Gestion du changement

La main sur le cœur : quels sont les efforts que vous consacrez à la planification Excel ?

Les entreprises utilisent de manière répétée une multitude de fichiers Excel et MS Project pour la planification des projets et des ressources. Cela engendre des coûts énormes : les données doivent être cohérentes, consolidées, recherchées,... Tout cela est fait par votre personnel. Avez-vous déjà pensé aux efforts que votre entreprise déploie dans ces processus ?

Dans un autre article, nous avons parlé de l'enfer d'Excel dans la gestion des projets et des ressources multiples et avons souligné les problèmes et les risques qui en découlent. Dans cet article, nous examinons les nombreux efforts qui sont déployés pour maintenir les données de planification et ainsi minimiser ces risques.

Une situation typique ?

Supposons la situation initiale suivante : Nous imaginons une organisation hiérarchique - par exemple une PME avec des activités de production, d'assemblage et de traitement des commandes ou même le département R&D interne d'une grande entreprise. Cette organisation est composée de 300 employés. Parmi eux, on trouve de nombreux ingénieurs, des concepteurs et quelques chefs de projet, mais aussi divers responsables d'équipe et de département. Supposons en outre qu'il y ait actuellement une cinquantaine de projets en cours en parallèle dans cette organisation. Beaucoup de ces projets sont des commandes de clients qui doivent être réalisées rapidement et avec des délais de livraison serrés en quelques semaines. Mais il existe aussi des projets de développement plus importants qui ont tendance à prendre plus de temps et dont les objectifs peuvent également changer au fil du temps, en fonction des résultats intermédiaires. Dans l'ensemble, il s'agit donc d'un mélange assez hétérogène de différentes unités organisationnelles, fonctions et types de projets.

Supposons en outre que tous ces projets soient planifiés par les chefs de projet de notre organisation à l'aide de fichiers MS Project individuels. Ils contiennent des phases, des jalons, mais aussi des estimations de l'effort et des coûts - parfois des informations très détaillées. Un gestionnaire de portefeuille essaie d'avoir une vue d'ensemble de tous ces projets avec un portefeuille de projets basé sur Excel. Et la ligne utilise également de nombreux fichiers Excel pour suivre les tâches et les affectations des employés. Qui travaille sur quels projets et tâches et quand ? Qui est en vacances et quand ? Quelles sont les capacités que nous avons utilisées ou qui sont encore disponibles dans quelles périodes ?

La planification basée sur Excel n'est toujours optimisée que localement

Selon notre expérience, la situation décrite n'est pas atypique dans le paysage des PME suisses. Cependant, les grandes entreprises ne travaillent pas de manière très différente en termes de planification de projets multiples et de ressources. Souvent, la pensée en silo y prévaut : chaque unité ou division nationale cuisine sa propre soupe, dispose de ses propres budgets, processus et aussi outils. Le résultat est que des solutions locales émergent rapidement, souvent basées sur Excel et MS Project (voir cet article sur l'enfer d'Excel). Chaque département essaie de s'organiser de manière optimale. Et cela fonctionne très bien à petite échelle. Les gens se connaissent, se voient régulièrement et peuvent donc aussi très bien se débrouiller avec un tableau de données local, qui est maintenu par une personne et mis à jour lors des réunions hebdomadaires de l'équipe.

Principes de prise de décision en matière de gestion : tout est bon ?

Malheureusement, un optimum local n'est pas un optimum global. Si une organisation, telle que nous l'avons décrite ci-dessus, devait être considérée comme un tout et que la planification des projets et des ressources était optimisée dans l'ensemble de l'entreprise, il en résulterait probablement une performance nettement supérieure. Le raisonnement derrière cela est simple : pensez au temps que vos employés passent à "laisser passer" les données de planification optimisées localement. Il ne suffit pas d'envoyer par courriel votre fichier Excel à votre patron une fois par mois. Votre patron reçoit de tels dossiers de plusieurs chefs d'équipe, et ils ont généralement toujours un aspect différent, sont structurés différemment, ne sont pas toujours à jour, etc.

Quelqu'un doit donc consolider ces données, vérifier s'il manque quelque chose, demander si les chiffres actuels sont bien là..... Bien sûr, c'est pourquoi il y a des emplois comme contrôleur, PMO et autres. Des emplois à plein temps qui passent leur temps à consolider des données réparties dans de nombreux fichiers. Les résultats mensuels sont des rapports de gestion au format PowerPoint et PDF. Avec des chiffres clés et des systèmes de feux tricolores. Sur cette base, les décisions de gestion sont prises, les budgets sont distribués, les projets sont approuvés ou annulés, les ventes sont calculées, etc. Mais ces bases décisionnelles sont-elles vraiment correctes ? Mais ces principes de décision sont-ils corrects ? Et les chiffres clés sont-ils toujours d'actualité lorsqu'ils sont devant moi ?

Quelle est votre analyse de rentabilité ?

Nous sommes convaincus que le management par Excel n'est pas bon pour les grandes entreprises. Bien entendu, le passage à des systèmes d'information multi-utilisateurs adaptés implique également un investissement. Pas principalement sous la forme de coûts initiaux importants pour le logiciel lui-même. Il s'agit plutôt d'une remise en question dans l'esprit des employés : les processus doivent être adaptés, un nouvel outil doit être appris. Les gens sont des créatures d'habitudes, dit-on. Cela est particulièrement évident dans les projets de changement de ce type.

Les facteurs de réussite d'un changement de la culture de planification ne sont donc pas seulement le soutien de la direction ("Nous le voulons ainsi, c'est pourquoi tout le monde le fait"), mais aussi la résistance au changement des employés. Un bon outil, c'est-à-dire intuitif, performant et adapté au rôle de chacun, peut grandement contribuer à la réussite de tels projets de changement. Nous vous en dirons plus à ce sujet dans un prochain article de blog. Et grâce aux solutions en nuage d'aujourd'hui, auxquelles il est facile de souscrire en tant que logiciel en tant que service, les coûts d'investissement élevés ne sont plus un argument pour ne pas sortir de l'enfer d'Excel.

Si vous souhaitez calculer une analyse de rentabilité pour votre propre entreprise et découvrir le coût de vos processus de planification basés sur Excel, nous serons heureux de vous aider avec des modèles appropriés. Veuillez nous contacter.

À propos de l'auteur


Directeur général INTRASOFT AG

Daniel Hösli est directeur général et consultant principal chez INTRASOFT AG, dont la solution SaaS PQFORCE est la principale plateforme de gestion d'entreprise agile et orientée projet. Il est impliqué quotidiennement dans le développement de systèmes de gestion de projet depuis 15 ans dans une fonction de conseil et de gestion de projet - tant sur le plan organisationnel que technique - et dispose donc de l'expérience acquise au cours d'innombrables contacts et tâches dans une grande variété d'entreprises et à différents niveaux de gestion.

Ne ratez pas l'occasion

Avec PQFORCE Insights, vous recevez nos dernières nouvelles, les meilleures pratiques, des conseils et des offres directement dans votre boîte aux lettres.
Nous ne vous enverrons que des courriels pertinents, sans spam.
Vous pouvez toujours vous désabonner d'un simple clic.
Essayer maintenant