9:00 Uhr morgens. Als Erstes möchten Sie den Status der Projekte prüfen, die Sie betreuen, und hoffen auf einen ruhigen Tag. Stattdessen erfahren Sie, dass die Ressource, auf die Sie für Projekt A gezählt haben, noch tief in Projekt B steckt – und Sie nicht benachrichtigt wurden. Den Rest des Morgens verbringen Sie mit Teams-Anrufen und spielen Tetris mit der Ressourcenverfügbarkeit – in der Hoffnung, dass die Deadline trotz aller Änderungen realistisch bleibt und abhängige Aufgaben auf dem kritischen Pfad automatisch angepasst werden.
Das kommt Ihnen vielleicht bekannt vor, wenn Sie Ressourcen über mehrere Projekte hinweg verwalten.
Keine Sorge: In den meisten Fällen liegt das Problem nicht bei Ihren Teammitgliedern.
Dieser Artikel beleuchtet die Hauptursachen für die Schwierigkeiten beim Verwalten von Team-Workloads über mehrere Projekte hinweg und zeigt Ihnen einige Ansätze, mit denen Sie diese Herausforderungen überwinden können.
Warum das Management mehrerer Projekte mit kleinen Teams so schwierig ist
Alle tragen zu viele Hüte
In grösseren Unternehmen sind die Rollen oft klar definiert: mehrere dedizierte Projektleiter, Ressourcenkoordinatoren und jedes Team mit einer eigenen Leitung. In einer kleinen Einheit hingegen ist dieselbe Person in der Regel verantwortlich für eine Vielzahl von Aufgaben, die normalerweise von mehreren Rollen übernommen werden.
Denken Sie mal darüber nach: Wie oft verbringen Sie den Morgen damit, Aufgaben zu debuggen, nur um den Nachmittag in einem Kundengespräch zu verbringen – obwohl der Plan eigentlich war, nur die Projekte zu managen und zu überwachen? Diese Rollenvielfalt macht den Workload unsichtbar, bis es zu spät ist. Es ist nicht einfach zu erkennen, dass Maria überlastet ist – bis sie Ihnen am Tag vor der Deadline mitteilt, dass sie diese nicht einhalten kann. Wenn Sie von dem Problem erfahren, ist der Projektzeitplan bereits aus dem Ruder gelaufen. Maria ist gestresst und unzufrieden.
Keine klare Priorisierung bei überlappenden Deadlines
Was passiert, wenn dieselbe Person am selben Tag an zwei verschiedenen Projekten arbeiten muss? Die Entscheidung, welches Projekt priorisiert werden soll, sollte immer auf Kritikalität und Einfluss des Projekts basieren, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden ihre Zeit für die Aufgaben verwenden, die den grössten Unterschied machen.
Stattdessen gewinnt in Unternehmen ohne ein klar definiertes und gemeinsam genutztes Priorisierungsrahmenwerk in der Regel derjenige mit der lautesten Stimme oder mit dem höheren Dienstalter.
Informationen sind zu weit verstreut
Wie viel Zeit verlieren Sie täglich damit, Informationen zu beschaffen, um Entscheidungen zu treffen? Zeitpläne stecken in Tabellen, Projektstatus in E-Mails und Aufgaben in Trello oder Teams-Meetings (Notizen nicht vergessen).
Können Sie sich in dieser Situation wiedererkennen?
Das liegt wahrscheinlich daran, dass Sie keinen vollständigen Überblick haben. Das ist nicht Ihre Schuld – anderen geht es genauso. Das eigentliche Problem ist: Wenn niemand den vollständigen Überblick hat, eskalieren kleine Probleme schnell, bevor es jemand bemerkt. Wie bereits erwähnt: Wenn das Problem sichtbar wird, stecken alle bereits in der Klemme.
Warum Excel für das Management mehrerer Projekte irgendwann nicht mehr funktioniert
Excel ist grossartig…
Microsoft Excel ist wirklich ein leistungsstarkes Tool – das weiss jeder. Sie sind sich dessen bewusst und arbeiten wahrscheinlich bereits routinemässig mit .xlsx-Dateien. Das loszulassen fällt schwer – aus zwei wesentlichen Gründen:
Flexibilität: Tabellenkalkulationen lassen sich für alles rund um ein einzelnes Projekt nutzen – von Zeitplan und Budget bis hin zu Spezifikationen und Ressourcenkapazität, insbesondere bei vorhersehbaren, linearen Zeitplänen und kleineren, stabilen Teams.
