Gestion des ressources | Gestion du changement

Affecter des ressources - mais de la bonne manière

Affecter correctement les ressources aux projets - c'est un art en soi. Qui pourrait se charger d'une tâche ? Qui a le temps ? Et aussi les compétences ou la formation requises ? Il faut souvent beaucoup de temps et d'efforts pour qu'une entreprise propose sans cesse les solutions que l'on espère les plus appropriées à ces problèmes quotidiens. Tout simplement parce que les informations sur l'état réel ne sont pas là en appuyant sur un bouton. Mais cela pourrait aussi être différent.

Que signifie réellement "appliquer une ressource à une tâche" ? Pour répondre à cette question, nous devons d'abord examiner ce qu'est exactement une tâche.

Qu'est-ce qu'une tâche ?

En gestion de projet, on ne parle généralement pas de tâches, mais plutôt de processus, de phases ou de tâches. Ces termes doivent être compris différemment selon l'entreprise et le secteur d'activité. Toutefois, d'un point de vue plus abstrait, il s'agit généralement de la même chose. Restons-en au terme généralisé de tâche. Une tâche est une activité qui produit un résultat défini, également appelé objet de livraison, à la fin. Par exemple, une tâche peut exiger l'élaboration d'un concept sur le fonctionnement exact d'un appareil de mesure. Ce concept doit être mis par écrit sous la forme d'un document, qui est alors le résultat défini.

En règle générale, nous attribuons également un budget de temps et de coûts à la tâche. Cela exprime notre attente que les employés travaillant sur cette tâche auront besoin d'environ ou au maximum de cette quantité de temps et d'argent pour atteindre le résultat. Par exemple, nous disons que le concept doit être développé en 500 heures de travail. En outre, nous fixons également une date limite à laquelle le résultat doit être livré. Par exemple, nous disons que le concept doit être là pour le 31 octobre au plus tard. Si nous ajoutons maintenant une date de début des travaux, nous avons une image complète de notre tâche :

  • Que faut-il faire ? Créez un concept pour le fonctionnement d'un appareil de mesure.
  • Quand cela doit-il être fait ? Les travaux peuvent commencer immédiatement et devraient être terminés au plus tard le 31 octobre (date limite).
  • Combien de temps pouvons-nous y consacrer ? Un maximum de 500 heures de travail.

Une telle tâche fait généralement partie d'un projet. Il s'agit d'un grand nombre de tâches individuelles, dont certaines peuvent être fortement dépendantes les unes des autres ; la tâche B dépend des résultats d'une autre tâche A, ce qui entraîne des conditions générales pour la tâche B en ce qui concerne sa date de début, etc. Afin d'avoir une vue d'ensemble de toute la complexité du projet, nous utilisons presque sans exception des diagrammes de Gantt et y dessinons des barres qui représentent nos tâches. Les tâches de plus haut niveau et à long terme sont appelées phases de projet, par exemple. Les tâches subordonnées qui appartiennent à une phase sont ensuite des lots de travaux ou des tâches individuelles. Cependant, ces termes sont utilisés différemment selon l'organisation, le manuel ou l'industrie. Pour les besoins de notre discussion, nous nous en tiendrons au terme abstrait de "tâche" tel que défini ci-dessus.

Pour exécuter une tâche, il faut disposer des bonnes ressources.....

Que manque-t-il encore dans notre tâche définie ci-dessus ? Bien sûr, la personne qui exécutera la tâche ! Sinon, cela reste une planification bien intentionnée. "Confions la tâche à quelqu'un qui a le temps de la faire", direz-vous peut-être. Mais nous savons tous que toutes les personnes disponibles dans le délai imparti ne conviennent pas à la tâche. En fonction de ce qui doit être fait exactement, un spécialiste est nécessaire, un architecte par exemple. Pour revenir à notre exemple : Dans ce cas, nous avons probablement besoin d'ingénieurs expérimentés en systèmes ou en électronique, capables de créer un concept pour un dispositif de mesure. Des personnes qui ont déjà fait quelque chose comme ça avant et qui ont la compréhension nécessaire de l'industrie et des exigences pour de tels dispositifs.

En d'autres termes, pour compléter la description de notre tâche, nous devons également définir les compétences nécessaires ou les exigences imposées aux ressources qui mettent en œuvre la tâche. Et ces exigences peuvent être couvertes par du personnel (un ingénieur ayant une certaine formation et expérience) ou par des infrastructures (par exemple un laboratoire ou une licence logicielle).

...et les ressources ont des capacités et des disponibilités (ou non)

Revenons à notre question initiale : que signifie appliquer une ressource à une tâche ? Grâce à notre réflexion, nous sommes maintenant mieux à même de répondre à la question. Nous savons plus concrètement ce dont nous avons besoin. Si nous connaissons la tâche, y compris les compétences requises, nous pouvons alors rechercher les ressources appropriées. Des ressources qui

  • sont disponibles dans la période définie et
  • ont les compétences requises.

Et si je dispose maintenant d'un outil qui résout cette tâche de recherche en appuyant sur un bouton, alors ma journée de chef de projet est sauvée.

L'allocation des ressources la plus simple avec PQFORCE

C'est exactement ce que PQFORCE peut faire. Une fois que nous avons créé la structure de répartition du travail pour un projet avec toutes ses tâches, alors avec PQFORCE nous pouvons tout simplement et littéralement, d'un clic de souris, faire apparaître à l'écran en un instant les bonnes ressources pour une tâche et visualiser leurs disponibilités. Il nous appartient ensuite, en tant que gestionnaires de projet, d'utiliser ces informations pour prendre les bonnes décisions et pour sélectionner et allouer les ressources. Ce n'est qu'un des nombreux avantages de PQFORCE. Contactez-nous et laissez-nous vous en montrer davantage.

À propos de l'auteur


Directeur général INTRASOFT AG

Daniel Hösli est directeur général et consultant principal chez INTRASOFT AG, dont la solution SaaS PQFORCE est la principale plateforme de gestion d'entreprise agile et orientée projet. Il est impliqué quotidiennement dans le développement de systèmes de gestion de projet depuis 15 ans dans une fonction de conseil et de gestion de projet - tant sur le plan organisationnel que technique - et dispose donc de l'expérience acquise au cours d'innombrables contacts et tâches dans une grande variété d'entreprises et à différents niveaux de gestion.

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