Se sei un privato e vuoi comprare un software oggi, hai l'imbarazzo della scelta. Ci sono innumerevoli fornitori su Internet con vari prodotti per ogni scopo immaginabile. I prodotti di consumo come le soluzioni per l'ufficio (Office365, Google Docs, ecc.) o le applicazioni per lo smartphone possono essere comodamente scaricati e utilizzati per bassi costi di licenza. In molti casi, questo è associato a un abbonamento, dove la vostra carta di credito viene addebitata mensilmente e potete sempre godere dell'ultima versione del prodotto. Sempre più spesso, tali applicazioni sono anche offerte gratuitamente agli utenti privati. Si parla anche di modelli freemium, in cui la soluzione standard con una gamma limitata di funzioni è gratuita e la versione più sofisticata con funzioni aggiuntive costa qualcosa.

Negli affari la situazione è diversa

Qual è la differenza nel caso di un'azienda che vuole procurarsi e utilizzare un'applicazione software? "Invece di un utente, ne ho semplicemente alcune centinaia, quindi devo semplicemente procurarmi il numero corrispondente di licenze utente e spero di ricevere uno sconto sul volume, giusto? Bene, la situazione descritta all'inizio non può essere scalata così facilmente e mappata in un contesto aziendale. Qui abbiamo a che fare con un caso quasi fondamentalmente diverso. Diamo un'occhiata più da vicino con l'aiuto di un esempio.

La ABC Corporation (per prendere un'azienda fittizia) ha circa 500 dipendenti e produce dispositivi medici. Decine di sviluppatori, ingegneri, ecc. lavorano nella ricerca e sviluppo su una varietà di progetti. La ABC Corporation ha precedentemente gestito i suoi progetti e le sue risorse usando Excel e i file di MS Project. Dopo un'analisi approfondita, la nuova direzione è giunta alla conclusione che un'applicazione adatta per la pianificazione multiprogetto e delle risorse porterà enormi guadagni di efficienza e valore aggiunto (vedi il nostro precedente articolo). Supponiamo che la decisione per un prodotto sia già stata presa. Chiamiamolo, non del tutto disinteressatamente, PQFORCE. Quali caratteristiche ha questa applicazione commerciale che ha convinto i decisori?

Le applicazioni aziendali sono sistemi multiutente

I punti cruciali che distinguono la situazione descritta alla ABC Corporation da quella dell'utente privato possono essere riassunti in un punto: Un'applicazione aziendale come PQFORCE è condivisa da molte persone. Stiamo parlando di un'applicazione multiutente. Non si tratta semplicemente di un'applicazione per un solo utente che viene usata separatamente da più utenti (esempi di questo potrebbero essere Excel o MS Project).

• Un'applicazione multiutente ha la caratteristica che tutti i suoi utenti lavorano con un database comune. Cioè, tutti i dati che vengono creati, letti e modificati tramite l'applicazione sono nello stesso "vaso di dati" (database) e vengono elaborati da tutti gli utenti insieme, spesso simultaneamente da diversi dispositivi. Questo è fondamentalmente diverso dalla situazione in cui più utenti stanno usando Excel per modificare i propri file e (nel migliore dei casi) memorizzarli su un server di dati condiviso, ma tipicamente gestire molto offline sul dispositivo locale. Questo viene chiamato l'inferno di Excel.
• Un'applicazione aziendale come PQForce deve essere in grado di gestire più ruoli utente. Non tutti gli utenti fanno la stessa cosa con l'applicazione. Dipende dalla sua funzione, dai suoi compiti e dalle sue competenze nel business. Quindi, il sistema deve dare all'utente viste e diritti appropriati ai dati sottostanti. La facilità d'uso è un fattore cruciale qui.
• Infine, i dati in un'applicazione aziendale sono (per definizione) business critical. In termini un po' semplificati, questo significa che il business dell'azienda sarà significativamente compromesso se questi dati non sono disponibili al decisore giusto al momento giusto, o sono semplicemente sbagliati. L'applicazione deve quindi garantire che il piatto dei dati rimanga sempre integro - nessuna ridondanza, nessuna incongruenza, solo modifiche tracciabili, ecc. Inoltre, i dati dovrebbero anche essere disponibili all'utente in tempo reale , in modo che le conseguenze dei cambiamenti fatti da un utente siano immediatamente visibili a tutti gli altri utenti.

L'introduzione della nuova applicazione richiede un ripensamento all'interno dell'azienda

Potrebbe essere stata un'applicazione mission-critical diversa da PQFORCE che usiamo per evidenziare il problema qui. Le affermazioni di cui sopra in questo articolo non cambierebbero essenzialmente. È facile vedere da quanto detto che l'introduzione di una tale applicazione è fondamentalmente accompagnata da un progetto di cambiamento nell'azienda. Gli utenti devono essere disposti a cambiare le abitudini precedenti ("Ho sempre archiviato il mio Excel in questo modo"). I flussi di lavoro precedenti o anche i processi devono adattarsi alla nuova applicazione in una certa misura. Il guadagno di efficienza dall'introduzione di un'applicazione aziendale dovrebbe essere visibile il più presto possibile e non solo tra qualche anno, quando l'alto investimento è stato ripagato. Tuttavia, tali spese iniziali elevate per le applicazioni aziendali non devono essere.

Questo è possibile se l'azienda opta per un prodotto standard che può essere sottoscritto come software-as-a-service. Questo significa che non ci sono costi di investimento diretti, ma al massimo sforzi di cambiamento interni. Ed è proprio questo il punto: i decisori devono essere disposti a lasciar perdere l'idea di sviluppi software individuali specifici per il cliente ("L'applicazione deve funzionare esattamente come l'abbiamo sempre fatta" ). Questo può risultare in un ritorno sull'investimento molto più veloce. Gli utenti devono quindi fare amicizia con il nuovo strumento standard, separarsi dalle abitudini precedenti e abituarsi invece a nuovi processi che aprono anche possibilità completamente nuove per loro. Il fattore divertimento non deve essere sottovalutato.

In un futuro articolo, approfondiremo poi come questo cambiamento nell'azienda può essere affrontato nel modo più indolore possibile e anche con molta verve e successo visibile a breve termine. Restate sintonizzati.