"Excellent !", vous vous dites que vous êtes devenu un pro d'Excel au fil du temps, en intégrant des formules compliquées, des styles personnalisés et peut-être même des données externes avec des macros sur diverses feuilles de calcul. "Ça marche, ça ne plante pas, et même mes collègues l'utilisent." Bien sûr, c'est vrai dans une certaine mesure. Ils ont passé des heures minutieuses à relier de grandes quantités de données ou à créer des modèles qui permettent enfin à leurs collègues d'effectuer des calculs complexes et de calculer des chiffres clés en tenant compte de tous les cadres imaginables. Mais plus cet outil Excel se répand dans l'entreprise, plus les risques deviennent importants. Cela vous semble paradoxal ?

Stupide - j'ai cassé mon Excel !

C'est ainsi que les problèmes commencent : De nombreux utilisateurs de votre belle solution ne sont malheureusement pas des professionnels d'Excel comme vous. Un mauvais clic, une faute de frappe, vous êtes distrait et "Oups - pourquoi suis-je dans cette formule bizarre maintenant ? Tous ceux qui travaillent avec le document Excel que vous avez créé ne comprennent pas ou n'ont pas besoin de tout, non plus. Il peut donc arriver que des "colonnes et lignes inutiles" soient simplement supprimées. Et les formules ennuyeuses ("Formules ? Aha, ces drôles de personnages ?") sont également supprimées. "Je ne comprends pas, alors débarrassez-vous d'eux." Ce n'est peut-être pas si mal, car quelqu'un aura un dossier original et "Vous pourrez alors certainement toujours recopier les choses manquantes".

Votre outil Excel devient viral, et avec lui les erreurs

Cependant, cela ne devient particulièrement risqué que lorsqu'un fichier dans lequel des formules et des structures de colonnes et de lignes ont été modifiées (souvent par erreur, mais parfois aussi délibérément) est ensuite transmis et utilisé comme modèle. Cet effet viral généralement positif a ensuite un effet dévastateur, car les destinataires y travaillent aussi, modifient peut-être encore le dossier, veulent "corriger" quelque chose avec de bonnes intentions et inclure une nouvelle formule, mais erronée. Ils ne savent même pas d'où vient la formule originale et quel est le raisonnement qui la sous-tend. À ce stade au plus tard, le fichier Excel a perdu sa valeur ajoutée et fait plus de mal que de bien - à savoir lorsque de mauvaises formules produisent également de mauvais résultats. L'employé se berce d'un sentiment de sécurité, car après tout, il utilise un modèle d'un professionnel, que d'autres utilisent également et "se débrouilleront"...

Les risques dans l'enfer d'Excel sont multiples

Les éléments ci-dessus ne sont que quelques-uns des problèmes qui peuvent survenir avec Excel. Mais il y en a beaucoup d'autres :

• Consolider les changements : Il existe peut-être un "maître", par exemple un employé du PMO ou un contrôleur, où tous les fichiers édités aboutissent et qui est responsable de la consolidation. C'est un travail très long et fastidieux pour un humain, et il y a un risque élevé qu'il oublie un fichier Excel, qu'il n'attrape pas la version la plus récente, ou qu'il transfère manuellement des données de manière incorrecte. Une machine pourrait généralement mieux faire cela.
• Manque d'historisation : le suivi des modifications vous permet de voir par fichier qui a effectué les dernières mutations. Mais dans l'ensemble des fichiers Excel, il n'y a pas d'historisation et donc pas d'auditabilité sur l'ensemble des données.
• Pas de dépôt de code pour les extensions : Chaque document Excel grandit avec le temps. Mais si plusieurs utilisateurs ont de bonnes idées d'extensions et veulent les mettre en œuvre, ils ne travailleront jamais sur un état commun. Il y aura toujours quelqu'un "à la traîne" et qui travaillera peut-être sur une version obsolète.
• Manque de convivialité : aussi contrôlable qu'Excel soit pour les experts, aussi déroutant soit-il pour l'utilisateur inexpérimenté d'un formulaire que vous avez déposé. Il est presque impossible de rendre un document Excel volumineux compréhensible pour les "simples utilisateurs". Souvent, les feuilles de calcul sont simplement encombrantes et inesthétiques. Parfois, l'utilisateur ne sait même pas quoi faire, car les textes explicatifs ou les systèmes d'aide font également défaut.
• Problèmes dus aux extensions de contenu : Il n'est pas rare que des lignes soient ajoutées au milieu d'un tableau. Cela provoque un déplacement du contenu des cellules ci-dessous. Et cela peut avoir de graves conséquences. Si des formules compliquées sont stockées, qui s'appliquent même à différentes feuilles de calcul, il est essentiel de vérifier si ces formules sont toujours correctes. Cette vérification peut prendre du temps, mais elle en prend encore plus si elle est omise par ignorance ou si "rien ne se passera".
• Absence de vérification des algorithmes et des formules : Lorsqu'une nouvelle formule est ajoutée ou qu'une macro est programmée, elle doit être revue par quelqu'un d'autre. Le principe des quatre yeux garantit qu'aucune erreur n'a été commise et que rien n'a été oublié.

