Questo articolo riassume le mie esperienze di molte discussioni con i manager e le corrispondenti intuizioni nelle aziende industriali. Queste esperienze mi portano alla conclusione che la gestione delle risorse dovrebbe avere un peso decisamente maggiore nel contesto dei progetti rispetto ad altre discipline come la gestione della qualità e del rischio. Ma per quale motivo?

Un project manager - e le controparti femminili sono sempre incluse qui - ha il compito di guidare il suo progetto e raggiungere gli obiettivi prefissati nelle condizioni quadro date. Ne è ritenuto responsabilev e, per lavorare verso tali obiettivi, elabora un piano d'azione. La metodologia e gli strumenti con cui fa o deve fare ciò sono in questo caso irrilevanti. Ciò che è centrale è che il project manager stabilisce un percorso, si mette su questo percorso con la "sua squadra di progetto" e sa in ogni momento dove si trova rispetto all'obiettivo. Il percorso può cambiare, nuove condizioni quadro e imprevisti possono sorgere non pianificati. Il project manager deve essere in grado di affrontare questo, è una sua responsabilità. Che aspetto ha il "suo team di progetto"?

Chi è in realtà "il team del progetto"?

Il miglior project manager non può raggiungere i suoi obiettivi senza una squadra di dipendenti. Probabilmente ogni progetto, non importa quanto piccolo, viene realizzato con l'aiuto di altri partecipanti. Se il project manager potrebbe farlo da solo, allora è probabilmente semplicemente un compito assegnatogli e non tanto un progetto - ma questa è una questione di definizione. La selezione degli stakeholder del progetto è un aspetto critico di qualsiasi progetto. In termini un po' tecnici, gli attori del progetto sono risorse umane che, al momento opportuno, partecipano al progetto, contribuiscono con il loro know-how e la loro rete, e quindi assumono compiti del progetto. Due semplici punti sono essenziali qui:

1. La risorsa deve essere disponibile in quel momento.
2. La risorsa deve avere il know-how e l'esperienza necessari per risolvere il compito.

In pochissimi casi le risorse saranno coinvolte per un lungo periodo di tempo, per non parlare dell'intera durata del progetto. Anche il nome sulla posizione del capo progetto non è fissato nella pietra. Che si possa davvero parlare di un team di progetto sotto questi aspetti è quindi quantomeno discutibile.

Risorse in un piano di progetto dinamico

I progetti all'interno di un'organizzazione lottano tra di loro per le limitate risorse disponibili. E - per dirla senza mezzi termini: I progetti con maggiore priorità ricevono maggiori o migliori risorse. Ridefinire le priorità dei progetti di tanto in tanto è qualcosa che le aziende di oggi fanno regolarmente. Tuttavia, le aziende di oggi sono pessime nel riallocare costantemente le risorse ai progetti. I progetti sono spesso completamente dinamici - e non intendo caotici. Non importa quanto metodicamente venga usato il modello a fasi con le pietre miliari, i project manager di oggi spesso non sanno di quali risorse avranno bisogno in una fase molto più avanzata del progetto e, se lo sanno, se le avranno. Se un progetto non è gestito rigorosamente secondo il modello waterfall o il processo stage-gate, e se non è un progetto che è stato ripetuto più volte secondo lo schema X, allora la precisione della pianificazione è limitata a poche settimane o anche solo a giorni. Più si guarda al futuro, più la pianificazione del progetto è incerta.

L'agilità non aiuta...

I metodi agili di gestione dei progetti possono contrastare il problema dell'allocazione dinamica delle risorse? L'agilità nell'approccio del progetto aiuta a riadattarsi ai requisiti che cambiano, ad accettare consapevolmente tali cambiamenti costanti o addirittura a darli per scontati. Questo è esattamente il modo in cui le applicazioni software sono sviluppate oggi. Il catalogo dei requisiti è un backlog dinamico. I requisiti vanno e vengono, le priorità cambiano ad ogni sprint. Le nuove funzionalità sviluppate producono immediatamente nuove intuizioni per lo sprint successivo. Questo risolve il problema delle risorse? Non proprio. Al contrario. Idealmente, in un progetto agile si ha un team di progetto assegnato staticamente. Lo stesso team di sviluppatori, ingegneri dei requisiti e analisti di business dovrebbe essere e rimanere parte integrante dell'intero progetto. Lo stesso vale nei progetti agili: se le risorse cambiano di volta in volta, il project manager (qui: Scrum Master) deve costantemente adattare il suo piano procedurale. Questo è ancora più acuto nei progetti agili.

