"¡Excelente!", piensas mientras te conviertes en un profesional de Excel con el paso del tiempo, integrando fórmulas complicadas, estilos personalizados y quizás incluso datos externos con macros en varias hojas de cálculo. "Funciona, no se cuelga y hasta mis colegas lo usan". Por supuesto, eso es cierto hasta cierto punto. Han invertido horas laboriosas en vincular grandes cantidades de datos o en crear plantillas que finalmente faciliten a sus colegas la realización de cálculos complejos y el cálculo de cifras clave, teniendo en cuenta todos los marcos imaginables. Pero cuanto más se extienda esta herramienta de Excel en la empresa, mayores serán los riesgos. ¿Suena paradójico?

Estúpido: ¡he roto mi Excel!

Así es como empiezan los problemas: Muchos usuarios de su encantadora solución no son, por desgracia, profesionales de Excel como usted. Un clic erróneo, un error al escribir, te distraes y "Uy, ¿por qué estoy ahora en esta fórmula rara?". Tampoco todos los que trabajan con el documento de Excel que usted ha creado entienden o necesitan todo. Por lo tanto, puede ocurrir que las "columnas y filas inútiles" sean simplemente eliminadas. Y también se eliminan las molestas fórmulas ("¿Fórmulas? ¿Ah, esos divertidos caracteres?"). "No lo entiendo, así que deshazte de ellos". Puede que no sea tan malo, porque alguien tendrá un archivo original y "entonces seguro que siempre puedesvolver a copiar las cosas que faltan".

Su herramienta de Excel se vuelve viral, y con ella los errores

Sin embargo, sólo se vuelve especialmente arriesgado cuando un archivo en el que se han editado fórmulas y estructuras de columnas y filas (a menudo por error, pero a veces también deliberadamente) se reenvía y se utiliza como plantilla. Este efecto viral, normalmente positivo, tiene luego un efecto devastador, porque los destinatarios también trabajan con él, quizás cambian el archivo más allá, quieren "corregir" algo con buenas intenciones e incluyen una fórmula nueva, pero equivocada. Ni siquiera saben de dónde salió la fórmula original y cuál fue el razonamiento que la motivó. A más tardar en este punto, el archivo de Excel ha perdido su valor añadido y hace más daño que bien, sobre todo cuando las fórmulas erróneas también producen resultados erróneos. El empleado se adormece a sí mismo en una sensación de seguridad, porque después de todo está usando una plantilla de un profesional, que otros también usan y "estará bien"...

Los riesgos en el infierno de Excel son múltiples

Las anteriores son sólo algunas de las cosas que pueden fallar en Excel. Pero hay muchos más:

• Consolidar los cambios: Tal vez haya un "maestro", por ejemplo, un empleado de la PMO o un controlador, donde terminan todos los archivos editados y que es responsable de la consolidación. Se trata de un trabajo muy lento y tedioso para un humano, y existe un alto riesgo de que pase por alto un archivo de Excel, no coja la versión más reciente o transfiera manualmente los datos de forma incorrecta. Normalmente, una máquina podría hacerlo mejor.
• Falta de historización: El seguimiento de los cambios permite ver por archivo quién hizo las últimas mutaciones. Pero en todo el cuerpo de archivos de Excel, no hay historización y por lo tanto carece de auditabilidad en todo el conjunto de datos.
• No hay repositorio de código para las extensiones: Todo documento de Excel crece con el tiempo. Pero si varios usuarios tienen buenas ideas para las extensiones y quieren aplicarlas, nunca trabajarán en un estado común. Siempre habrá alguien "rezagado" y que posiblemente trabaje con una versión anticuada.
• Falta de usabilidad: Tan controlable como es Excel para los expertos, tan confuso es para el usuario inexperto de un formulario que ha depositado. Es casi imposible hacer que un documento extenso de Excel sea comprensible para los "usuarios simples". A menudo, las hojas de cálculo son simplemente desordenadas y antiestéticas. El usuario a veces ni siquiera sabe qué hacer, porque también faltan textos explicativos o sistemas de ayuda.
• Problemas debidos a las extensiones de contenido: No es raro que se añadan filas en medio de una tabla. Esto provoca un desplazamiento del contenido en las celdas de abajo. Y esto puede tener graves consecuencias. Si se almacenan fórmulas complicadas, que incluso se aplican a diferentes hojas de cálculo, es esencial comprobar si estas fórmulas siguen siendo correctas. Esta comprobación puede llevar mucho tiempo, pero se vuelve aún más lenta si se omite por ignorancia o por la volatilidad del "no pasará nada".
• No se comprueban los algoritmos y las fórmulas: Cuando se añada una nueva fórmula o se programe una macro, deberá ser revisada por otra persona. El principio de los cuatro ojos garantiza que no se cometa ningún error y que no se olvide nada.