Le fait est que de nombreux chefs de service et directeurs généraux font aveuglément confiance aux créateurs des feuilles Excel et pensent que les informations qu'elles contiennent ont également été calculées correctement. Au niveau de la direction, le risque s'accentue alors : les décisions critiques pour l'entreprise sont prises sur la base de faits supposés provenant d'un zoo de divers outils Excel. Et personne ne remarque que la base de données, lorsqu'elle a atteint le sommet de la pyramide décisionnelle, est très susceptible de contenir de nombreuses erreurs.

D'ailleurs, le site web du groupe d'intérêt européen sur les risques liés aux tableurs documente un grand nombre de cas du monde des affaires dans lesquels de grandes entreprises ont été condamnées par l'enfer d'Excel. Des millions d'euros, de dollars ou de francs ont été perdus parce que des erreurs se sont glissées dans les fichiers Excel et se sont multipliées en cours de route. Il vaut la peine de garder cela à l'esprit.

L'avantage est que si vous avez identifié ces risques dans vos documents Excel, vous êtes sur la bonne voie. Mais c'est encore mieux si vous prenez des mesures contre eux.

La sortie de l'enfer d'Excel

Le but de cet article n'est pas de rendre Excel mauvais. Après tout, Excel n'est pas mauvais en soi. Bien au contraire. Mais il doit être utilisé à bon escient. Pour parler franchement, Excel est une application mono-utilisateur basée sur des fichiers. Dès que plusieurs personnes travaillent avec plusieurs documents, qui ne peuvent être édités qu'en partie, Excel n'est certainement pas la bonne solution. Avec des solutions basées sur le cloud comme Office 365 ou Google Sheets, ce problème est quelque peu atténué, mais la plupart des problèmes mentionnés ci-dessus demeurent.

Le scénario décrit ci-dessus est toujours d'actualité dans les entreprises, où de nombreux plans et calculs sont créés à l'aide de fichiers Excel. Si les fichiers Excel sont ou deviennent défectueux (ce qui arrive rapidement), cela entraîne une série de calculs incorrects, et personne ne s'en aperçoit - comment pourrait-il en être autrement ? Les formules et les dépendances d'autres données pourraient être stockées de telle sorte qu'elles soient protégées et ne puissent plus être modifiées. Et de telle manière que même le plus doué des employés en informatique ne peut pas "pirater" cette protection d'écriture pour "créer rapidement un document temporaire, pas si important". Parce qu'alors le chemin mène à l'enfer. Ce n'est donc pas vraiment la solution, car Excel est et reste en tout cas une solution basée sur des fichiers, qui fragmente le stock de données.

La solution pour sortir de l'enfer d'Excel est claire : remplacer tous les modèles de planification Excel par une application web basée sur une base de données, mais en même temps très facilement accessible et basée sur des rôles. "Quoi ? Un logiciel entier en ce moment ?" Pour ceux qui lèvent maintenant les yeux au ciel, restez calme... Il ne s'agit pas d'un logiciel doté d'un ensemble de fonctionnalités comme Excel lui-même, mais d'une solution qui gère vos calculs de manière contrôlée et assure l'intégrité de votre ensemble de données. Un logiciel qui fournit les bonnes vues à chaque utilisateur, gère les données de manière centralisée et fournit les mêmes réponses à tous les utilisateurs. Une solution qui vous permet de déterminer qui, parmi vos employés, peut apporter les changements appropriés. Il s'agit simplement d'une application qui améliore vos processus, prend en charge la gestion des données et vous sort à nouveau, vous et votre entreprise, de l'enfer d'Excel.