Vertrautheit: Excel ist der Standard in jedem Unternehmen, für das Sie je gearbeitet haben. Es war die Standard-Managementsoftware für Jahrzehnte – in Unternehmen aller Branchen und Grössen. Deshalb können Sie es bedienen. Aber die Zeiten haben sich geändert, und es fällt schwer zuzugeben, dass etwas, das Sie so gut kennen, nicht mehr so zuverlässig ist, wie Sie es sich wünschen würden.
… bis es versagt
Wenn Excel so effizient ist, warum denken Sie dann über eine Alternative nach?
Ganz einfach: Ihre Managementanforderungen übersteigen das, wofür Excel konzipiert wurde.
Hier stösst Excel an seine Grenzen:
Das Team wächst
Sobald das Team über wenige Personen hinauswächst, beginnen Tabellenkalkulationen zu versagen. Unterschiedliche Arbeitsweisen in derselben Datei sind bereits problematisch; kommt ein exponentieller Anstieg von Zeilen und Spalten sowie unterschiedliches Fachwissen hinzu, ist ein fehleranfälliges Dokument vorprogrammiert.
Projekte überschneiden sich
Ein erstes “Dashboard”-Tabellenblatt, dann eines für jedes weitere Projekt. Das funktioniert doch, oder? Bei wenigen aufeinanderfolgenden Projekten kann das stimmen.
Laufen mehrere Projekte gleichzeitig, führen solche Praktiken entweder zu einer fehlerhaften .xlsx-Datei oder dazu, dass Sie die Hälfte des Tages damit verbringen, zwischen Tabs zu wechseln, um die richtigen Details zu prüfen. Meistens trifft beides zu.
Sie brauchen schnelle Entscheidungen.
“Maria ist krank und fällt die ganze Woche aus. Wer kann sie in diesem Projekt ersetzen?” Sie schauen in die Tabelle und stellen fest, dass die Formel für die Ressourcenauslastung fehlerhaft ist. Die projektübergreifende Ressourcenkapazität ist damit ein Rätsel. Den Rest des Tages verbringen Sie damit, jemanden zu finden, der die Mehrarbeit übernimmt. Das klingt nicht sonderlich effizient.
Deadlines verschieben sich
Eine einzelne Änderung in Projekt A wirkt sich auf Projekte B und C aus. In Excel aktualisieren Sie das manuell – wenn Sie daran denken. Wenn nicht, arbeitet jemand mit veralteten Informationen, ohne es zu bemerken.
Fehlende Ablagestruktur
Sie benötigen Details, die Sie letztes Jahr in einer Projektdatei gespeichert haben. Wie hiess sie? Wo wurde sie abgelegt? Welche Projektmitglieder haben sie erhalten? Sie verlassen sich ausschliesslich auf Ihr Gedächtnis – dabei können Tabellenkalkulationen nicht helfen.
Vertrauen in die Tools
Wenn eine Tabellenkalkulation das Team einmal, zweimal und öfter im Stich lässt, beginnen die Mitarbeitenden, eigene Paralleldateien anzulegen. “Das gemeinsame Dokument ist nie aktuell” und “Ich mache meine eigene Datei und füge sie später zusammen” sind die stillen Killer Ihrer vermeintlichen Single Source of Truth.
Ressourcenplanung im Projekt – oft viel zu wenig konkret beachtet
Die gute Nachricht: Sie haben heute viel mehr Alternativen als noch vor einigen Jahrzehnten.
Das optimale System für das gleichzeitige Management mehrerer Projekte mit konkurrierenden Deadlines und begrenzten Ressourcen muss Transparenz und Sichtbarkeit, as well as Kontrolle und einfache Korrekturmöglichkeiten bieten. So funktioniert das in der Praxis.
Schritt 1 – Alle Projekte und ihren Ressourcenbedarf an einem Ort erfassen
Zunächst müssen Sie wissen, was jedes Projekt erfordert, um erfolgreich abgeschlossen zu werden. Diese Informationen müssen an einem einzigen Ort verfügbar sein. Ein separater Ordner, eine Datei oder ein Tabellenblatt pro Projekt bietet nicht die Transparenz, die Sie benötigen.
Sobald das erledigt ist, werden Sie feststellen, dass Konflikte nicht mehr am Freitagnachmittag auftauchen, sondern bereits am Montag der Vorwoche erkannt und mit kleinen Anpassungen verhindert werden.
Schritt 2 – Workload prüfen, bevor Sie zuweisen – nicht danach
Die meisten Probleme mit Doppelbuchungen sind Planungsprobleme. Aufgaben aus verschiedenen Projekten werden unabhängig vom Workload der Ressourcen und dem Einfluss der Projekte zugewiesen. Wenn jemand einen Konflikt bemerkt, ist es in der Regel zu spät zum Handeln.
