Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

En bref, un diagramme de Gantt montre toutes les activités du projet dans le temps. Il s'agit notamment des phases du projet, des lots de travaux, des petites tâches et des jalons. Typiquement, la liste des activités se trouve sur le côté gauche sous la forme d'une arborescence de lignes imbriquées verticalement. C'est ce que l'on appelle la Work-Breakdown Structure (WBS). Les activités y sont hiérarchisées. Les petites tâches sont regroupées en lots de travail, qui appartiennent à leur tour à des phases de projet plus longues. Au début d'un projet, on le structure souvent selon le principe top-down dans un WBS - d'où le nom de "Work-Breakdown Structure". Dans ce contexte, des activités relativement petites ou courtes peuvent également être représentées dans PQFORCE sous forme de TODO et gérées dans un tableau Kanban. Il est tout à fait utile, voire indispensable, de planifier les détails d'un WBS, c'est-à-dire les niveaux inférieurs dans la hiérarchie, avec de tels "post-it électroniques", voir la capture d'écran à ce sujet comme exemple.

diagramme de Gantt a cependant, en plus du WBS, une autre composante, le planning, qui se trouve typiquement sur le côté droit de la représentation. L'axe temporel est représenté horizontalement à une échelle appropriée et chaque activité est représentée par une barre horizontale. La position de la barre sur l'axe temporel reflète la date de début et de fin de l'activité, la longueur de la barre représente la durée de l'activité. Vous pouvez ainsi voir en un coup d'œil

• les activités qui composent le projet
• quand chaque activité commence et se termine
• comment les activités sont interdépendantes (hiérarchiquement dans le SEL et temporellement grâce aux lignes de connexion)
• où les activités se chevauchent avec d'autres activités et dans quelle mesure

Les lignes de connexion entre activités mentionnées stipulent par exemple qu'une activité ne peut pas être lancée tant qu'une autre n'est pas terminée, car elle nécessite des résultats de la première.

Un diagramme de Gantt montre donc ce qui doit être fait (c'est à cela que sert la structure du projet, c'est-à-dire le WBS) et quand (c'est à cela que sert le calendrier). Les plans de projet dans PQFORCE sont également basés sur ces éléments de base d'un diagramme de Gantt. Pourquoi en est-il ainsi ?

Les principaux avantages des diagrammes de Gantt

Il existe quelques avantages principaux des diagrammes de Gantt qui contribuent à leur importance dans le processus de planification.

