Introduzione al sistema | Gestione del cambiamento

La strada per l'inferno di Excel (e la sua via d'uscita)

Probabilmente conoscerete bene questa situazione: qualche tempo fa avete utilizzato un foglio di calcolo Excel per pianificare le risorse e le capacità per il vostro dipartimento, o per creare un piano di progetto dettagliato. Con ogni aggiunta la vostra cartella di lavoro è migliorata, ma al contempo è anche diventata più complessa. Sono state aggiunte formule, sono stati creati vari parametri. È nato così un bellissimo strumento Excel, di cui siete orgogliosi. Lo avete promosso internamente e, col tempo, non siete gli unici ad utilizzarlo: anche i colleghi lo amano e lavorano con delle sue copie. È proprio così che ha inizio l'insidiosa strada verso l'inferno di Excel. Ma come mai? Cosa c'è di così pericoloso? E come se ne esce?

"Eccellente!" pensi tra te e te mentre sei diventato un professionista di Excel col passare del tempo, integrando formule complicate, stili personalizzati e forse anche dati esterni con delle macro in vari fogli di calcolo. "Funziona, non si blocca. Anche i miei colleghi lo usano!". Certo, questo è vero fino a un certo punto. Avete passato ore a collegare minuziosamente grandi quantità di dati o a creare modelli che rendono finalmente più facile per i colleghi eseguire calcoli complessi e calcolare cifre chiave, tenendo conto di ogni quadro concepibile. Ma più questo strumento Excel si diffonde in tutta l'azienda, maggiori sono i rischi. Ti sembra paradossale, giusto?

Ho fatto a pezzi il mio Excel!

È così che iniziano i problemi: molti utenti della vostra bella soluzione purtroppo non sono dei professionisti di Excel come voi. Un clic sbagliato, un errore di battitura, una distrazione e "Oops - perché ora sono in questa strana formula?". Non tutti coloro che lavorano con il documento Excel che avete creato capiscono o hanno bisogno di tutto. Quindi può succedere che "colonne e righe inutili" vengano semplicemente cancellate. E anche quelle fastidiose formule ("Formule? Ahah, quei caratteri divertenti?") vengono eliminate. "Non le capisco, quindi rimuovile". Potrebbe non essere così male, perché qualcuno avrà un file originale e "Poi si potrà sempre ricopiare le parti mancanti".

Il tuo strumento Excel diventa virale, e con esso ogni suo errore

Tuttavia, l'impiego di questi strumenti diventa particolarmente rischioso solo quando un file le cui formule e strutture di colonne e righe sono state modificate (spesso per errore, ma a volte anche deliberatamente) viene poi inoltrato e usato come modello. Questo effetto virale di condivisione, inizialmente positivo, sfocia poi in un effetto a catena devastante poichè anche i destinatari che ci lavoreranno forse cambieranno ulteriormente il file, vorranno "correggere" qualcosa con buone intenzioni e includeranno una nuova formula, ma sbagliata. Non sanno nemmeno da dove provenga la formula originale e quale fosse il ragionamento alla sua base. Al più tardi a questo punto, il file Excel avrà perso il suo valore aggiunto e farà più male che bene - le formule sbagliate produrranno, di conseguenza, risultati sbagliati. L'impiegato si culla in un senso di sicurezza perché, dopo tutto, sta usando un modello creato da un professionista e che anche gli altri usano: sicuramente "andrà bene"...

I rischi nell'inferno di Excel sono molteplici

Queste sono solo alcune delle cose che possono andare male con Excel, ma ce ne sono molti altri:

  • Consolidare i cambiamenti: forse c'è un "master", per esempio un impiegato del PMO o un controllore responsabile del consolidamento alla quale giungono tutti i file modificati. Questo è un lavoro molto lungo e noioso per un umano, c'è un alto rischio che trascuri un file Excel, che non prenda la versione più recente o che trasferisca manualmente i dati in modo errato. Una macchina potrebbe farlo meglio.
  • Mancanza di storicizzazione: il tracciamento dei cambiamenti consente di vedere per ogni file chi ha fatto le ultime modifiche. Ma in tutto il corpo dei file Excel non esiste storicizzazione. Manca quindi la verificabilità in tutto il set di dati.
  • Nessun deposito di codice per le estensioni: ogni documento Excel cresce con il tempo. Ma se diversi utenti hanno buone idee per delle estensioni e vogliono implementarle, non lavoreranno mai su uno stato comune. Ci sarà sempre qualcuno "in ritardo" e che forse lavora su una versione obsoleta.
  • Mancanza di usabilità: tanto Excel è gestibile per gli esperti, quanto è confusionario per l'utente inesperto rispetto ad un modulo depositato. È quasi impossibile rendere un documento Excel esteso comprensibile per gli "utenti semplici", spesso i fogli di calcolo sono semplicemente disordinati e antiestetici. A volte l'utente non sa nemmeno cosa fare, poichè mancano testi esplicativi od istruzioni d'uso.
  • Problemi dovuti alle estensioni del contenuto: Non è raro che vengano aggiunte delle righe nel mezzo di una tabella, causando uno spostamento del contenuto nelle celle sottostanti. Ciò può avere gravi conseguenze. Se vengono memorizzate formule complicate che si applicano a diversi fogli di calcolo è essenziale controllare che queste formule siano ancora corrette. Questo controllo può essere dispendioso in termini di tempo, ma lo diventa ancora di più se viene omesso per ignoranza o perchè "non succederà nulla".
  • Mancato controllo di algoritmi e formule: quando si aggiunge una nuova formula o si programma una macro bisognerebbe richiedere una revisione da parte di terzi. Il principio dei 4 occhi assicura che nessun errore è stato fatto e che niente è stato dimenticato.

