Cet article résume mes expériences tirées de nombreux entretiens avec des cadres et de mes observations dans des entreprises industrielles. Ces expériences m'amènent à la conclusion que la gestion des ressources dans le cadre de projets doit avoir une importance nettement plus grande que d'autres disciplines telles que la gestion de la qualité et la gestion des risques. Pourquoi ?

Un chef de projet - et les équivalents féminins sont toujours inclus ici - a pour mission de diriger son projet et d'atteindre les objectifs visés dans les conditions données. Il en est tenu responsable. Pour atteindre ces objectifs, il établit un plan d'action. La méthodologie et les outils qu'il utilise ou doit utiliser ne sont pas pertinents ici. L'essentiel est que le chef de projet définisse un chemin, qu'il s'y engage avec "son équipe de projet" et qu'il sache à tout moment où il en est par rapport à l'objectif. Le chemin peut changer, de nouvelles conditions et éventualités peuvent survenir de manière imprévue. Le chef de projet doit pouvoir gérer cela, c'est sa responsabilité. Qu'en est-il de "son équipe de projet" ?

Qui est "l'équipe de projet" ?

Le meilleur chef de projet ne peut pas atteindre ses objectifs sans une équipe de collaborateurs. Chaque projet, aussi petit soit-il, est réalisé avec l'aide d'autres personnes. Si le chef de projet pouvait le faire seul, il s'agirait alors simplement d'une tâche qui lui a été confiée et non d'un projet - mais c'est une question de définition. Le choix des participants au projet est un aspect critique de tout projet. En termes un peu plus techniques, les participants au projet sont des ressources humaines qui, à un moment donné, participent au projet, apportent leur savoir-faire et leur réseau et assument ainsi les tâches du projet. Deux points simples sont essentiels :

1. La ressource doit être disponible à un moment donné.
2. La ressource doit avoir le savoir-faire et l'expérience nécessaires pour accomplir la tâche.

Il est rare que les ressources soient impliquées sur une longue période, et encore moins sur toute la durée du projet. Même le nom sur le poste de chef de projet n'est pas gravé dans la pierre. Il est donc pour le moins douteux que l'on puisse réellement parler d'une équipe de projet sous de tels aspects.

Ressources dans un plan de projet dynamique

Les projets au sein d'une organisation se battent entre eux pour les ressources limitées disponibles. Et - pour le dire de manière un peu abrupte : Les projets plus prioritaires reçoivent plus de ressources ou de meilleures ressources. Les entreprises d'aujourd'hui réorganisent régulièrement les priorités de leurs projets. Mais les entreprises d'aujourd'hui ne savent pas allouer régulièrement les ressources aux projets. Les projets se déroulent souvent de manière totalement dynamique - et je ne veux pas dire par là chaotique. Même si l'on procède méthodiquement selon un modèle de phases avec des jalons, le chef de projet ne sait souvent pas encore de quelles ressources il aura besoin dans une phase ultérieure du projet et, s'il le sait, s'il les obtiendra. Lorsqu'un projet ne se déroule pas strictement selon le modèle en cascade ou le processus "Stage-Gate" et qu'il ne s'agit pas d'un projet répété plusieurs fois selon le schéma X, la précision de la planification se limite à quelques semaines, voire à quelques jours. Plus on se projette dans l'avenir, plus la planification du projet est incertaine.

L'agilité n'aide pas

Les méthodes de gestion de projet agiles peuvent-elles remédier au problème de l'allocation dynamique des ressources ? L'agilité dans la démarche de projet aide à s'adapter aux exigences changeantes, à accepter consciemment de tels changements permanents ou même à les considérer comme acquis. Le développement d'applications logicielles se déroule aujourd'hui exactement de la même manière. Le catalogue d'exigences est un backlog dynamique. Les exigences vont et viennent, les priorités changent à chaque sprint. Les fonctionnalités fraîchement développées donnent immédiatement lieu à de nouvelles connaissances pour le prochain sprint. Cela résout-il le problème des ressources ? Pas vraiment. Au contraire. Dans un projet agile, l'idéal est d'avoir une équipe de projet statiquement allozier. La même équipe de développeurs, d'ingénieurs des exigences et de business analysts devrait faire partie intégrante du projet et le rester tout au long de celui-ci. Même dans les projets agiles, si les ressources changent régulièrement, le chef de projet (ici : Scrum Master) doit adapter en permanence son plan d'action. Dans les projets agiles, ce problème est encore plus aigu.

