Il était une fois une idée...

Oui, comment un projet commence-t-il réellement ? Cela commence souvent lorsqu'un membre de l'équipe fait une suggestion sur ce qui pourrait être amélioré dans l'organisation. Comme ça, peut-être même pas dans une réunion, mais tout à fait banalement pendant une pause café. Et soudain, l'un ou l'autre se lève et une idée spontanée se transforme en élan. Quelqu'un va voir le patron et fait avancer l'idée. Parfois, certaines personnes commencent un travail préliminaire, esquissent des propositions de solutions, demandent l'avis des autres, et, et, et... Et soudain, il y a quelque chose comme un projet en cours, mais personne ne l'appelle ainsi et ce n'est certainement pas officiel. Mais l'idée serait en fait bonne, et il y aurait aussi beaucoup de dynamisme. Mais qu'est-ce qui manque ?

Qu'est-ce qui fait d'une idée un projet ?

Peut-être devrions-nous nous poser la question : Qu'est-ce qu'un projet ? Dans de nombreuses organisations, ce qui est censé être clair ne l'est finalement pas tant que cela. Bien sûr, chacun a une idée de ce qu'est un projet. Il manque cependant une définition claire, au sein de l'organisation, de ce que "nous, ici dans l'entreprise", entendons par projet, et des critères clairs qu'un projet doit remplir pour être considéré comme un projet. Une définition au sens étroit du terme - pas aussi large que dans un dictionnaire explicatif. Il s'agit plutôt de ce qui est décrit dans un ouvrage de référence sur la gestion de projet. Elle dirait, par exemple, qu'un projet doit avoir des objectifs et être approuvé par un client. Et qu'en est-il de l'idée ci-dessus ? Avez-vous formulé des objectifs clairs et mesurables et obtenu du temps de travail pour travailler sur le projet afin d'atteindre ces objectifs ? Probablement pas. Ça vient de commencer. Et c'est exactement là que nous voulons commencer avec cet article.

Capturer les idées...

Fondamentalement, c'est formidable lorsque les employés proposent des idées pour l'entreprise. Ces initiatives propres sont positives et sont le signe que les gens pensent par eux-mêmes. Il est important qu'il existe des points de contact et des réceptacles où les idées peuvent être introduites exactement de la même manière que les initiatives stratégiques, afin que quelqu'un les saisisse, les évalue et les traite de manière ciblée. Cela ne signifie pas que ce bureau doit immédiatement commencer à mettre en œuvre ces idées. Au contraire, toutes les idées devraient s'écouler dans un entonnoir et être évaluées en fonction de divers aspects. Pour ce faire, les idées doivent d'abord être mises en forme afin de les rendre comparables dans une certaine mesure. L'idée doit être exprimée sous une forme simple. Quel est le but de cette idée ? Quel type de problème résout-il ? Quel objectif poursuit-il ? Combien ou quelles personnes devraient être d'accord ou participer ? Avons-nous besoin d'argent pour cela ? Ce n'est qu'en répondant à ces questions que l'idée prend un visage et peut être systématiquement traitée.

Bien sûr, il existe également des processus de génération d'idées qui sont spécifiquement conçus pour générer de nouvelles idées ou pour les "chatouiller" auprès des employés. Nous ne parlons pas de cela ici. Tout d'abord, il s'agit uniquement de capturer des idées existantes et de les faire progresser de manière ordonnée.

...et les transférer systématiquement au profil du projet (ou non).

Il y a des idées qui ne survivent pas longtemps, et encore moins qui se transforment en projet. Beaucoup d'idées se révèlent rapidement "irréalisables", "gonflables" ou "non finançables". Dans la première phase, après qu'une idée ait été saisie et systématiquement formulée, elle doit maintenant s'affirmer dans le groupe des autres idées. Lorsque le bon grain a été séparé de l'ivraie, il reste de nombreuses idées qui méritent d'être mises en œuvre. Alors pourquoi ne pas tout faire ? Réponse simple : pour des raisons de ressources. La mise en œuvre de toute idée a un coût, qu'il s'agisse des efforts à fournir, de l'argent à dépenser ou du temps nécessaire pour mener à bien la mise en œuvre. L'objectif de cette première phase du cycle de vie d'un projet (nous l'appelons déjà ainsi ici, mais ce n'en est pas encore un) est d'enregistrer systématiquement et uniformément les idées vraiment intéressantes, c'est-à-dire de les documenter au moyen d'un profil.

Dans cette phase (également appelée "phase de pétrissage"), une évaluation du potentiel est également nécessaire. Quelle est la vision du produit ? Quel avantage ou quelle valeur ajoutée la mise en œuvre de l'idée nous apporte-t-elle à nous et/ou au client ? Et quelle est la relation entre le bénéfice et les coûts de mise en œuvre et d'opportunité ? Comment l'idée s'inscrit-elle dans la stratégie de l'entreprise ? S'intègre-t-il bien dans une initiative stratégique, par exemple ? Ces questions doivent être abordées de manière systématique. Toutes les idées doivent être évaluées sur la base des mêmes questions et ainsi être classées. Cette étape de classification devrait être effectuée par un organisme institutionnalisé tel que le PMO. Cela crée les profils de projet qualifiés. Ils sont conservés dans un pool et servent de base à la sélection des futurs projets.

Il appartient maintenant à un PMO qualifié et au comité de portefeuille de projets, qui dispose d'un outil approprié, d'enregistrer les nouvelles idées de projet, de les comparer aux projets en cours, de dresser la liste des coûts et des ressources approximatifs et de créer des scénarios de mise en œuvre appropriés à l'aide de fonctions de simulation. Il est important de prendre une première décision rapide et qualifiée.

Les profils de projet sont donc des propositions de projet standardisées qui sont élaborées en missions de projet dans la phase d'initialisation. Cette phase est souvent appelée aussi l'avant-projet ou, comme déjà mentionné, la "phase de pétrissage". Elle implique des clarifications préliminaires plus précises afin de mieux estimer les chiffres clés de développement pertinents tels que la durée et les coûts du projet ainsi que les dépenses de personnel. Ou sous quelle forme l'idée devrait idéalement être mise en œuvre : Agile, hybride ou conventionnel ? Les détails d'une telle initialisation de projet dépasseraient le cadre de cet article.

Conclusion

Une idée est loin d'être un projet. Ce n'est qu'en enregistrant, formulant et classant systématiquement les idées que des profils de projets comparables les uns aux autres peuvent émerger. Les profils de projet ne sont rien d'autre que des propositions de projet et constituent la base des avant-projets. Compte tenu des ressources limitées disponibles, les projets qui correspondent le mieux aux objectifs stratégiques de l'entreprise doivent être développés en missions de projet.