Si usted es un particular y quiere comprar programas informáticos hoy en día, tiene mucho donde elegir. Hay innumerables proveedores en Internet con diversos productos para todos los fines imaginables. Los productos de consumo, como las soluciones ofimáticas (Office365, Google Docs, etc.) o las apps para el smartphone, pueden descargarse y utilizarse cómodamente por un bajo coste de licencia. En muchos casos, esto se asocia a una suscripción, en la que se cobra mensualmente a su tarjeta de crédito y usted puede disfrutar siempre de la última versión del producto. Cada vez más, estas aplicaciones se ofrecen también de forma gratuita a los usuarios privados. Esto también se conoce como modelos freemium, en los que la solución estándar con una gama limitada de funciones es gratuita y la versión más sofisticada con funciones adicionales tiene un coste.

En los negocios la situación es diferente

¿Cuál es la diferencia en el caso de una empresa que quiere adquirir y utilizar una aplicación informática? "En lugar de un usuario, simplemente tengo unos cuantos cientos, así que simplemente adquiero el número correspondiente de licencias de usuario y espero recibir un descuento por volumen, ¿no? Pues bien, la situación descrita al principio no puede escalarse tan fácilmente y trasladarse a un contexto empresarial. Aquí estamos ante un caso casi fundamentalmente diferente. Veámoslo más de cerca con la ayuda de un ejemplo.

ABC Corporation (por tomar una empresa ficticia) tiene unos 500 empleados y produce dispositivos médicos. Decenas de desarrolladores, ingenieros, etc. trabajan en investigación y desarrollo en diversos proyectos. ABC Corporation ha gestionado anteriormente sus proyectos y recursos utilizando archivos de Excel y MS Project. Tras un análisis en profundidad, la nueva dirección ha llegado a la conclusión de que una aplicación adecuada para la planificación multiproyecto y de recursos aportará un enorme aumento de la eficacia y el valor añadido (véase nuestro artículo anterior). Supongamos que la decisión de un producto ya está tomada. Llamémoslo, no de forma totalmente desinteresada, PQFORCE. ¿Qué características tiene esta aplicación empresarial que ha convencido a los responsables de la toma de decisiones?

Las aplicaciones empresariales son sistemas multiusuario

Los puntos cruciales que distinguen la situación descrita en ABC Corporation de la del usuario privado pueden resumirse en un punto: Una aplicación empresarial como PQFORCE es compartida por muchas personas. Estamos hablando de una aplicación multiusuario. No se trata simplemente de una aplicación para un solo usuario que se utiliza por separado por varios usuarios (ejemplos de ello serían Excel o MS Project).

• Una aplicación multiusuario tiene la característica de que todos sus usuarios trabajan con una base de datos común. Es decir, todos los datos que se crean, leen y modifican a través de la aplicación están en el mismo "bote de datos" (base de datos) y son procesados por todos los usuarios juntos, a menudo simultáneamente desde diferentes dispositivos. Esto es fundamentalmente diferente de la situación en la que varios usuarios utilizan Excel para editar sus propios archivos y (en el mejor de los casos) los almacenan en un servidor de datos compartido, pero normalmente gestionan mucho fuera de línea en el dispositivo local. Esto se conoce como el infierno de Excel.
• Una aplicación empresarial como PQForce debe ser capaz de manejar múltiples roles de usuario. No todos los usuarios hacen lo mismo con la aplicación. Depende de su función, obligaciones y competencias en la empresa. Por lo tanto, el sistema debe dar al usuario las vistas y los derechos adecuados a los datos subyacentes. La facilidad de uso es un factor crucial.
• Por último, los datos de una aplicación empresarial son (por definición) críticos para el negocio. En términos algo simplificados, esto significa que la actividad de la empresa se verá significativamente comprometida si estos datos no están disponibles para el responsable de la toma de decisiones en el momento adecuado, o simplemente son erróneos. Por lo tanto, la aplicación debe garantizar que el bote de datos permanezca íntegro en todo momento: sin redundancia, sin incoherencias, sólo con cambios rastreables, etc. Además, los datos también deben estar a disposición del usuario en tiempo real , de modo que las consecuencias de los cambios realizados por un usuario sean inmediatamente visibles para todos los demás usuarios.

La introducción de la nueva aplicación requiere un replanteamiento dentro de la empresa

Podría haber sido una aplicación de misión crítica distinta de PQFORCE la que utilizamos para resaltar el problema aquí. Las afirmaciones anteriores de este artículo no cambiarían en lo esencial. De lo dicho se desprende que la introducción de una aplicación de este tipo va acompañada básicamente de un proyecto de cambio en la empresa. Los usuarios deben estar dispuestos a cambiar sus hábitos anteriores ("Siempre he archivado mi Excel de esta manera"). Los flujos de trabajo o incluso los procesos anteriores tienen que adaptarse a la nueva aplicación hasta cierto punto. La ganancia de eficiencia derivada de la introducción de una aplicación empresarial debe ser visible lo antes posible y no sólo dentro de unos años, cuando la elevada inversión se haya amortizado. Sin embargo, estos elevados gastos iniciales para las aplicaciones empresariales no tienen por qué serlo.

Esto es posible si la empresa opta por un producto estándar que puede suscribirse como software como servicio. Esto significa que no hay costes de inversión directos, sino como mucho esfuerzos de cambio internos. Y esa es precisamente la cuestión: los responsables de la toma de decisiones deben estar dispuestos a dejar de lado la idea de desarrollos de software individuales específicos para el cliente ("La aplicación debe funcionar exactamente como lo hemos hecho siempre" ). Esto puede dar lugar a un retorno de la inversión mucho más rápido. Por tanto, los usuarios tienen que hacerse amigos de la nueva herramienta estándar, desprenderse de los hábitos anteriores y acostumbrarse a nuevos procesos que también les abren posibilidades completamente nuevas. No hay que subestimar el factor de diversión.

En un próximo artículo, profundizaremos en cómo se puede abordar este cambio en la empresa de la forma más indolora posible e incluso con mucho brío y éxito visible a corto plazo. No se pierda la oportunidad.