Gestione del progetto | Metodologia

Il diagramma di Gantt, una chiave nella gestione dei progetti - e anche in PQFORCE

Un diagramma di Gantt è un must, se non IL componente chiave in qualsiasi project plan importante. È uno strumento indispensabile per visualizzare i pacchetti di lavoro sulla timeline di un progetto. Com'è possibile che un metodo inventato più di 100 anni fa sia ancora al centro della maggior parte dei piani di progetto? E come fa PQFORCE a collegare il diagramma di Gantt con la gestione delle risorse?

Cos'è un diagramma di Gantt?

In breve: un diagramma di Gantt mostra tutte le attività di un dato progetto nel tempo. Ciò include, nello specifico, le fasi del progetto, i pacchetti di lavoro, i compiti più piccoli e anche le pietre miliari. Tipicamente, l'elenco delle attività si trova sul lato sinistro del diagramma, le quali sono disposte gerarchicamente (come uno schema ad albero composto da righe annidate verticalmente): questa è la cosiddetta Work Breakdown Structure (WBS). I compiti più piccoli sono raggruppati in pacchetti di lavoro, che a loro volta appartengono a fasi di progetto più lunghe. All'inizio di un progetto, esso è spesso strutturato secondo il principio top-down in una WBS - da cui il nome "Work-Breakdown Structure". Attività relativamente piccole o brevi possono anche essere mappate come TODO in PQFORCE e gestite in una Kanban Board. È piuttosto utile o addirittura indispensabile pianificare i dettagli di una WBS, cioè i livelli inferiori della gerarchia, con tali "post-it elettronici" (vedi lo screenshot come esempio).

Un tipico diagramma di Gantt progettato in PQFORCE Il diagramma di Gantt ha un altro componente oltre alla WBS che si trova tipicamente sul lato destro del display, ossia la timeline di progetto. L'asse orizzontale raffigura il tempo in una scala adeguata alla durata del progetto, ed ogni attività è rappresentata da una barra orizzontale. La posizione della barra sulla linea temporale riflette le date di inizio e fine dell'attività, e la lunghezza della barra rappresenta la durata dell'attività stessa. Diventa così semplice individuare a colpo d'occhio:

  • Di quali attività consiste il progetto;
  • Quando ogni attività inizia e finisce;
  • Quali sono le dipendenze tra leattività (gerarchicamente nella WBS e temporalmente grazie alle linee di collegamento);
  • Dove le attività si sovrappongono ad altre attività e di quanto.

Le linee di collegamento (dipendenze) menzionate tra le attività determinano, per esempio, che un'attività può essere iniziata solo quando un'altra è stata completata, poichè ha bisogno dei risultati della prima.

Un diagramma di Gantt mostra quindi cosa deve essere fatto (a questo serve la struttura del progetto) e quando (a questo serve la pianificazione). I piani di progetto in PQFORCE sono costruiti anche su questi elementi di base di un diagramma di Gantt... ma perché?

I vantaggi più importanti dei diagrammi di Gantt

Ci sono alcuni vantaggi chiave nell'impiego di diagrammi di Gantt che contribuiscono alla loro rilevanza nel processo di pianificazione.