El hecho es que muchos jefes de departamento y directores generales confían ciegamente en los creadores de las hojas de Excel y creen que la información que contienen también se ha calculado correctamente. A nivel de gestión, el riesgo se acentúa: las decisiones críticas para el negocio se toman sobre supuestos hechos de un zoo de diversas herramientas de Excel. Y nadie se da cuenta de que la base de datos, cuando ha llegado a la cúspide de la pirámide de decisión, es muy probable que contenga muchos errores.

Por cierto, la página web del European Spreadsheet Risks Interest Group documenta un gran número de casos del mundo empresarial en los que grandes empresas se han visto abocadas al infierno de Excel. Se perdieron millones de euros, dólares o francos porque los errores se colaron en los archivos de Excel y se multiplicaron al subir. Merece la pena tenerlo en cuenta.

Lo bueno es que si has identificado estos riesgos en tus documentos de Excel, vas por buen camino. Pero es aún mejor si tomas medidas contra ellos.

La salida del infierno de Excel

El objetivo de este artículo no es hacer malo a Excel. Al fin y al cabo, Excel no es malo de por sí. Todo lo contrario. Pero tiene que utilizarse para el propósito correcto. Por decirlo de una manera un poco más clara, Excel es una aplicación monopuesto basada en archivos. En cuanto varias personas trabajan con varios documentos, que sólo pueden editarse por partes, Excel es definitivamente la solución equivocada. Con las soluciones basadas en la nube, como Office 365 o Google Sheets, este problema se alivia un poco, pero la mayoría de los problemas mencionados siguen existiendo.

El escenario descrito anteriormente sigue siendo un hecho cotidiano en las empresas, donde muchos planes y cálculos se crean utilizando archivos de Excel. Si los archivos de Excel son o se vuelven defectuosos (lo que ocurre rápidamente), se producen una serie de cálculos incorrectos, y nadie se da cuenta, ¿cómo podría hacerlo? Las fórmulas y las dependencias de otros datos podrían almacenarse de forma que queden protegidas y no puedan editarse más. Y de tal manera que ni siquiera el empleado más experto en informática pueda "hackear" esta protección de escritura para "crear rápidamente un documento temporal y no tan importante". Porque entonces el camino vuelve a llevar al infierno. Así que esta no es realmente la solución, porque Excel es y sigue siendo en cualquier caso una solución basada en archivos, que fragmenta el stock de datos.

La salida del infierno de Excel está clara: sustituir todas las plantillas de planificación de Excel por una aplicación web basada en bases de datos, pero al mismo tiempo de muy fácil acceso y basada en funciones. "¿Qué? ¿Un software completo ahora mismo?" Para los que ahora están levantando la vista - quédense tranquilos... No estamos hablando de un software que tiene un conjunto de características como el propio Excel, sino de una solución que gestiona sus cálculos de forma controlada y asegura la integridad de su conjunto de datos. Un software que proporciona las vistas adecuadas a cada usuario, gestiona los datos de forma centralizada y proporciona las mismas respuestas a todos los usuarios. Una solución que le permite regular quién de sus empleados puede realizar los cambios pertinentes. Simplemente una aplicación que mejora sus procesos, se encarga de la gestión de los datos y le saca a usted y a su empresa del infierno de Excel.