Brauchen kleine Projekte einen Projektmanager?

Bevor wir uns der Projektmanagement-Software zuwenden, hilft eine kurze Einführung, das Thema einzugrenzen. Ist ein Projektmanager auch für kleinere Projekte erforderlich?   

Das Management eines Projekts ruft bei den meisten Menschen das Bild grosser Anstrengungen hervor, mit aufwendigen Meetings und vielen involvierten Teams. Das ist jedoch nicht immer der Fall.   

Projekte werden auch in kleinem Rahmen durchgeführt, und das Hinzuziehen eines Projektmanagers erweist sich in der Regel als vorteilhaft. Gerade bei kleinen Projekten sind die Ressourcen oft begrenzt, und eine wirksame Koordination mit kontinuierlicher Kommunikation und präziser Aufgabendelegation ist für ein erfolgreiches Ergebnis unerlässlich.   

Ein Projektmanager nimmt in dieser Hinsicht eine entscheidende Position ein. Seine Rolle besteht nicht nur darin, die Teammitglieder zu beaufsichtigen, um sicherzustellen, dass jeder seine Aufgaben effektiv erfüllt, sondern auch darin, zu überwachen, dass die Aufgaben innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens, des zugewiesenen Aufwands- und Finanzbudgets und des korrekten Umfangs abgeschlossen werden. Folglich wird ein Projektmanager die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten jeder Größenordnung erheblich steigern. 

Brauchen Sie wirklich eine Projektmanagement-Software?

Man mag argumentieren, dass traditionelle Mittel wie insbesondere E-Mails, Tabellenkalkulationen oder sogar Stift und Papier für die Abwicklung kleiner Projekte ausreichend sind. Aber es ist wichtig, die Herausforderungen zu erkennen, die sich ohne die Unterstützung durch eine spezielle Software ergeben. Traditionelle Ansätze mögen zwar für die Bewältigung elementarer Aufgaben ausreichen, sind aber nicht immer zuverlässig und bieten oft nicht die spezifischen Funktionen, die eine spezielle Projektmanagement-Software bietet.  

Denken Sie an die optimale Verwaltung von Ressourcen innerhalb einer Organisation. Ohne die Unterstützung durch eine Projektmanagement-Software müssen sich die Teammitglieder gegenseitig Informationen zuspielen und verteilt geführte Tabellen manuell aktualisieren. Dies geschieht, um den Überblick zu behalten und die Arbeitsbelastung auszugleichen. Je weiter das Projekt voranschreitet und je mehr sich Aufgaben, Personen und sogar Anforderungen ändern, desto schwieriger wird es, genaue und aktuelle Informationen zu erhalten.   

Das Ergebnis ist ein erheblicher Aufwand und Zeitverlust bei dem Versuch, eine Über- oder Unterbelegung von Ressourcen zu vermeiden. Selbst wenn man davon ausgeht, dass bei den verschiedenen manuellen Aktualisierungen, die bei Tabellenkalkulationen wahrscheinlich häufig vorkommen, keine Fehler auftreten, scheint sich der Aufwand nicht zu lohnen.  

Eine Projektmanagement-Software hingegen kann das Projektmanagement eines jeden Unternehmens vereinfachen. Sie bildet eine zentrale Plattform für die Planung, Organisation und Verfolgung des Projektfortschritts. Wesentliche Funktionen wie Aufgabenzuweisung, Terminplanung und Fortschrittsüberwachung sorgen für Effizienz und Transparenz innerhalb des Teams. Darüber hinaus fördert die Möglichkeit, unabhängig von geografischen Einschränkungen in Echtzeit zusammenzuarbeiten, eine nahtlose Kommunikation und Teamarbeit und spart so viel Zeit, die für effektivere Aufgaben verwendet werden kann. 

Kostenoptimierung: Auswahl der besten Projektmanagement-Software für kleine Teams

Bei der Auswahl der besten Projektmanagement-Software für kleine Teams ist es wichtig, Budgetbeschränkungen und Skalierungsmöglichkeiten zu berücksichtigen. Indem man sich nur auf jene Funktionen konzentriert, die den Projektanforderungen entsprechen, stellt man sicher, dass die Investition in eine Projektmanagement-Software dem Team und dem Unternehmen maximalen Nutzen bringt. Dieser Ansatz ermöglicht es, die Kosten in der Anfangsphase zu minimieren, da Unternehmen, die kleine Projekte durchführen, in der Regel mit knapperen Budgets arbeiten.   