  1. Le persone coinvolte nel progetto hanno una visione d'insieme comune: Dove c'è un quadro visivo comune per il lavoro da fare c'è meno rischio di incomprensione, specialmente quando si tratta di progetti complessi con un numero significativo di attività e stakeholder. L'uso dei diagrammi di Gantt permette a tutti i tipi di stakeholder di avere le stesse informazioni, di stabilire aspettative reciprocamente comprensibili e di eseguire i loro sforzi secondo il protocollo desiderato. PQFORCE lo rende possibile perché ogni piano di progetto esiste esattamente una volta, senza copie su differenti file o documenti, ridondanze o incongruenze. E questo piano di progetto è disponibile in tempo reale per tutte le parti interessate.
  2. Consentono di tenere traccia del progresso del progetto: i diagrammi di Gantt sono stati creati per tenere tutti i project owner aggiornati fornendo una linea temporale per quando certi compiti iniziano e finiscono; si può così vedere immediatamente che attività è in corso e qual è il progresso, tipicamente espresso in percentuale, dove 100% significa che l'attività è stata completata. PQFORCE fornisce delle funzionalità anche per questo: ogni attività (chiamata Task in PQFORCE) può essere segnata con un progresso. Ci riferiamo a questo come Earned Value, da non confondere con lo sforzo "consumato" (ossia quanto sforzo è già stato messo nell'attività).
  3. Permettono di capire le dipendenze dei compiti: se correttamente mantenuti, i diagrammi di Gantt rendono chiaro come diverse attività sono interconnesse e come potrebbero essere dipendenti dal completamento di altre per raggiungere determinati obiettivi. Queste dipendenze riguardano la comprensione della tempistica di ogni attività, la quale poi influenza le altre attività da eseguire. Tutto ciò può garantire un flusso di lavoro ottimale, la massima produttività e il successo generale del progetto. In PQFORCE, le dipendenze tra le attività possono essere disegnate usando il drag and drop: questi collegamenti vengono poi presi in considerazione dal sistema quando i compiti vengono spostati o estesi in modo che, per esempio, anche le attività successive vengano spostate automaticamente. Inoltre, valori di offset come un tempo minimo o massimo di buffer tra i compiti possono essere inseriti per tali dipendenze.
  4. Aiutano a mantenere il controllo del futuro: Mentre è facile per i membri del progetto farsi prendere dalle attività quotidiane quando sono elencate in un grafico come compiti dettagliati, per esempio, uno dei vantaggi di un diagramma di Gantt è che aiuta i responsabili delle decisioni a tenere traccia di ciò che sta succedendo e a guardare oltre nel futuro. Ciò assicura che ogni progetto proceda verso il raggiungimento degli obiettivi strategici a lungo termine dell'organizzazione e che si rimanga sui binari stabiliti, specialmente per quanto riguarda le pietre miliari. In PQFORCE, i valori chiave del diagramma di Gantt vengono calcolati automaticamente e trasferiti al report sullo stato del progetto, che si tratti delle date di previsione attuali delle pietre miliari, dell'avanzamento attuale dei pacchetti di lavoro o anche dei costi o delle ore di lavoro già "spese".

Pianificazione delle risorse nel progetto (spesso vi si presta troppo poca attenzione concreta)

Un diagramma di Gantt con una spoglia WBS sulla linea temporale è solo una metà della battaglia nella pianificazione del progetto: solamente attraverso l'assegnazione di risorse alle attività, nello specifico l'assegnazione degli impiegati, queste potranno essere elaborate - un aspetto chiave nella gestione dei progetti. Il piano di Gantt da solo ti dice solo cosa deve essere fatto e quando.

Pianificazione delle risorse direttamente nel diagramma di GanttÈ proprio qui che PQFORCE mostra un suo grande punto di forza: PQFORCE mette immediatamente in gioco le risorse e rende la loro disponibilità visibile nel grafico di Gantt già durante la pianificazione. In questo modo, è subito possibile stimare durante la pianificazione se un'attività può essere effettivamente eseguita nel tempo desiderato perché le risorse necessarie con le giuste competenze sono disponibili. L'assegnazione di risorse concrete (persone) o astratte (unità organizzative o competenze) può essere fatta direttamente o tramite un semplice flusso di lavoro richiesta-approvazione. Ci riferiamo a questo come allocazioni di risorse.

L'allocazione delle risorse nei progetti o per i progetti purtroppo riceve spesso troppo poca attenzione nella pratica e, qualora venga fatta, spesso avviene separatamente dai Gantt plan. A volte si parla di due mondi: il mondo del piano di progetto e il mondo dell'allocazione delle risorse. Soprattutto nel business sempre più dinamico dei progetti, tuttavia, questa separazione è fatale. Nell'ultima riunione di pianificazione delle risorse, il project manager ha appena ricevuto garanzie da alcune persone per una fase importante del progetto, e poi questa fase viene rinviata di un mese perché una data di consegna è stata ritardata. La visibilità immediata e perfettamente integrata della situazione delle risorse è essenziale in questo caso. Una piattaforma come PQFORCE permette esattamente questo e consente decisioni rapide e coordinate grazie a informazioni immediate in tempo reale.

 

Circa l'autore


Amministratore delegato INTRASOFT AG

Daniel Hösli è Managing Director e Lead Consultant di INTRASOFT AG, la cui soluzione SaaS PQFORCE è la piattaforma leader per la gestione aziendale agile e orientata ai progetti. Per 15 anni è stato coinvolto quotidianamente nello sviluppo di sistemi di gestione dei progetti in qualità di consulente e gestore di progetti - sia dal punto di vista organizzativo che tecnico - e quindi ha l'esperienza acquisita da innumerevoli contatti e compiti da una grande varietà di aziende e diversi livelli di gestione.

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