Les actifs les plus coûteux d'une entreprise sont de facto presque sans exception les ressources humaines. D'un point de vue commercial, les frais de personnel et de formation ne peuvent être comptabilisés que comme des charges dans le compte de résultat, mais pas à l'actif du bilan. Du point de vue de la gestion de projet, cependant, les ressources humaines peuvent être considérées de manière quelque peu abstraite comme des "moyens de production", qui ne sont pas disponibles à volonté et doivent donc être planifiés et utilisés avec soin. Par rapport aux installations de production, les ressources humaines peuvent être utilisées de manière beaucoup plus flexible - un ingénieur peut également effectuer quelques tâches administratives entre-temps, contrairement à un tour, qui ne peut pas simplement être utilisé comme aspirateur. Néanmoins, les ressources humaines d'une entreprise sont également limitées, et les projets, souvent trop nombreux, les réclament tous en même temps.

Planification des ressources statiques...

Alors comment les ressources humaines sont-elles planifiées de manière optimale dans les projets ? Dans un autre article, nous avons déjà abordé ce sujet et avons également montré le cas idéal. Mais vous pouvez également examiner comment les organisations d'aujourd'hui pratiquent généralement la planification des ressources et pourquoi cela n'est pas optimal. Cela ressemble souvent à quelque chose comme ça :

Toutes les ressources en personnel (ici à la verticale) sont affectées aux projets sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Dans l'exemple, les personnes sont affectées chaque jour à un seul projet (représenté ici par des chiffres). Ainsi, dans le cadre du projet n° 7, l'employé Meier (anonymisé ici) est disponible sans restriction pendant les semaines calendaires 13 à 19. C'est du moins l'énoncé de la planification.

Dans certains secteurs, ce type de planification est certainement suffisant. Par exemple, lorsque les employés travaillent sur les commandes des clients et peuvent être affectés en permanence à des chantiers de construction ou à des opérations d'assemblage pendant de longues périodes et ne "faire rien d'autre". Cependant, les inconvénients de ce type de planification sont faciles à voir :

• La divisibilité des ressources n'est pas utilisée: Les ressources ne peuvent pas être programmées ailleurs pendant la période d'affectation du projet, elles ne peuvent donc pas être partagées. Et c'est précisément l'une des forces d'une ressource humaine par rapport à une ressource matérielle telle qu'un véhicule. Grâce à leur intelligence, les gens peuvent répartir judicieusement leur temps de travail quotidien et travailler sur d'autres tâches en même temps. Le travail mental, en particulier, peut être effectué entre les deux ou même à côté. Les machines sont beaucoup moins polyvalentes à cet égard.
• La flexibilité de la planification basée sur les compétences fait défaut: au lieu de planifier de manière générique en fonction des compétences des ressources ("J'ai besoin d'un monteur avec une formation X."), les employés sont planifiés directement ("J'ai besoin du monteur Meier."). La planification directe, liée à la personne, peut être appropriée, voire indispensable, dans des domaines d'activité ou des situations spécifiques. En général, cependant, la flexibilité est sacrifiée. Les ressources (y compris les personnes) peuvent être remplacées dans certaines activités.
• La mise en relation des données de planification fait défaut: outre les inconvénients méthodologiques susmentionnés : Si la planification est effectuée à l'aide du mauvais outil (généralement une feuille de calcul Excel), il n'y a tout simplement aucun lien avec les autres données de planification telles que, notamment, la planification détaillée des projets individuels. Il manque alors la possibilité que toutes les personnes concernées par le projet puissent facilement consulter le planning. Il n'y a alors aucune possibilité pour plusieurs planificateurs de travailler sur les données en parallèle, etc.

...contre l'allocation dynamique des ressources

L'allocation dynamique des ressources aux projets signifie que l'allocation est liée au plan du projet. Concrètement, la ressource Meier n'est pas simplement affectée au projet 7 pour les 5 prochaines semaines, mais travaille pour la tâche X du projet 7. La tâche X représente un processus qui doit être achevé au sein du projet 7 et fait partie de la structure du projet. La tâche X a une durée définie, donnée par une date de début et de fin prévue ainsi que par des budgets de temps et de coûts donnés. Toutes ces conditions générales de la tâche définissent implicitement l'utilisation de la ressource Meier sur cette tâche. Si le plan du projet change et que la tâche X est déplacée de quelques semaines dans le futur, cela affectera bien sûr la planification des ressources. Grâce à l'allocation dynamique ou à la cohérence, ces modifications du plan de projet sont également immédiatement visibles dans la planification des ressources. Bien sûr, de tels changements ne doivent pas être effectués comme ça. Cela nécessite des flux de travail appropriés avec demande et lancement et la possibilité de simuler au préalable les conséquences d'un changement de planification. Et c'est exactement là qu'intervient la complexité, qui devient gérable avec un outil approprié comme PQFORCE et que l'outil "cache" astucieusement derrière l'interface, de sorte que tout semble encore simple et compréhensible pour l'utilisateur.

"Faites-le aussi simple que possible, mais pas plus simple".

C'est surtout la deuxième partie de la citation d'Einstein qui doit être soulignée ici. Afin d'allouer dynamiquement les ressources aux projets, vous avez besoin des bons systèmes. Parce que la gestion des projets multiples et des ressources a énormément à voir avec la gestion des données. Ce n'est que grâce aux systèmes logiciels qu'une entreprise peut maîtriser le haut niveau de complexité (nombreux projets, nombreuses ressources, nombreux planificateurs,...). C'est précisément cette complexité qui incite de nombreuses entreprises à rendre la planification "aussi simple que possible", à la simplifier et à se rabattre sur un tableau Excel à deux dimensions. Cependant, le monde - c'est-à-dire le secteur de la gestion des ressources et des projets multiples - est en fait beaucoup plus complexe et doit être apprécié dans toute sa complexité et non modélisé "trop simplement".