...panoramica, d'altra parte, fa

Torniamo alla gestione delle risorse: pianificare i prossimi compiti del progetto senza sapere se le risorse necessarie per l'implementazione sono disponibili è poco utile. Ciò che è necessario è anche una panoramica delle risorse a livello aziendale con le attuali disponibilità, i carichi di lavoro e le competenze dei dipendenti. Il project manager dovrebbe essere in grado di accedere a informazioni aggiornate in qualsiasi momento, anche se sono solo ragionevolmente accurate. Queste informazioni sulla disponibilità delle risorse non devono essere accurate al 100%, altrimenti saremmo già nel micromanagement. Ma non deve nemmeno essere così impreciso o addirittura sbagliato da essere inutile o addirittura causare danni quando ci si basa su di esso. Il principio di Pareto aiuta in questo caso: Il 20% del massimo sforzo di pianificazione possibile porta già l'80% del massimo beneficio possibile.

Una nota a margine su questo: Proprio l'altro giorno, durante una conversazione con un PM manager nella tecnologia medica, ho sentito di nuovo che un project manager aveva dimenticato di aggiornare il collegamento da un file MS Project a un altro file simile prima delle sue vacanze. Di conseguenza, l'utilizzo di una risorsa nella pianificazione centrale delle risorse nel master file era ovviamente sbagliato e gli altri project manager partivano da dati o supposizioni sbagliate. Questo e altri casi simili sono, secondo la mia esperienza, comuni a molte organizzazioni che usano la pianificazione basata su file. Un sistema di gestione delle risorse a livello aziendale può certamente aiutare in questi casi. I dati di disponibilità e di assenza, i carichi di lavoro ecc. sono visibili a tutti in ogni momento e le incongruenze vengono così notate rapidamente o non sono nemmeno possibili in primo luogo.

Usiamo il nostro bene più prezioso con attenzione

Perché una buona gestione delle risorse è così importante? Semplicemente perché senza le persone giuste (competenze!) nel posto giusto al momento giusto, il progetto non può essere completato secondo i piani. Il project manager deve reagire inutilmente di tanto in tanto e aggiustare la pianificazione (durata dei compiti, pietre miliari,...). Lo fa già abbastanza spesso a causa di fattori di disturbo che non possono essere influenzati o di rischi esterni. Perché ora dovrebbe avere a che fare anche con problemi che sono fatti in casa? Con una gestione delle risorse stabilita a livello aziendale, si possono risparmiare molti problemi e perdite di attrito. Perché le risorse sprecate, mal utilizzate o inattive costano un'enorme quantità di denaro: in molte aziende, le risorse umane sono ancora i fattori di produzione più costosi e rimarranno tali per molto tempo. Quindi prendiamoci cura di loro.

Una buona gestione delle risorse si basa su due semplici pilastri:

• una buona cultura e forme consolidate di cooperazione ("è così che facciamo nel nostro paese") e
• un sistema informativo adeguato che renda i dati disponibili in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo in una forma utile e semplice e garantisca l'integrità dei dati.

A questo punto, vorrei rimandarvi al nostro white paper Fitness Test for Enterprises: State usando le vostre risorse in modo ottimale nei vostri progetti? che potete scaricare qui gratuitamente.

PS

Infine, un disclaimer: in questo articolo ho quasi considerato il personale del progetto come risorse materiali e ho guardato il tema della gestione delle risorse da un punto di vista molto economico. Naturalmente, questo lascia completamente da parte gli aspetti psicologici e interpersonali della gestione del personale nell'organizzazione e nel progetto. Questi argomenti sono altrettanto essenziali nel contesto delle buone pratiche di gestione dei progetti per portare avanti i progetti con successo. Un buon spirito di squadra nel progetto compensa molti cattivi piani!