¿Qué significa realmente "aplicar un recurso a una tarea"? Para responder a esta pregunta, primero debemos analizar qué es exactamente una tarea.

¿Qué es una tarea?

En la gestión de proyectos no se suele hablar de tareas, sino de procesos, fases o tareas. Estos términos deben entenderse de forma diferente según la empresa y el sector. Sin embargo, vistos de forma algo abstracta, suelen ser la misma cosa. Quedémonos con el término generalizado de tarea. Una tarea es una actividad que produce un resultado definido, también llamado objeto de entrega, al final. Por ejemplo, una tarea puede requerir que se desarrolle un concepto sobre cómo debe funcionar exactamente un dispositivo de medición. Este concepto debe plasmarse por escrito en forma de documento, que es el resultado definido.

Por regla general, también asignamos un presupuesto de tiempo y costes a la tarea. Esto expresa nuestra expectativa de que los empleados que trabajan en esta tarea necesitarán aproximadamente o como máximo esta cantidad de tiempo y dinero para lograr el resultado. Por ejemplo, decimos que el concepto debe desarrollarse en 500 horas de trabajo. Además, también fijamos un plazo para la entrega del resultado. Por ejemplo, decimos que el concepto debe estar ahí a más tardar el 31 de octubre. Si ahora añadimos una fecha de inicio en la que el trabajo debe comenzar, entonces tenemos básicamente una imagen completa de nuestra tarea:

• ¿Qué hay que hacer? Crear un concepto para el funcionamiento de un dispositivo de medición.
• ¿Cuándo hay que hacerlo? Los trabajos pueden empezar inmediatamente y deberían estar terminados como muy tarde el 31 de octubre (fecha límite).
• ¿Cuánto tiempo podemos dedicar a esto? Un máximo de 500 horas de trabajo.

Esta tarea suele formar parte de un proyecto. Se trata de un gran número de tareas individuales, algunas de las cuales pueden tener fuertes dependencias entre sí; la tarea B depende de los resultados de otra tarea A, lo que da lugar a condiciones generales para la tarea B en relación con su fecha de inicio, etc. Para tener una visión general de toda la complejidad del proyecto, utilizamos casi sin excepción los diagramas de Gantt y dibujamos en ellos barras que representan nuestras tareas. Las tareas de alto nivel y a largo plazo se denominan, por ejemplo, fases del proyecto. Las tareas subordinadas que pertenecen a una fase son entonces paquetes de trabajo o tareas individuales. Sin embargo, estos términos se utilizan de forma diferente según la organización, el libro de texto o la industria. A efectos de nuestra discusión, vamos a ceñirnos al término abstracto "tarea", tal y como se ha definido anteriormente.

Para ejecutar una tarea, necesita los recursos adecuados....

¿Qué falta todavía en nuestra tarea definida anteriormente? Por supuesto, la persona que ejecutará la tarea. Por lo demás, sigue siendo una planificación bien intencionada. "Asignemos la tarea a alguien que tenga tiempo para hacerlo", podría decir. Pero todos sabemos que no todos los que están disponibles en el plazo de la tarea se ajustan a ella. Dependiendo de lo que haya que hacer exactamente, se necesita un especialista, un arquitecto por ejemplo. Volviendo a nuestro ejemplo: Aquí probablemente necesitemos ingenieros de sistemas o de electrónica con experiencia que puedan crear un concepto para un dispositivo de medición. Personas que hayan hecho algo así antes y que tengan el conocimiento necesario del sector y de los requisitos de estos dispositivos.

En otras palabras, para completar la descripción de nuestra tarea, también debemos definir qué habilidades se necesitan o qué requisitos se exigen a los recursos que implementan la tarea. Y estos requisitos pueden cubrirse con personal (un ingeniero con cierta formación y experiencia) o con infraestructura (por ejemplo, un laboratorio o una licencia de software).

...y los recursos tienen capacidades y disponibilidades (o no)

Volvamos a nuestra pregunta inicial: ¿Qué significa aplicar un recurso a una tarea? Con nuestra reflexión, ahora estamos en mejores condiciones de responder a la pregunta. Sabemos más concretamente lo que necesitamos. Si conocemos la tarea, incluidas las competencias necesarias, podemos buscar los recursos adecuados para ella. Recursos que

• están disponibles en el periodo de tiempo definido y
• tienen los conocimientos necesarios.

Y si ahora tengo una herramienta que resuelve esta tarea de búsqueda con sólo pulsar un botón, mi día como gestor de proyectos está salvado.

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