Il fatto è che molti capi reparto e direttori generali si fidano ciecamente dei creatori dei fogli Excel e credono che le informazioni che contengono siano state calcolate correttamente. A livello di gestione, il rischio si accentua: decisioni aziendali critiche sono prese su fatti presunti da una moltitudine di vari strumenti Excel e nessuno si accorge che i dati di base, una volta raggiunto il vertice della piramide decisionale, contengono molto probabilmente diversi errori.

Per inciso, il sito web dell'European Spreadsheet Risks Interest Group documenta un gran numero di casi nel mondo del business in cui grandi aziende sono state condannate dall'inferno di Excel. Milioni di euro, dollari o franchi sono stati persi perché degli errori si sono insinuati nei file Excel e si sono moltiplicati durante il percorso. Vale la pena di tenerlo a mente.

Se avete identificato questi rischi nei vostri documenti Excel, siete sulla buona strada. Ciò che è ancora meglio è prendere delle misure per contrastarli.

La via d'uscita dall'inferno di Excel

L'obiettivo di questo articolo non è quello di denigrare Excel. Dopo tutto, Excel non è male di per sé, al contrario, ma deve essere utilizzato per il giusto scopo. Senza mezzi termini, Excel è un'applicazione single-user basata su file. Non appena diverse persone lavorano con diversi documenti, che possono essere modificati solo in parte, Excel è sicuramente la soluzione sbagliata. Con soluzioni basate sul cloud come Office 365 o Google Sheets questo problema viene in qualche modo alleviato, ma la maggior parte delle difficoltà di cui sopra rimangono.

Lo scenario precedentemente descritto è ancora all'ordine del giorno nelle aziende, dove molti piani di progetto e calcoli vengono realizzati utilizzando dei file di Excel. Se questi sono o diventano difettosi (cosa che accade rapidamente) ne deriva una serie di errori e, se nessuno se ne accorge (d'altro canto, come potrebbero?), le formule e le dipendenze da altri dati potrebbero essere memorizzate in modo tale che siano protette e non possano essere modificate ulteriormente. Memorizzate in modo che nemmeno l'impiegato più esperto di IT possa "hackerare" questa protezione di scrittura per "creare rapidamente un documento temporaneo, non così importante". Perché poi questo sentiero riporta all'inferno. Questa, quindi, non risulta essere la soluzione adatta in quanto Excel è e rimane in ogni caso una soluzione basata su file, che frammenta l'insieme di dati.

La via d'uscita dall'inferno di Excel è chiara: sostituire tutti i modelli di pianificazione di Excel con un'applicazione web basata su database, ma allo stesso tempo molto facilmente accessibile e basata sui ruoli. "Cosa? Un intero software in questo momento?" Per coloro che ora stanno alzando gli occhi al cielo, state tranquilli. Non stiamo parlando di un software che offra le stesse funzionalità di Excel, ma di una soluzione che gestisca i vostri calcoli in modo controllato e assicuri l'integrità del vostro set di dati. Un software che fornisca le giuste visualizzazioni ad ogni utente, che gestisca i dati in modo centralizzato e che fornisca le stesse risposte a tutti gli utenti. Una soluzione che vi permetta di regolare chi, tra i vostri dipendenti, possa apportare le appropriate modifiche. Più semplicemente, un'applicazione che migliori i vostri processi, si prenda cura della gestione dei dati e porti voi e la vostra azienda nuovamente al di fuori dall'inferno di Excel.

Circa l'autore


Amministratore delegato INTRASOFT AG

Daniel Hösli è Managing Director e Lead Consultant di INTRASOFT AG, la cui soluzione SaaS PQFORCE è la piattaforma leader per la gestione aziendale agile e orientata ai progetti. Per 15 anni è stato coinvolto quotidianamente nello sviluppo di sistemi di gestione dei progetti in qualità di consulente e gestore di progetti - sia dal punto di vista organizzativo che tecnico - e quindi ha l'esperienza acquisita da innumerevoli contatti e compiti da una grande varietà di aziende e diversi livelli di gestione.

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