I beni più costosi di un'azienda sono di fatto quasi senza eccezione le risorse umane. Da un punto di vista aziendale, i costi del personale e della formazione possono essere registrati solo come spese nel conto economico, ma non nell'attivo del bilancio. Da un punto di vista di gestione del progetto, tuttavia, le risorse umane possono essere viste un po' astrattamente come "impianti di produzione", che non sono disponibili a volontà e devono quindi essere pianificati e utilizzati con attenzione. Rispetto agli impianti di produzione, le risorse umane possono essere utilizzate in modo molto più flessibile - un ingegnere può anche fare qualche lavoro amministrativo in mezzo, al contrario di un tornio, che non può essere usato semplicemente come un aspirapolvere. Tuttavia, le risorse umane in un'azienda sono anche finite, e i progetti, spesso troppo numerosi, li richiedono tutti allo stesso tempo.

Pianificazione statica delle risorse...

Quindi, come vengono pianificate in modo ottimale le risorse umane nei progetti? In un altro articolo, abbiamo già trattato questo argomento e abbiamo anche mostrato il caso ideale. Ma si può anche dare un'occhiata a come le organizzazioni di oggi praticano tipicamente la pianificazione delle risorse e perché questo non è ottimale. Questo spesso assomiglia a qualcosa del genere:

Tutte le risorse di personale (mostrate qui in verticale) sono assegnate ai progetti su base giornaliera o settimanale. Nell'esempio, le singole persone sono assegnate esattamente a un progetto (mostrato qui con dei numeri) ogni giorno. Così, il progetto n. 7 ha il dipendente Meier (qui reso anonimo) a disposizione illimitatamente nella settimana 13-19 del calendario. Questa è almeno la dichiarazione della pianificazione.

In certi settori, questo tipo di pianificazione è certamente sufficiente. Per esempio, dove i dipendenti lavorano su ordini dei clienti e possono essere assegnati permanentemente a cantieri o operazioni di assemblaggio per lunghi periodi di tempo e "non fare altro". Tuttavia, gli svantaggi di questo tipo di pianificazione sono facili da vedere:

• Ladivisibilità delle risorse non è utilizzata: Le risorse non possono essere programmate altrove per il periodo di assegnazione del progetto, quindi non possono essere condivise. E questo è proprio uno dei punti di forza di una risorsa umana rispetto a una risorsa materiale come un veicolo. Grazie alla loro intelligenza, le persone possono dividere il loro tempo di lavoro quotidiano in modo sensato e lavorare su altri compiti allo stesso tempo. Soprattutto il lavoro mentale può essere fatto in mezzo o anche a lato. Le macchine sono molto meno versatili da questo punto di vista.
• Manca la flessibilità attraverso la pianificazione basata sulle competenze: invece di programmare genericamente attraverso le competenze delle risorse ("Ho bisogno di un montatore con formazione X."), i dipendenti sono programmati direttamente ("Ho bisogno del montatore Meier."). La pianificazione diretta, legata alla persona, può essere appropriata o addirittura indispensabile in specifiche aree o situazioni aziendali. In generale, però, la flessibilità è sacrificata. Le risorse (comprese le persone) possono essere sostituite in certe attività.
• Manca il collegamento dei dati di pianificazione: a parte gli svantaggi metodologici di cui sopra: Se la pianificazione viene fatta con lo strumento sbagliato (tipicamente con un foglio di calcolo Excel), allora non c'è semplicemente alcun collegamento con altri dati di pianificazione come, in particolare, la pianificazione dettagliata dei singoli progetti. Poi manca la possibilità che tutte le persone interessate dal progetto possano visualizzare facilmente la pianificazione. Poi non c'è la possibilità per diversi pianificatori di lavorare con i dati in parallelo, ecc.

...vs. allocazione dinamica delle risorse

Allocare dinamicamente le risorse ai progetti significa che l'assegnazione è legata al piano del progetto. In termini concreti, la risorsa Meier non è semplicemente assegnata al progetto 7 per le prossime 5 settimane, ma lavora per il compito X sul progetto 7. Il compito X sta per un processo che deve essere completato all'interno del progetto 7 e fa parte della struttura del progetto. Il compito X ha una durata definita, data da una data di inizio e di fine pianificata e da un budget di tempo e di costi. Tutte queste condizioni generali del compito definiscono implicitamente l'uso della risorsa Meier in questo compito. Se il piano del progetto cambia e il compito X viene spostato di qualche settimana nel futuro, questo ovviamente influenzerà la pianificazione delle risorse. Grazie all'assegnazione dinamica o alla coerenza, tali modifiche al piano del progetto sono immediatamente visibili anche nella pianificazione delle risorse. Naturalmente, tali cambiamenti non dovrebbero essere fatti così. Questo richiede flussi di lavoro appropriati con richiesta e rilascio e la possibilità di simulare in anticipo le conseguenze di un cambiamento di pianificazione. Ed è proprio qui che entra in gioco la complessità, che diventa gestibile con uno strumento adatto come PQFORCE e che lo strumento "nasconde" abilmente dietro l'interfaccia, in modo che tutto sembri ancora semplice e comprensibile per l'utente.

"Rendilo il più semplice possibile, ma non più semplice"

Soprattutto la seconda parte della citazione di Einstein dovrebbe essere sottolineata qui. Per assegnare dinamicamente le risorse ai progetti, avete bisogno dei sistemi giusti. Perché la gestione dei multiprogetti e delle risorse ha un'enorme quantità a che fare con la gestione dei dati. È solo grazie ai sistemi software che un'azienda può tenere sotto controllo l'alto livello di complessità (molti progetti, molte risorse, molti pianificatori,...). È proprio questa complessità che spinge molte aziende a rendere la pianificazione "più semplice possibile", a semplificarla e a ripiegare su un foglio Excel bidimensionale. Tuttavia, il mondo - cioè il business della gestione di più progetti e risorse - è in realtà molto più complesso e dovrebbe essere apprezzato in tutta la sua complessità e non modellato "troppo semplicemente".