Die Reihenfolge sollte umgekehrt werden. Es klingt selbstverständlich, die Verfügbarkeit vor der Zuweisung von Aufgaben zu prüfen – aber das gilt nur, wenn es Sekunden dauert. Wenn Sie 3 E-Mails schreiben und bis nächste Woche auf eine Antwort warten müssen, hören Sie einfach auf, den Workload der Ressourcen zu prüfen.
Schritt 3 – Einen wöchentlichen Rhythmus etablieren, um Probleme frühzeitig zu erkennen
Wir sind Gewohnheitstiere. Nutzen Sie diese Gewohnheiten zu Ihrem Vorteil. Die richtige 15-minütige Montagmorgen-Routine kann verändern, wie Sie die Woche angehen.
Richten Sie ein Dashboard ein: Prüfen Sie, wer mehr als 80 % Kapazität für die Woche hat, welche Aufgaben keinen klaren Verantwortlichen haben, welche Deadlines sich überschneiden und welche Projekte zuletzt nicht aktualisiert wurden. So erkennen Sie 90 % der Probleme bevor sie zu Notfällen werden.
Das Unvorhersehbare wird dennoch eintreten – aber Sie haben mehr Spielraum, um damit umzugehen.
Schritt 4 – Ein Tool verwenden, das das gesamte Team tatsächlich öffnet
“Wird mein Team diese neue Lösung ebenfalls annehmen?” Das ist eine der grössten Hürden für Excel-Nutzer.
Tools für das Workload-Management über mehrere Projekte hinweg sind für kleinere Teams oft überdimensioniert Sie bieten viele Funktionen, die weder notwendig noch anwendbar sind, und verlangen dafür viel Geld. Das Ergebnis: hohe Investitionen und geringe Akzeptanz aufgrund der Komplexität des Tools.
Genau hier macht das richtige Tool den Unterschied. PQFORCE Smart Edition wurde speziell für solche Situationen entwickelt: kleine Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig betreuen und nach Klarheit und Transparenz suchen, ohne dabei auf Komplexität oder hohe Investitionen zurückgreifen zu müssen.
Stellen Sie sich ein Gantt-Diagramm vor, das alle Projektzeitpläne und Workload-Balken anzeigt, die Kapazitäten der Mitarbeitenden im Zeitverlauf widerspiegeln. Alles in einer einzigen Ansicht, einfach einzurichten, mit Echtzeit-Updates.
So sieht gutes Workload-Management in der Praxis aus
Lassen Sie uns das konkret machen. Wie anders wäre ein Montagmorgen mit einem gut etablierten System für das Management mehrerer Projekte mit einem kleinen Team?
Sie müssen nur ein Tool öffnen. Sie können dann auf alle aktiven Projekte in einem einzigen Zeitplan zugreifen, Status und Blocker auf einen Blick beurteilen und bei Bedarf schnell das richtige Teammitglied kontaktieren.
Jetzt können Sie Ressourcen-Workloads einfach überblicken und sehen, dass sich Annas Aufgaben aus drei verschiedenen Projekten gegen Ende der Woche häufen.
Mit einer vollen Woche Vorlauf können Sie eine Aufgabe auf die folgende Woche verschieben oder ein anderes Teammitglied mit grösserer Kapazität bitten, Anna zu unterstützen.
Der entscheidende Unterschied liegt genau hier.
Was Sie brauchen, sind nicht weniger Projekte oder grössere Teams, sondern einen effizienteren Ansatz, der Ihnen schnell und frühzeitig vollständige Transparenz verschafft.
Fazit
Das System für das Management von Team-Workloads über mehrere gleichzeitig laufende Projekte ist unkompliziert.
Fassen wir es zusammen:
Ein einziger Ort für die Planung aller Projekte und Ressourcen.
Eine schnelle Überprüfung der Workloads bevor Aufgaben zugewiesen werden.
Ein kurzes Update am Montagmorgen, um Probleme für die Woche zu antizipieren.
Kleine Teams, die ein solches System einsetzen, können Blocker und Überbelegungen frühzeitig erkennen und mit genügend Spielraum bewältigen, um auch grössere Herausforderungen zu absorbieren.
Für den Einstieg sind keine komplexen Tools oder ein grosses Budget erforderlich.
PQFORCE Smart Edition, zum Beispiel, ist völlig kostenlos für bis zu 5 Projekte und 50 Ressourcen. Das ist mehr als genug, um dieses System vom ersten Tag an vollständig auszuprobieren.
