Gestione delle risorse | Gestione del cambiamento

Allocare correttamente le risorse

La corretta allocazione delle risorse nei progetti è di per sé un'arte. Chi potrebbe svolgere un determinato compito? Chi ne ha il tempo? Chi possiede le competenze o la formazione necessarie? Spesso in un'azienda occorrono molto tempo e sforzi per trovare ripetutamente le soluzioni giuste a questi problemi quotidiani in quanto le informazioni sullo stato attuale delle risorse non sono disponibili ad un semplice click... o potrebbe andare diversamente?

Cosa significa effettivamente "applicare una risorsa a un compito"? Per rispondere a questa domanda, dovremmo prima vedere cos'è esattamente un compito.

Cos'è un compito?

Nella gestione dei progetti, di solito non si parla di compiti, ma piuttosto di processi, fasi o attività. Questi termini devono essere intesi in modo diverso a seconda del business e dell'industria. Visti un po' astrattamente, tuttavia, di solito sono la stessa cosa. Rimaniamo con il termine generalizzato di compito. Un compito è un'attività che produce un risultato definito, chiamato anche oggetto di consegna, alla fine. Per esempio, un compito può richiedere lo sviluppo di un concetto su come esattamente dovrebbe funzionare un dispositivo di misurazione. Questo concetto deve essere scritto sotto forma di un documento, che è poi il risultato definito.

Come regola, assegniamo anche un budget di tempo e di costi al compito. Questo esprime la nostra aspettativa che i dipendenti che lavorano su questo compito avranno bisogno di circa o al massimo questo tempo e denaro per raggiungere il risultato. Per esempio, diciamo che il concetto deve essere sviluppato in 500 ore di lavoro. Inoltre, abbiamo anche fissato un limite di tempo entro il quale il risultato deve essere consegnato. Per esempio, diciamo che il concetto deve essere presente al più tardi il 31 ottobre. Se ora aggiungiamo una data di inizio quando il lavoro dovrebbe iniziare, allora abbiamo fondamentalmente un quadro completo del nostro compito:

  • Cosa si deve fare? Creare un concetto per il funzionamento di un dispositivo di misurazione.
  • Quando dovrebbe essere fatto? Il lavoro può iniziare immediatamente e dovrebbe essere finito entro il 31 ottobre (scadenza) al più tardi.
  • Quanto tempo possiamo dedicare a questo? Un massimo di 500 ore di lavoro.

Un tale compito è di solito parte di un progetto. Questo consiste in un gran numero di compiti individuali, alcuni dei quali possono avere forti dipendenze l'uno dall'altro; il compito B dipende dai risultati di un altro compito A, il che comporta condizioni generali per il compito B in relazione alla sua data di inizio, ecc. Per avere una visione d'insieme dell'intera complessità del progetto, usiamo quasi senza eccezione i grafici di Gantt e vi disegniamo delle barre che rappresentano i nostri compiti. I compiti di più alto livello e a lungo termine sono indicati come fasi del progetto, per esempio. I compiti subordinati che appartengono a una fase sono poi pacchetti di lavoro o compiti individuali. Tuttavia, questi termini sono usati in modo diverso a seconda dell'organizzazione, del libro di testo o dell'industria. Ai fini della nostra discussione, atteniamoci al termine astratto "compito" come definito sopra.

Per eseguire un compito, ha bisogno delle risorse giuste....

Cosa manca ancora nel nostro compito definito sopra? Naturalmente, la persona che eseguirà il compito! Per il resto rimane una pianificazione con buone intenzioni. "Assegniamo il compito a qualcuno che ha il tempo di farlo", si potrebbe dire. Ma sappiamo tutti che non tutti quelli che sono disponibili nel lasso di tempo del compito si adattano al compito. A seconda di ciò che deve essere fatto esattamente, è necessario uno specialista, un architetto per esempio. Per tornare al nostro esempio: Qui abbiamo probabilmente bisogno di ingegneri esperti in sistemi o elettronica che possano creare un concetto per un dispositivo di misurazione. Persone che hanno fatto qualcosa di simile prima e hanno la necessaria comprensione dell'industria e dei requisiti per tali dispositivi.

In altre parole, per completare la descrizione del nostro compito, dovremmo anche definire quali competenze sono necessarie o quali requisiti sono posti alle risorse che implementano il compito. E questi requisiti possono essere coperti da personale (un ingegnere con una certa formazione ed esperienza) o da infrastrutture (per esempio un laboratorio o una licenza software).

...e le risorse hanno capacità e disponibilità (o no)

Torniamo alla nostra domanda iniziale: cosa significa applicare una risorsa a un compito? Con il nostro pensiero, siamo ora in una posizione migliore per rispondere alla domanda. Sappiamo più concretamente di cosa abbiamo bisogno. Se conosciamo il compito, comprese le competenze richieste, allora possiamo cercare le risorse giuste per esso. Risorse che

  • sono disponibili nel periodo di tempo definito e
  • hanno le competenze richieste.

E se ora ho uno strumento che risolve questo compito di ricerca premendo un pulsante, allora la mia giornata come project manager è salva.

Assegnazione delle risorse più semplice con PQFORCE

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Circa l'autore


Amministratore delegato INTRASOFT AG

Daniel Hösli è Managing Director e Lead Consultant di INTRASOFT AG, la cui soluzione SaaS PQFORCE è la piattaforma leader per la gestione aziendale agile e orientata ai progetti. Per 15 anni è stato coinvolto quotidianamente nello sviluppo di sistemi di gestione dei progetti in qualità di consulente e gestore di progetti - sia dal punto di vista organizzativo che tecnico - e quindi ha l'esperienza acquisita da innumerevoli contatti e compiti da una grande varietà di aziende e diversi livelli di gestione.

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