En otro artículo escribimos sobre el infierno de Excel en la gestión de multiproyectos y recursos y destacamos los problemas y riesgos que surgen con él. En este artículo, examinamos los numerosos esfuerzos que surgen para mantener los datos de planificación y así minimizar estos riesgos.

¿Una situación típica?

Supongamos la siguiente situación inicial: Imaginamos una organización de línea, por ejemplo, una PYME con producción, montaje y procesamiento de pedidos o incluso un departamento interno de I+D de una gran empresa. Esta organización cuenta con 300 empleados. Entre ellos hay muchos ingenieros, diseñadores y algunos jefes de proyecto, pero también varios jefes de equipo y de departamento. Supongamos, además, que actualmente hay unos 50 proyectos en marcha en paralelo en esta organización. Muchos de estos proyectos son encargos de clientes que deben completarse rápidamente y con plazos de entrega ajustados en pocas semanas. Pero también hay algunos proyectos de desarrollo de mayor envergadura que suelen llevar más tiempo y cuyos objetivos también pueden cambiar con el tiempo, en función de los resultados provisionales. En definitiva, se trata de una mezcla bastante heterogénea de diferentes unidades organizativas, funciones y tipos de proyectos.

Supongamos además que todos estos proyectos son planificados por los gestores de proyectos de nuestra organización utilizando archivos individuales de MS Project. Contienen fases, hitos, pero también estimaciones de esfuerzo y costes, información a veces muy detallada. Un gestor de carteras trata de obtener una visión general de todos estos proyectos con una cartera de proyectos basada en Excel. Y la línea también utiliza muchos archivos de Excel para llevar el control de las tareas y asignaciones de los empleados. ¿Quién trabaja en qué proyectos y tareas y cuándo? ¿Quién está de vacaciones y cuándo? ¿Qué capacidades hemos utilizado o están aún disponibles en qué periodos de tiempo?

La planificación basada en Excel siempre se optimiza localmente

Según nuestra experiencia, la situación descrita no es atípica en el panorama de las PYME suizas. Sin embargo, las grandes empresas no trabajan de forma muy diferente en lo que respecta a la planificación de múltiples proyectos y recursos. A menudo, el pensamiento de silo prevalece allí: cada unidad o división del país cocina su propia sopa, tiene sus propios presupuestos, procesos y también herramientas. El resultado es que rápidamente surgen soluciones locales, a menudo basadas en Excel y MS Project (véase este artículo sobre el infierno de Excel). Cada departamento intenta organizarse de forma óptima. Y esto funciona muy bien a pequeña escala. Las personas se conocen entre sí, se ven con regularidad y, por tanto, también pueden manejarse muy bien con una tabla de datos local, que es mantenida por una persona y actualizada en reuniones semanales en el equipo.

Principios de toma de decisiones de gestión: ¿todo bien?

Por desgracia, un óptimo local no es un óptimo global. Si una organización, como hemos descrito anteriormente, se considerara como un todo y se optimizara la planificación de proyectos y recursos en toda la empresa, probablemente se obtendría un rendimiento significativamente mayor. El razonamiento es sencillo: piense en el tiempo que pasan sus empleados "dejando pasar" los datos de planificación optimizados localmente. No basta con enviar por correo electrónico su archivo Excel a su jefe una vez al mes. Su jefe recibe estos expedientes de varios jefes de equipo, y normalmente siempre tienen un aspecto diferente, están estructurados de forma distinta, no siempre están actualizados, etc.

Así que alguien tiene que consolidar estos datos, comprobar si falta algo, preguntar si las cifras actuales están en .... Por supuesto, por eso hay puestos de trabajo como el de controlador, PMO y como se llame. Trabajos enteros a tiempo completo que dedican su tiempo a consolidar datos repartidos en muchos archivos. Los resultados mensuales son informes de gestión en formato PowerPoint y PDF. Con ratios y sistemas de semáforos. Sobre esta base se toman las decisiones de gestión, se distribuyen los presupuestos, se aprueban o cancelan los proyectos, se calculan las ventas, etc. Pero, ¿son realmente correctas estas bases de decisión? Pero, ¿son correctos estos principios de decisión? ¿Y los ratios siguen estando actualizados cuando los tengo delante?

¿Cuál es su caso de negocio?

Estamos convencidos de que la gestión por Excel no es buena para las grandes empresas. Por supuesto, el cambio a sistemas de información multiusuario adecuados también supone una inversión. No principalmente en forma de grandes costes iniciales para el propio software. Más bien se requiere un replanteamiento en la mente de los empleados: hay que adaptar los procesos, aprender una nueva herramienta. La gente es un animal de costumbres, dicen. Esto es especialmente evidente en los proyectos de cambio de este tipo.

Por lo tanto, los factores de éxito de los cambios en la cultura de planificación no son sólo el apoyo de la dirección ("Lo queremos así, por eso todos lo hacen"), sino también la resistencia al cambio de los empleados. Una buena herramienta, es decir, intuitiva, de alto rendimiento y adaptada a los roles, puede contribuir en gran medida a que estos proyectos de cambio sean un éxito. En un próximo artículo del blog escribiremos más sobre este tema. Y gracias a las actuales soluciones en la nube, a las que es fácil suscribirse como software como servicio, los elevados costes de inversión ya no son un argumento para no salir del infierno de Excel.

Si está interesado en calcular un caso de negocio para su propia empresa y averiguar lo costosos que son sus procesos de planificación basados en Excel, estaremos encantados de ayudarle con las plantillas adecuadas. Póngase en contacto con nosotros.