Bei der Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software sollte man ausserdem Tools den Vorzug geben, die eine Skalierung der Abonnements im Zuge des Unternehmenswachstums ermöglichen, da die Wahl einer Plattform, die ausschliesslich auf kleine Projekte spezialisiert ist, in Zukunft zu Einschränkungen führen kann.   

Ab dem Moment, ab welchem das Unternehmen wächst und komplexere Projekte durchgeführt werden wird, eine Plattform benötigt, die mehr und weitergehende Funktionen für das Projekt-, Ressourcen-, Projektportfolio- und Finanzmanagement bietet. Dies führt schließlich dazu, dass sich die Mitarbeitenden mit einer neuen Plattform vertraut machen und bei Null anfangen müssen, um sich mit ihr vertraut zu machen, was die Entwicklung des gesamten Unternehmens bremst. 

Daher ist es wichtig, zu Beginn in eine Software zu investieren, die auf die spezifischen Bedürfnisse und die Grösse des Teams zugeschnitten ist, welche die Flexibilität bietet, später auf erweiterte Funktionen aufzurüsten, wenn dies notwendig wird.  

Die PQFORCE Smart Edition wurde speziell für die Bedürfnisse und Anliegen kleiner Teams entwickelt, ohne dabei Funktionen zu vernachlässigen, die sich als nützlich erweisen, wenn das Unternehmen wächst. Sie ist für die ersten 5 Projekte und 50 Ressourcen völlig kostenlos und enthält die nützlichsten Funktionen für die Verwaltung kleiner Projekte. Darüber hinaus können zusätzliche Ressourcen und Projektplätze unabhängig voneinander erworben werden, so dass Sie nur für das bezahlen, was Sie wirklich brauchen. 

Einbindung von Gantt-Diagrammen, Arbeitsauslastung und Abwesenheiten sowie Kanban-Boards

Die Projektmanagement-Software PQFORCE bietet ihren Nutzern weit mehr als nur nützliche Grundfunktionen wie Gantt-Diagramme, Arbeitslast- und Abwesenheitsansichten sowie Kanban-Boards mit TODOs. Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, die Daten dieser Ansichten nahtlos miteinander zu verknüpfen, um jederzeit einen vollständigen Überblick über das Projekt zu behalten. Mit dem Gantt-Diagramm lassen sich beispielsweise Projektaufgaben, Abhängigkeiten und Meilensteine visualisieren, während die Ansicht "Arbeitsauslastung und Abwesenheiten" Aufschluss darüber gibt, wie sehr ein Mitarbeiter mit den ihm zugewiesenen Aufgaben ausgelastet oder überlastet ist.   

Die Kombination des Gantt-Diagramms mit der Ansicht "Auslastung" liefert dem Projektmanager jederzeit die notwendigen Informationen, um jede Ressource für die richtige Aktivität zu planen und dabei die Fristen einzuhalten, was die organisatorische Agilität, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit fördert.   

Durch die nahtlose Integration dieser Ansichten erhalten die Teams ein ganzheitliches Bild des Projektfortschritts, der Ressourcenzuweisung und des Aufgabenmanagements.

Ja, eine Projektmanagement-Software kann auch in kleinen Projekten eingesetzt werden

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz von Projektmanagement-Software in kleinen Projekten verschiedene Vorteile bietet, wie z. B. verbesserte Zusammenarbeit, erhöhte Transparenz und verbesserte Produktivität, und dass die langfristigen Vorteile die anfänglichen Einstiegsaufwände bei weitem überwiegen.

Durch den Einsatz von Projektmanagement-Software können auch kleine Projektteams ihre Effizienz optimieren und rasch positive Projektergebnisse sicherstellen   

Darüber hinaus ist es wichtig, eine skalierbare Plattform zu wählen, die sowohl in Bezug auf das Budget als auch auf die Funktionen mit Ihren Anforderungen wachsen kann. Auch wenn der Schwerpunkt des Unternehmens hauptsächlich auf kleinen Projekten liegt, lohnt es sich, so schnell wie möglich bewährte Praktiken und systematische Methoden mit Hilfe einer Plattform zu implementieren. Abgesehen von den unmittelbaren Vorteilen, die selbst bei kleinen Projekten erzielt werden können, wird die Beseitigung schlechter Gewohnheiten und die Einführung effizienter, toolgestützter Abläufe definitiv zu dauerhaften Geld- und Zeiteinsparungen führen.   

In einem zunehmend wettbewerbsintensiven Umfeld ist die Fähigkeit, die richtige Technologie in vollem Umfang zu nutzen, der Schlüssel, um der Konkurrenz voraus zu sein.