...aperçu en revanche

Revenons à la gestion des ressources : planifier des tâches de projet à venir sans savoir si les ressources nécessaires à la mise en œuvre sont disponibles ne sert pas à grand-chose. Ce qu'il faut en plus, c'est un aperçu des ressources à l'échelle de l'entreprise avec les disponibilités actuelles, les charges de travail et les compétences des collaborateurs. Le chef de projet doit pouvoir accéder à tout moment à des informations actualisées, même si celles-ci ne sont que quelque peu exactes. Cette information sur la disponibilité des ressources ne doit pas être exacte à 100%, sinon nous serions déjà dans la microgestion. Mais elle ne doit en aucun cas être si imprécise, voire fausse, qu'elle soit inutile ou même nuisible si l'on s'appuie sur elle. Le principe de Pareto aide ici : 20 % de l'effort de planification maximal possible génèrent déjà 80 % de l'utilité maximale possible.

Une petite note à ce sujet : L'autre jour, lors d'une discussion avec un responsable de la gestion de projets dans le domaine de la technique médicale, j'ai entendu dire qu'un chef de projet avait oublié de mettre à jour le lien d'un fichier MS Project vers un autre fichier de ce type avant ses vacances. De ce fait, la charge d'une ressource dans la planification centrale des ressources dans le fichier maître était naturellement erronée et d'autres chefs de projet partaient de données ou d'hypothèses erronées. D'après mon expérience, de tels cas sont monnaie courante dans de nombreuses organisations qui planifient sur la base de fichiers. Un système de gestion des ressources utilisable dans toute l'entreprise peut certainement remédier à de tels cas. Les données de disponibilité et d'absence, les taux d'occupation, etc. sont visibles à tout moment pour tous et les incohérences sont ainsi rapidement détectées ou ne sont même pas possibles.

Utilisons avec soin notre bien le plus précieux

Pourquoi une bonne gestion des ressources est-elle si importante ? Tout simplement parce que sans les bonnes personnes (compétences !) au bon moment et au bon endroit, le projet ne peut pas être mené à bien comme prévu. Le chef de projet doit toujours réagir inutilement et adapter la planification (durée des tâches, jalons,...). Il le fait déjà assez souvent en raison de facteurs perturbateurs non influençables ou de risques externes. Pourquoi devrait-il encore s'occuper de problèmes qui sont faits maison ? Une gestion des ressources établie à l'échelle de l'entreprise permet d'éviter bien des désagréments et des frictions. Car les ressources gaspillées, mal utilisées ou laissées en jachère coûtent énormément d'argent : les ressources en personnel sont toujours les facteurs de production les plus chers dans de nombreuses entreprises et le resteront encore longtemps. Prenons donc soin d'elles.

Une bonne gestion des ressources repose sur deux piliers simples :

• une bonne culture et des formes de collaboration établies ("c'est ce que nous faisons chez nous") et
• d'un système d'information approprié qui met à disposition les données existantes à tout moment et de partout, sous une forme utile et simple, et qui garantit l'intégrité des données.

Je vous renvoie volontiers à notre livre blanc " Test d'aptitude pour les entreprises" : Utilisez-vous vos ressources de manière optimale dans vos projets ? que vous pouvez télécharger gratuitement ici.

PS

Pour finir, un avertissement : dans cet article, j'ai presque considéré les collaborateurs de projet comme des ressources matérielles et j'ai abordé le thème de la gestion des ressources d'un point de vue très économique. Bien entendu, les aspects psychologiques et interpersonnels de la gestion des collaborateurs dans l'organisation et dans le projet sont totalement absents. Dans le cadre des bonnes pratiques de gestion de projet, ces thèmes sont tout aussi essentiels pour mener à bien les projets. Un bon esprit d'équipe dans un projet compense bien des erreurs de planification !