dei risultati intermedi. Quindi, tutto sommato, è un mix piuttosto eterogeneo di diverse unità organizzative, funzioni e tipi di progetti.

Supponiamo inoltre che tutti questi progetti siano pianificati dai project manager della nostra organizzazione usando file MS Project individuali. Contengono fasi, pietre miliari, ma anche stime dello sforzo e dei costi - a volte informazioni molto dettagliate. Un portfolio manager cerca di avere una panoramica di tutti questi progetti con un portfolio di progetti basato su Excel. E la linea utilizza anche molti file Excel per tenere traccia dei compiti e degli incarichi dei dipendenti. Chi sta lavorando su quali progetti e compiti e quando? Chi è in vacanza e quando? Quali capacità abbiamo utilizzato o sono ancora disponibili in quali periodi di tempo?

La pianificazione basata su Excel è sempre ottimizzata solo localmente

Secondo la nostra esperienza, la situazione descritta non è atipica nel panorama delle PMI svizzere. Tuttavia, le grandi aziende non lavorano molto diversamente in termini di pianificazione multiprogetto e delle risorse. Spesso prevale il pensiero a silos: ogni unità o divisione del paese cucina la propria zuppa, ha i propri budget, processi e anche strumenti. Il risultato è che emergono rapidamente soluzioni locali, spesso basate su Excel e MS Project (vedi questo articolo su Excel hell). Ogni dipartimento cerca di organizzarsi in modo ottimale. E questo funziona molto bene su piccola scala. Le persone si conoscono, si vedono regolarmente, e possono quindi gestire molto bene anche una tabella di dati locale, che viene mantenuta da una persona e aggiornata nelle riunioni settimanali del team.

Principi decisionali di gestione: tutto giusto?

Sfortunatamente, un optimum locale non è un optimum globale. Se un'organizzazione, come abbiamo descritto sopra, fosse vista come un insieme e la pianificazione dei progetti e delle risorse fosse ottimizzata in tutta l'impresa, allora probabilmente ne risulterebbe una performance significativamente più alta. Il ragionamento è semplice: pensate a quanto tempo i vostri dipendenti passano "passando" i dati di pianificazione ottimizzati a livello locale. Non è sufficiente inviare il tuo file Excel al tuo capo una volta al mese. Il tuo capo riceve tali file da diversi capisquadra, e tipicamente hanno sempre un aspetto diverso, sono strutturati in modo diverso, non sono sempre aggiornati, ecc.

Quindi qualcuno deve consolidare questi dati, controllare se manca qualcosa, chiedere se le cifre attuali sono in .... Certo, è per questo che ci sono lavori come controller, PMO e come si chiamano. Interi lavori a tempo pieno che passano il loro tempo a consolidare i dati che sono sparsi su molti file. I risultati mensili sono rapporti di gestione in formato PowerPoint e PDF. Con cifre chiave e sistemi a semaforo. Su questa base si prendono le decisioni del management, si distribuiscono i budget, si approvano o si cancellano i progetti, si calcolano le vendite, ecc. Ma queste basi decisionali sono davvero corrette? Ma questi principi decisionali sono corretti? E le figure chiave sono ancora aggiornate quando sono davanti a me?

Qual è il vostro business case?

Siamo convinti che il Management by Excel non è buono per le grandi aziende. Naturalmente, passare a sistemi informativi multiutente adeguati significa anche un investimento. Non principalmente sotto forma di grandi costi iniziali per il software stesso. Piuttosto, è necessario un ripensamento nella mente dei dipendenti: i processi devono essere adattati, un nuovo strumento deve essere imparato. Le persone sono creature abitudinarie, dicono. Questo è particolarmente evidente in progetti di cambiamento di questo tipo.

I fattori di successo per il successo dei cambiamenti nella cultura della pianificazione non sono quindi solo il supporto della direzione ("Noi vogliamo così, ecco perché tutti lo fanno"), ma anche la resistenza al cambiamento dei dipendenti. Un buono strumento, cioè intuitivo, performante e adatto al ruolo, può dare un grande contributo al successo di questi progetti di cambiamento. Scriveremo di più su questo in un prossimo articolo del blog. E grazie alle soluzioni cloud di oggi, che sono facili da sottoscrivere come software-as-a-service, gli alti costi di investimento non sono più un argomento contro l'uscita dall'inferno di Excel.

Se siete interessati a calcolare un business case per la vostra azienda e scoprire quanto sono costosi i vostri processi di pianificazione basati su Excel, saremo felici di aiutarvi con modelli appropriati. Per favore, contattateci.