En los tiempos en los que no existía el procesamiento de datos tal y como lo damos por sentado hoy en día, en aquellos tiempos el hombre todavía procesaba los datos él mismo, a mano. Ya no podemos imaginar esto desde la perspectiva actual. ¿Cómo podría haber sido eso? ¿Llevar la contabilidad de una empresa en papel, actualizarla periódicamente y obtener de ella indicadores clave de rendimiento para la dirección? Pero en pocas décadas, el mundo empresarial ha cambiado radicalmente en este sentido. Desde la contabilidad de gestión (que es de donde viene la palabra) hasta el procesamiento electrónico de datos con ordenadores. Y, por supuesto, esto no es, ni mucho menos, sólo en la gestión financiera. En todos los ámbitos en los que se procesan datos, los sistemas de software son indispensables y se encargan de una enorme cantidad de trabajo que antes hubiera sido imposible hacer a mano.

Automático: ¿qué significa eso realmente?

La mayoría de nosotros (y probablemente sobre todo el lector de este artículo) ya hemos crecido con los ordenadores y los sistemas de software. Hablamos con naturalidad de cosas que "funcionan automáticamente". Para nosotros, los nativos digitales, es obvio que, por ejemplo, los textos de los documentos de Word se cierran automáticamente al final de la línea (esto es casi banal) o que el beneficio anual de la cuenta de resultados se calcula automáticamente en función de los ingresos y los gastos. Usamos el término "automático " tan a la ligera que no siempre somos conscientes de que a veces hay lógicas y algoritmos complejos en los sistemas de software o detrás de los procesos, cuyos resultados sólo llegamos a ver.

Según el Duden, la palabra automática significa que se produce por sí misma. Además, también hay algunas definiciones que son análogas. La palabra proviene originalmente del término griego autómatos que significa algo así como pensar por uno mismo. Y en relación con el software, esto sigue encajando bastante bien hoy en día, especialmente cuando actualmente se habla cada vez más de inteligencia artificial (IA), que es casi un sinónimo del término automático . Al menos cuando se piensa en todo lo que se espera de él.

Si tenemos en cuenta cuál es el beneficio del software, es decir, aliviarnos a los humanos del procesamiento de datos, entonces la IA es en realidad la forma definitiva de software: la IA simplemente trata de automatizar el mayor procesamiento de datos posible. Con la IA, el ordenador empieza a "pensar" por nosotros (en el sentido original de la palabra). Por decirlo de forma algo abstracta: Le damos al sistema inteligente una entrada, y éste produce una salida útil con montones y montones de procesamiento de datos muy inteligentes. ¿Un ejemplo concreto? Estoy sentado en mi coche al final de la jornada laboral (esta es mi entrada), y mi smartphone (mi sistema inteligente) me muestra inmediatamente cuánto tiempo me llevará llegar a casa y si sería mejor tomar un desvío para evitar el atasco (esta es entonces la salida). En este ejemplo, ya no tengo que "teclear" la entrada; el sistema la obtiene automáticamente basándose en los datos de los sensores. "Ahora estoy conectado al coche y es la tarde de un día de trabajo, ergo mi dueño probablemente quiere conducir a casa, lo que suele hacer en esta situación".

Planificación automática en la gestión de recursos y proyectos

Dirijamos el debate hacia el tema de nuestro blog, la gestión de múltiples proyectos y recursos. ¿Qué puede automatizar aquí un sistema? Estamos convencidos de que puede automatizar muchas cosas, que es lo que ponemos en práctica con PQFORCE con cada nueva versión. La pregunta del título "¿Automáticamente? ¿O prefieres hacerlo manualmente?" sigue siendo válido. Al fin y al cabo, no todo lo que puede ser automatizado debe serlo. En ciertas situaciones es obvio para todo el mundo cuál debe ser el resultado de una entrada determinada, pero en otras situaciones esto dista mucho de ser así. Lo que es un "resultado lógico para estas entradas" para una persona no está "tan claro en absoluto" para otra.

