Gestion de projet | Méthodologie

Pourquoi planifiez-vous tout cela ?

Tout le monde parle de planification de projet. "Le chef de projet est responsable de la planification". - "La planification n'est plus à jour". - "Nous avons deux semaines de retard sur le planning". Mais avez-vous déjà réfléchi à la raison pour laquelle vous faites une planification ? Quel est l'objectif d'un plan de projet ? Cet article vise à éclairer quelque peu ces questions prétendument banales.

Que dit Wikipedia à ce sujet ? Citation (traduite): Un projet est une entreprise unique et ciblée, constituée d'un ensemble d'activités coordonnées et contrôlées, avec une date de début et une date de fin, et réalisée dans le but d'atteindre un objectif en tenant compte de contraintes de temps, de ressources (par exemple financement ou coûts, conditions de production et de travail, personnel et moyens de production) et de qualité. Dans un autre article, on peut lire que la planification est l'anticipation mentale d'une action future par l'évaluation de différentes alternatives d'action et le choix de la voie la plus favorable.

Nous y voilà : un plan de projet doit donc permettre d'atteindre un objectif . Et ce, en tenant compte de contraintes telles que le temps et les ressources. Ce dernier point est essentiel. Si nous n'avons pas d'objectifs à atteindre, il n'y a pas besoin de plan. Nous avons besoin d'un plan lorsque nous voulons utiliser les ressources limitées dont nous disposons pour atteindre un objectif le plus rapidement possible ou du moins dans un délai utile. Le plan nous indique donc comment nous voulons procéder pour atteindre l'objectif tout en respectant les conditions-cadres données. Un mathématicien parlerait sans doute ici d'un problème d'optimisation : "Soit un objectif et certaines ressources. Comment puis-je atteindre l'objectif le plus rapidement possible avec ces ressources" ?

La pratique est plus complexe que la théorie...

En réalité, les choses sont bien plus compliquées. L'objectif du projet n'est pas simplement de "construire une cabane dans un arbre". Et les ressources disponibles ne sont pas simplement "quelques enfants qui collaborent jusqu'à ce que l'objectif soit atteint et ensuite un billet de 100 francs pour quelques matériaux de construction, un marteau et des clous". De nombreux projets dans le quotidien des entreprises sont bien plus complexes. Les ressources sont des personnes avec des modèles de temps de travail, des absences et des compétences. Le matériel doit être évalué, commandé et contrôlé. L'argent est budgétisé et demandé via des processus de validation. Et les objectifs sont souvent de vastes listes d'exigences qui peuvent évoluer au fil du temps - dans le meilleur des cas, sous le contrôle d'une gestion du changement, ou alors de manière spontanée et incontrôlée...

...et les objectifs ne sont pas tous les mêmes !

Examinons de plus près les objectifs du projet. Les objectifs d'un projet peuvent être répartis en deux catégories à un niveau abstrait (et il vaut d'ailleurs la peine de le faire dans chaque projet, au plus tard lors de l'initialisation) :

  • Objectifs en termes d'impact: Quel est l'objectif final du projet ? Quel doit être le résultat final ou l'objet à livrer?
  • Objectifs de mise en œuvre: Comment les objectifs d'efficacité doivent-ils être atteints ? Quelles sont les conditions-cadres à prendre en compte lors du déroulement du projet ?

Les objectifs d'exécution ne concernent donc pas l'état final (résultat) mais le chemin à parcourir pour y parvenir. Et c'est précisément ce type d'objectifs, les objectifs d'exécution, qui nous amènent à élaborer un plan de projet. Ce sont en particulier les contraintes temporelles ("Le projet doit être terminé d'ici la fin de l'année") ainsi que les ressources limitées disponibles ("Trois personnes du service X sont disponibles à 20% chacune, ainsi qu'un budget de 450'000 CHF") qui nous poussent à établir un plan décrivant le meilleur chemin possible pour atteindre le résultat - en tenant compte des moyens d'intervention disponibles.

Objectifs en termes d'impact vs. objectifs de mise en œuvre

Quelle est la meilleure méthodologie de planification ?

Le plan de projet est un modèle de procédure qui tient compte de toutes les conditions cadres. Les étapes représentent des objectifs intermédiaires et des dates de fin auxquelles des résultats sont à chaque fois disponibles. La méthode de planification utilisée dépend des principes de gestion de projet définis et de la culture d'entreprise. Il peut s'agir d'une planification à l'aide d'un organigramme de projet (WBS) et d'un Gantt, ou encore d'une technique de réseau, d'une gestion de projet basée sur les objectifs (GDPM), mais aussi de Scrum ou d'Extreme Programming. Dans ce cas, une organisation doit réfléchir à la méthodologie qui convient le mieux à la situation de l'entreprise. Les points suivants doivent être pris en compte (sans être exhaustifs) :

  • Dans quelle mesure les conditions-cadres (éventuellement aussi les objectifs d'efficacité !) changent-elles de manière dynamique dans un projet ?
  • Dans quelle mesure nos projets sont-ils interdépendants ?
  • Quelle est l'importance du respect des délais dans un projet ?
  • Quelles sont les exigences des parties prenantes, notamment du donneur d'ordre ou du client ?

Sur la base de telles questions, une organisation doit trouver la meilleure méthode de planification possible pour elle. Cela passe souvent par des phases d'essai et d'erreur. Ce n'est souvent qu'après avoir utilisé une méthodologie dans plusieurs projets que l'on arrive à la conclusion qu'elle est appropriée ou non. Dans ce cas, les valeurs empiriques sont généralement beaucoup plus importantes qu'une évaluation de la méthode basée sur des critères de décision théoriques. La méthodologie utilisée s'impose au fil du temps et de l'expérience acquise dans divers projets. Et parfois, il ne s'agit pas exactement de la méthode de planification XY telle qu'elle est décrite dans les manuels, mais plutôt d'une forme adaptée à ses propres besoins. Et c'est bien ainsi.

Dans cet article, je ne veux pas remettre en question la nécessité d'une planification de projet. Toute personne raisonnable (y compris les chefs de projet) planifie un projet complexe et ne se lance pas dans une entreprise sans réfléchir. J'aimerais plutôt faire prendre conscience de l'utilité d'un tel plan de projet. C'est à cela que sert la réflexion sur la manière dont nous voulons procéder pour atteindre certains objectifs d'efficacité en tenant compte des objectifs de réalisation. Et ces réflexions doivent être menées en permanence pendant le déroulement du projet. Car les choses changent en permanence, parfois même les objectifs !

À propos de l'auteur


Directeur général INTRASOFT AG

Daniel Hösli est directeur général et consultant principal chez INTRASOFT AG, dont la solution SaaS PQFORCE est la principale plateforme de gestion d'entreprise agile et orientée projet. Il est impliqué quotidiennement dans le développement de systèmes de gestion de projet depuis 15 ans dans une fonction de conseil et de gestion de projet - tant sur le plan organisationnel que technique - et dispose donc de l'expérience acquise au cours d'innombrables contacts et tâches dans une grande variété d'entreprises et à différents niveaux de gestion.

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