Si vous êtes un particulier et que vous souhaitez acheter un logiciel aujourd'hui, vous avez l'embarras du choix. Il existe d'innombrables fournisseurs sur Internet qui proposent des produits variés pour tous les usages imaginables. Les produits de consommation tels que les solutions de bureau (Office365, Google Docs, etc.) ou les applications pour votre smartphone peuvent être téléchargés et utilisés de manière pratique pour des frais de licence peu élevés. Dans de nombreux cas, cela est associé à un abonnement, où votre carte de crédit est débitée mensuellement et où vous pouvez toujours profiter de la dernière version du produit. De plus en plus, ces applications sont également proposées gratuitement aux utilisateurs privés. On parle également de modèles freemium, dans lesquels la solution standard, dotée d'une gamme limitée de fonctions, est gratuite et la version plus sophistiquée, dotée de fonctions supplémentaires, est alors payante.

Dans le monde des affaires, la situation est différente

Quelle est la différence dans le cas d'une entreprise qui souhaite acquérir et utiliser un logiciel ? "Au lieu d'un utilisateur, j'en ai simplement quelques centaines, il me suffit donc d'acheter le nombre correspondant de licences d'utilisation et d'espérer bénéficier d'un rabais de volume, n'est-ce pas ? Eh bien, la situation décrite au début ne peut pas être mise à l'échelle aussi facilement et transposée dans un contexte commercial. Nous avons affaire ici à un cas presque fondamentalement différent. Examinons-la de plus près à l'aide d'un exemple.

La société ABC (pour prendre une entreprise fictive) compte environ 500 employés et produit des dispositifs médicaux. Des dizaines de développeurs, d'ingénieurs, etc. travaillent en recherche et développement sur divers projets. La société ABC gérait auparavant ses projets et ses ressources à l'aide d'Excel et de fichiers MS Project. Après une analyse approfondie, la nouvelle direction conclut qu'une application appropriée pour la planification des ressources et des projets multiples apportera d'énormes gains d'efficacité et de valeur ajoutée (voir notre article précédent). Supposons que la décision concernant un produit a déjà été prise. Appelons-le, de manière non totalement désintéressée, PQFORCE. Quelles sont les caractéristiques de cette application métier qui ont convaincu les décideurs ?

Les applications professionnelles sont des systèmes multi-utilisateurs

Les points cruciaux qui distinguent la situation décrite chez ABC Corporation de celle de l'utilisateur privé peuvent être résumés en un point : Une application commerciale comme PQFORCE est partagée par de nombreuses personnes. Nous parlons d'une application multi-utilisateurs. Il ne s'agit pas simplement d'une application mono-utilisateur qui est utilisée séparément par plusieurs utilisateurs (par exemple, Excel ou MS Project).

• Une application multi-utilisateurs a pour caractéristique que tous ses utilisateurs travaillent avec une base de données commune. Autrement dit, toutes les données créées, lues et modifiées via l'application se trouvent dans le même "pot de données" (base de données) et sont traitées par tous les utilisateurs ensemble, souvent simultanément à partir de différents appareils. Cette situation est fondamentalement différente de celle où plusieurs utilisateurs utilisent Excel pour modifier leurs propres fichiers et (dans le meilleur des cas) les stocker sur un serveur de données partagé, mais gèrent généralement beaucoup de choses hors ligne sur le périphérique local. C'est ce qu'on appelle l'enfer d'Excel.
• Une application commerciale comme PQForce doit être capable de gérer plusieurs rôles d'utilisateur. Tous les utilisateurs ne font pas la même chose avec l'application. Cela dépend de sa fonction, de ses tâches et de ses compétences dans l'entreprise. Le système doit donc donner à l'utilisateur des vues et des droits appropriés sur les données sous-jacentes. La convivialité est un facteur crucial à cet égard.
• Enfin, les données d'une application d'entreprise sont (par définition) critiques pour l'entreprise. En termes un peu simplifiés, cela signifie que l'activité de l'entreprise sera fortement compromise si ces données ne sont pas disponibles pour le bon décideur au bon moment, ou si elles sont tout simplement erronées. L'application doit donc garantir que le pot de données reste entier à tout moment - pas de redondance, pas d'incohérence, uniquement des modifications traçables, etc. En outre, les données doivent également être accessibles à l'utilisateur en temps réel , de sorte que les conséquences des modifications apportées par un utilisateur soient immédiatement visibles pour tous les autres utilisateurs.

L'introduction de la nouvelle application nécessite une remise en cause au sein de l'entreprise

Il aurait pu s'agir d'une application critique autre que PQFORCE que nous utilisons pour mettre en évidence le problème ici. Les déclarations ci-dessus dans cet article ne changeraient essentiellement pas. Il est facile de voir, d'après ce qui a été dit, que l'introduction d'une telle application s'accompagne fondamentalement d'un projet de changement dans l'entreprise. Les utilisateurs doivent être prêts à changer leurs habitudes ("J'ai toujours classé mon Excel de cette façon"). Les flux de travail précédents, voire les processus, doivent s'adapter à la nouvelle application dans une certaine mesure. Le gain d'efficacité résultant de l'introduction d'une application d'entreprise doit être visible le plus tôt possible et non pas seulement dans quelques années, lorsque l'investissement élevé aura été rentabilisé. Cependant, il n'est pas nécessaire que les dépenses initiales pour les applications d'entreprise soient aussi élevées.

Cela est possible si l'entreprise opte pour un produit standard qui peut être souscrit en tant que logiciel en tant que service. Cela signifie qu'il n'y a pas de coûts d'investissement directs, mais tout au plus des efforts de changement internes. Et c'est justement là que réside le problème : les décideurs doivent être prêts à renoncer à l'idée d'un développement logiciel individuel spécifique au client ("L'application doit fonctionner exactement comme nous l'avons toujours fait" ). Cela peut se traduire par un retour sur investissement beaucoup plus rapide. Les utilisateurs doivent donc se familiariser avec le nouvel outil standard, se défaire de leurs anciennes habitudes et s'habituer à de nouveaux processus qui leur ouvrent également de toutes nouvelles possibilités. Le facteur plaisir ne doit pas être sous-estimé.

Dans un prochain article, nous verrons ensuite comment aborder ce changement dans l'entreprise de la manière la plus indolore possible, voire avec beaucoup de verve et un succès visible à court terme. Restez à l'écoute.