Veamos un ejemplo sencillo de la práctica de la planificación de proyectos. Un director de proyecto ha programado una actividad (tarea) en su proyecto y le ha asignado recursos. Ahora pospone esta tarea (por la razón que sea) un mes en el futuro. ¿Qué ocurre con la utilización de los recursos asignados? "Lógicamente, también cambian por este mes". Creo que todo el mundo está de acuerdo en eso. La carga de trabajo viene dada por definición (algo simplificada) por el periodo de tiempo de la actividad y el presupuesto de tiempo asignado del recurso. Nadie tiene nada en contra de que el sistema actualice automáticamente la carga de trabajo, ni siquiera de que tenga que hacerlo.

Hagamos el ejemplo un poco más complicado. La operación 1 que se va a desplazar está conectada a otra operación 2 a través de una dependencia de extremo a extremo. Esto significa que la operación 2 no puede comenzar (este es el significado de la dependencia) hasta que la operación 1 haya sido completada. Si el final de la operación 1 se prolonga más allá de la fecha de inicio de la operación 2 debido al aplazamiento de la operación 1, ¿qué debe ocurrir? A primera vista, vuelve a estar claro: la operación 2 también debe trasladarse al futuro, "al fin y al cabo, para eso dibujé en la dependencia". Sin embargo, en un segundo momento se plantean dudas. Si todavía hay un margen de tiempo de 1 semana entre las dos operaciones, ¿en cuánto se desplaza la operación 2 hacia el futuro? ¿Un mes? ¿O sólo 3 semanas? Aquí ya no está tan claro. Depende de las preferencias del director del proyecto y de las restricciones que tenga que seguir. Uno quiere utilizar esos búferes exactamente para esos desplazamientos, el otro considera que el búfer es rígido e inmutable (por la razón que sea).

Y de repente los automatismos ya no son deseados

Llevemos el ejemplo un poco más lejos: ¿Qué pasa si la tarea 2 no pertenece a mi proyecto 1 sino a un proyecto 2 de otro gestor de proyectos? ¿Debería entonces activarse también el cambio automático? ¿Sé cuáles son las consecuencias del proyecto 2? ¿Y mi colega director de proyecto está contento de que su proyecto haya cambiado automáticamente sin su intervención? No lo creo.

De este ejemplo tan sencillo (porque la práctica en la gestión de varios proyectos es efectivamente mucho más compleja...) se desprende que las acciones automáticas del sistema no siempre tienen sentido para todos los usuarios. La línea en la que no se debe automatizar más podría dibujarse o definirse aproximadamente así: Si el espacio de soluciones de los posibles resultados de la automatización es pequeño (todos los encuestados consideran que "sólo hay un resultado significativo"), entonces se puede automatizar con seguridad. Sin embargo, en cuanto el espacio de soluciones se hace más grande y, sobre todo, cuando varios usuarios del sistema se ven afectados por los posibles resultados de la automatización (nuestros dos jefes de proyecto anteriores), hay que considerar cuidadosamente la automatización. No hay nada peor que cuando una acción del usuario (por ejemplo, un gestor de proyectos mueve una tarea al proyecto 1) modifica automáticamente datos en segundo plano que no veo inmediatamente y cuyas consecuencias sólo percibo más tarde (por ejemplo, el plan del proyecto 2 también ha cambiado, pero sólo lo descubrí mucho más tarde).

Uso conservador de los automatismos, pero con indicaciones suficientes en caso de incoherencias

Al desarrollar PQFORCE, somos extremadamente cuidadosos con los mecanismos que automatizamos. Los comentarios de nuestra base de usuarios y de los profesionales experimentados en el negocio de la planificación nos muestran muy claramente que los cambios de datos críticos no siempre deberían tener consecuencias automáticas, es decir, ajustes de datos. Nuestro principio aquí es: sigue siendo el usuario formado y experimentado (director de proyecto, etc.) el que tiene que tomar las decisiones críticas y realizar los ajustes adecuados en los datos del sistema (planes de proyecto, etc.). Sin embargo, el sistema debe señalar siempre al ser humano cuando se produzcan violaciones de la integridad como resultado de los cambios de datos. El ser humano puede entonces reaccionar con inteligencia humana, es decir, tomar y aplicar decisiones bien meditadas.

En un artículo posterior hablaremos de cómo la inteligencia artificial (IA) puede seguir siendo extremadamente útil en la gestión de múltiples proyectos y recursos. No se pierda la oportunidad.