Che cos'è un diagramma di Gantt?

In breve, un diagramma di Gantt mostra tutte le attività del progetto nel tempo. Questo include in particolare le fasi del progetto, i pacchetti di lavoro, i compiti più piccoli e le pietre miliari. In genere, l'elenco delle attività si trova sul lato sinistro come un albero di righe annidato verticalmente. Si tratta della cosiddetta Work Breakdown Structure (WBS). Le attività sono collocate in una gerarchia. I compiti più piccoli sono raggruppati in pacchetti di lavoro, che a loro volta appartengono a fasi di progetto più lunghe. All'inizio di un progetto, spesso viene strutturato in una WBS secondo il principio top-down, da cui il nome "work-breakdown structure". Anche le attività relativamente piccole o brevi possono essere mappate come TODO in PQFORCE e gestite in una Kanban Board. È molto utile, se non addirittura indispensabile, pianificare i dettagli di una WBS, cioè i livelli inferiori della gerarchia, con questi "post-it elettronici"; si veda la schermata come esempio.

diagrammadiagramma di Gantt c'è un altro componente oltre alla WBS, la schedulazione, che di solito si trova sul lato destro del diagramma. In orizzontale, l'asse del tempo è rappresentato in una scala adeguata e ogni attività è rappresentata da una barra orizzontale. La posizione della barra sull'asse del tempo riflette la data di inizio e fine dell'attività, mentre la lunghezza della barra rappresenta la durata dell'attività. Così si può vedere a colpo d'occhio:

• in quali attività consiste il progetto
• quando inizia e finisce ogni attività
• quali sono le dipendenze tra le attività (gerarchicamente nella WBS e temporalmente grazie alle linee di collegamento)
• dove le attività si sovrappongono ad altre attività e in che misura.

Le linee di collegamento menzionate tra le attività determinano, ad esempio, che un'attività può essere iniziata solo quando un'altra è stata completata, perché ha bisogno dei risultati della prima.

Un diagramma di Gantt mostra ciò che deve essere fatto (ecco a cosa serve la struttura del progetto) e quando (ecco a cosa serve il calendario). Anche i piani di progetto in PQFORCE si basano su questi elementi di base di un diagramma di Gantt. Perché?

I principali vantaggi dei diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt presentano alcuni vantaggi principali che contribuiscono alla loro importanza nel processo di pianificazione.

1. Le personecoinvolte nel progetto hanno una visione d'insieme comune: Se esiste un quadro visivo comune per il lavoro da svolgere, il rischio di fraintendimenti è minore, soprattutto quando si tratta di progetti complessi con un numero significativo di attività e parti interessate. L'uso dei diagrammi di Gantt consente a tutti i tipi di stakeholder di avere le stesse informazioni, di stabilire aspettative reciprocamente comprensibili e di svolgere i propri sforzi secondo il protocollo desiderato. PQFORCE lo rende possibile perché ogni piano di progetto esiste esattamente una volta, senza copie, ridondanze o incoerenze. E questo piano di progetto è disponibile per tutti gli stakeholder in tempo reale.
2. Tenere traccia dell'avanzamento del progetto: i diagrammi di Gantt sono stati creati per tenere aggiornati tutti i responsabili del progetto, fornendo una tempistica per l'inizio e la fine di attività specifiche. In questo modo è possibile vedere immediatamente cosa è in corso e qual è il progresso, tipicamente espresso in percentuale, dove il 100% significa che l'attività è stata completata. PQFORCE offre funzioni anche per questo. Ogni attività - chiamata task in PQFORCE - può essere contrassegnata da un avanzamento. Stiamo parlando di Earned Value (valore guadagnato), da non confondere con lo sforzo "consumato", ovvero quanto sforzo è già stato profuso nell'attività.
3. Comprendere le dipendenze dei compiti: Se ben curati, i diagrammi di Gantt chiariscono come le diverse attività siano interconnesse e possano dipendere dal completamento di altre per raggiungere determinati obiettivi. Le dipendenze riguardano la comprensione della tempistica di ogni attività, che poi influisce sulle altre attività da svolgere. Questo può garantire un flusso di lavoro ottimale, la massima produttività e il successo complessivo del progetto. In PQFORCE, le dipendenze tra i compiti possono essere disegnate con il drag and drop. Il sistema ne tiene conto quando i compiti vengono spostati o estesi, in modo che, ad esempio, anche i compiti successivi vengano spostati automaticamente. Inoltre, per tali dipendenze è possibile inserire valori di offset, come un tempo di buffer minimo o massimo tra i task.
4. Mantenere il controllo sul futuro: mentre è facile per il personale di progetto farsi prendere dalle attività quotidiane, elencate in un diagramma come compiti dettagliati, un vantaggio di un diagramma di Gantt è che aiuta i responsabili delle decisioni a tenere traccia di ciò che sta accadendo e a guardare al futuro. In questo modo si garantisce che ogni progetto lavori per raggiungere gli obiettivi strategici a lungo termine dell'organizzazione e che rimanga in linea con i tempi, soprattutto per quanto riguarda le milestone. In PQFORCE, le cifre chiave essenziali del diagramma di Gantt vengono calcolate automaticamente e trasferite al rapporto sullo stato del progetto, sia che si tratti di date di previsione attuali per le milestone, di avanzamento attuale dei pacchetti di lavoro o anche di costi o ore di lavoro già "consumate".

Pianificazione delle risorse nel progetto: spesso viene prestata troppa poca attenzione concreta.

Un diagramma di Gantt con una WBS scarna sulla linea del tempo è solo metà della battaglia nella pianificazione del progetto. Solo assegnando le risorse, in particolare il personale, alle attività è possibile portarle a termine - un aspetto fondamentale della gestione del progetto. Il piano di Gantt da solo dice solo cosa deve essere fatto e quando.

Pianificazione delle risorse direttamente nel diagramma di GanttÈ proprio quiche PQFORCE mostra la sua forza. PQFORCE mette in gioco le risorse sul posto e rende visibile la loro disponibilità nel diagramma di Gantt già durante la pianificazione. In questo modo, è possibile valutare subito, in fase di pianificazione, se un'attività può essere effettivamente svolta nei tempi desiderati, perché sono disponibili le risorse necessarie con le giuste competenze. L'assegnazione di risorse concrete (persone) o astratte (unità organizzative o competenze) può avvenire direttamente o tramite un semplice flusso di lavoro di richiesta/rilascio. Si parla di allocazione delle risorse.

L'allocazione delle risorse nei progetti o per i progetti, purtroppo, riceve spesso poca attenzione nella pratica. Se viene fatto, spesso è isolato dai piani di Gantt - a volte si parla di due mondi: il mondo del piano di progetto e il mondo dell'allocazione delle risorse. Soprattutto in un settore sempre più dinamico come quello dei progetti, tuttavia, questa separazione è fatale. Nell'ultima riunione di pianificazione delle risorse, il project manager ha appena ricevuto l'assicurazione per alcune persone per una fase importante del progetto, e già questa fase è stata posticipata di un mese perché una data di consegna è stata ritardata. In questo caso è essenziale una visibilità immediata e senza soluzione di continuità della situazione delle risorse. Una piattaforma come PQFORCE consente proprio questo e permette di prendere decisioni rapide e coordinate grazie a informazioni immediate in tempo reale.

Webinar sul diagramma di Gantt in PQFORCE

Nel corso del Webinar #4 del 5 ottobre 2022, le varie funzioni menzionate intorno alla vista Gantt in PQFORCE sono state mostrate in dettaglio come parte della Masterclass PQFORCE. Il webinar è disponibile come registrazione qui.