1. Les personnes impliquées dans le projet ont une vue d'ensemble commune: Lorsqu'il existe un cadre visuel commun pour le travail à accomplir, il y a moins de risques de malentendus, surtout lorsqu'il s'agit de projets complexes impliquant un nombre considérable d'activités et d'intervenants. L'utilisation de diagrammes de Gantt permet à tous les types d'intervenants de disposer des mêmes informations, de définir des attentes mutuellement compréhensibles et de réaliser leurs efforts selon le protocole souhaité. PQFORCE permet cela parce que chaque plan de projet existe exactement une fois, sans copies, redondances ou incohérences. Et ce plan de projet est disponible en temps réel pour tous les participants.
2. Gardez une vue d'ensemble de l'avancement du projet: les diagrammes de Gantt ont été créés pour tenir tous les responsables de projet au courant en fournissant une ligne de temps pour le début et la fin de certaines tâches. On voit donc immédiatement ce qui est en cours et quel est l'avancement, généralement exprimé en pourcentage, 100% signifiant que l'activité est terminée. PQFORCE offre également des fonctions pour cela. Chaque activité - appelée tâche dans PQFORCE - peut être caractérisée par un progrès. Nous parlons ici d'Earned Value, à ne pas confondre avec la performance "consommée" - c'est-à-dire combien d'efforts ont déjà été investis dans l'activité.
3. Comprendre les interdépendances des tâches: Lorsqu'ils sont bien gérés, les diagrammes de Gantt montrent clairement comment différentes activités sont liées entre elles et dépendent peut-être de l'achèvement d'autres pour atteindre certains objectifs. Ces interdépendances consistent à comprendre la chronologie de chaque activité, qui a ensuite un impact sur les autres activités à réaliser. Cela peut garantir un déroulement optimal des travaux, une productivité maximale et la réussite globale du projet. Dans PQFORCE, les dépendances entre les tâches peuvent être dessinées par glisser-déposer. Celles-ci sont ensuite prises en compte par le système lors du déplacement ou de la prolongation des tâches, de sorte que les tâches suivantes, par exemple, sont automatiquement déplacées. En outre, il est possible de saisir des valeurs de décalage telles qu'un temps de tampon minimal ou maximal entre les tâches pour de telles dépendances.
4. Gardez le contrôle sur l'avenir: alors que les collaborateurs du projet s'empêtrent facilement dans les activités quotidiennes, telles qu'elles sont présentées dans un diagramme, par exemple sous forme de tâches détaillées, l'un des avantages d'un diagramme de Gantt est qu'il aide les décideurs à garder une vue d'ensemble et à voir plus loin dans l'avenir. Cela permet de s'assurer que chaque projet travaille à la réalisation des objectifs stratégiques à long terme de l'organisation et de maintenir le cap, notamment en ce qui concerne les étapes. Dans PQFORCE, les principaux indicateurs du diagramme de Gantt sont automatiquement calculés et transférés dans le rapport d'état du projet, qu'il s'agisse des dates prévisionnelles actuelles des étapes, de l'avancement actuel des lots de travaux ou encore des coûts ou des heures de travail déjà "consommés".

Planification des ressources dans un projet - souvent trop peu prise en compte concrètement

Un diagramme de Gantt avec un WBS nu sur l'axe temporel n'est que la moitié de la bataille dans la planification de projet. Ce n'est qu'en affectant des ressources, notamment des collaborateurs, aux activités que celles-ci peuvent être menées à bien - un aspect clé de la gestion de projet. Le plan de Gantt à lui seul ne fait qu'indiquer ce qui doit être fait et quand.

'estprécisémentlà que PQFORCE montre sa force. PQFORCE met en jeu les ressources sur place et rend leur disponibilité visible dans le diagramme de Gantt dès la planification. Il est ainsi possible d'estimer dès la planification si une activité est effectivement réalisable dans le délai souhaité - parce que les ressources nécessaires sont disponibles avec les bonnes compétences. L'attribution de ressources concrètes (personnes) ou abstraites (unités organisationnelles ou compétences) peut se faire soit directement, soit via un simple workflow de demande et de validation. On parle alors d'allocations de ressources.

L'allocation des ressources dans les projets ou pour les projets est malheureusement souvent trop peu prise en compte dans la pratique. Si elle est faite, elle est souvent séparée des plans Gantt - on parle parfois de deux mondes : le monde du plan de projet et le monde de l'allocation des ressources. Or, dans le domaine de plus en plus dynamique des projets, cette séparation est fatale. Lors de la dernière réunion de planification des ressources, le chef de projet vient tout juste d'obtenir l'assurance de disposer de quelques personnes pour une phase importante du projet, et cette phase est déjà repoussée d'un mois parce qu'une date de livraison a été retardée. La visibilité immédiate et sans faille sur la situation des ressources est ici essentielle. Une plateforme comme PQFORCE permet précisément cela et permet de prendre des décisions rapides et coordonnées grâce à des informations immédiates en temps réel.

Webinaire sur le diagramme de Gantt dans PQFORCE

Lors du webinaire #4 du 5 octobre 2022, les différentes fonctions mentionnées autour de la vue Gantt dans PQFORCE ont été démontrées en détail dans le cadre de la Masterclass PQFORCE. Le webinaire est disponible en enregistrement ici.