Es war einmal eine Idee...

Ja, wie beginnt eigentlich ein Projekt? Oft startet es, indem jemand im Team einen Vorschlag einbringt, was in der Organisation besser gemacht werden könnte. Einfach so, vielleicht nicht einmal in einem Meeting, sondern ganz banal in einer Kaffeepause. Und plötzlich springt der eine oder die andere auf, und aus einer spontanen Idee wird ein Momentum. Jemand geht zum Chef und trägt die Idee weiter. Manchmal beginnen einzelne auch schon mal mit Vorarbeiten, skizzieren Lösungsvorschläge, fragen andere nach deren Meinung, und, und, und… Und plötzliche ist so was wie ein Projekt am Laufen, aber niemand nennt es so und offiziell ist es schon gar nicht. Aber gut wäre die Idee ja eigentlich, und viel Drive wäre auch vorhanden. Aber was fehlt denn?

Was eine Idee zum Projekt macht

Wir sollten uns vielleicht die Frage stellen: Was ist überhaupt ein Projekt? In vielen Organisationen ist das, was vermeintlich klar ist, eben doch nicht so klar. Natürlich haben wohl alle eine Vorstellung davon, was man unter Projekt versteht. Was aber fehlt, ist eine klare Definition in der Organisation, was “wir bei uns hier in der Unternehmung drin” als Projekt verstehen, knackige Kriterien, die ein Projekt erfüllen muss, um eben als Projekt zu gelten. Eine Definition im engeren Sinne halt - nicht so lose wie vielleicht in einem Erklärungswörterbuch. Vielmehr, was in einem Projektmanagement-Fachbuch beschrieben wird. Da würde dann z.B. stehen, dass ein Projekt Ziele haben sollte und von einem Auftraggeber freizugeben ist. Und wie war das nun mit der obigen Idee? Hat man da klare, messbare Ziele formuliert und Arbeitszeit dafür bekommen, am Projekt zu arbeiten, um diese Ziele zu erreichen? Wohl nicht. Es begann einfach mal. Und genau hier möchten wir mit diesem Artikel einhaken.

Ideen einfangen...

Grundsätzlich ist es ja toll, wenn die Mitarbeitenden in der Firma Ideen einbringen. Diese Eigeninitiativen sind positiv und ein Zeichen, dass die Leute mitdenken. Wichtig ist, dass dafür Anlaufstellen und Auffanggefässe da sind, wo man Ideen genau gleich wie die strategischen Initiativen einspeisen kann, damit sie jemand auffängt und gezielt beurteilt und weiterbearbeitet. Damit ist nicht gemeint, dass diese Stelle gleich die Ideen umzusetzen beginnt. Vielmehr sollen alle Ideen in einen Trichter einfliessen und nach verschiedenen Gesichtspunkten beurteilt werden. Dafür sind die Ideen zuerst einmal in eine Form zu bringen, um sie zu einem gewissen Grad vergleichbar zu machen. Die Idee soll in ein einfaches Formular gegossen werden. Was bezweckt man mit der Idee? Was für ein Problem löst sie? Was für ein Ziel wird damit verfolgt? Wieviele oder welche Leute müssten dafür einverstanden sein oder mitwirken? Benötigen wir Geld dafür? Nur wenn solche Fragen beantwortet sind, erhält die Idee ein Gesicht und kann systematisch weiterverarbeitet werden.

Es gibt natürlich auch Ideen-Generierungsprozesse, mit denen gezielt neue Ideen hervorgebracht oder aus den Mitarbeitenden “herausgekitzelt” werden sollen. Davon sprechen wir hier gar nicht. Es geht hier zuerst einmal nur darum, vorhandene Ideen einzufangen und geordnet weiterzutreiben.

...und systematisch zum Vorhabenssteckbrief überführen (oder auch nicht)

Es gibt Ideen, die nicht lange überleben, geschweige denn, es zum Projekt schaffen. Viele Ideen entpuppen sich rasch einmal als “nicht umsetzbar”, “heisse Luft” oder “nicht finanzierbar”. In der ersten Phase, nachdem eine Idee eingefangen und systematisch formuliert wurde, muss sie sich nun in der Gruppe anderer Ideen behaupten. Wenn sich die Spreu vom Weizen getrennt hat, verbleiben viele Ideen, die grundsätzlich lohnenswert wären, umgesetzt zu werden. Weshalb machen wir denn nicht einfach alles? Einfache Antwort: Aus Ressourcengründen. Die Umsetzung jeder Idee kostet - sei es Aufwand, der zu leisten ist, Geld, das auszugeben ist oder die Zeit, bis die Umsetzung abgeschlossen ist. Zweck dieser ersten Phase im Lebenszyklus eines Projekts (wir nennen es hier bereits so, aber eigentlich ist es ja noch gar keins) ist es, die wirklich interessanten Ideen systematisch und einheitlich zu erfassen, d.h. mittels Steckbrief zu dokumentieren.

In dieser Phase (auch “Knetphase” genannt) ist auch eine Bewertung des Potenzials gefragt. Was ist die Produktvision? Welchen Nutzen oder Mehrwert bringt uns und/oder dem Kunden die Umsetzung der Idee? Und in welchem Verhältnis steht der Nutzen zu den Umsetzungs- und Opportunitätskosten? Wie steht die Idee zur Unternehmensstrategie? Deckt sie sich z.B. gut mit einer strategischen Initiative? Solche Fragen sind systematisch anzugehen. Alle Ideen sind anhand derselben Fragestellungen zu bewerten und damit zu klassifizieren. Dieser Schritt der Klassifizierung ist durch eine institutionalisierte Stelle wie z.B. das PMO zu machen. Dadurch entstehen die qualifizierten Vorhabenssteckbriefe. Sie werden in einem Pool gepflegt und bilden die Basis für die Auswahl der zukünftigen Projekte.

Es liegt nun an einem qualifizierten PMO und dem Projektportfolio-Gremium, welches über ein geeignetes Tool verfügt, die neuen Projektideen aufzunehmen, diese den laufenden Projekte gegenüberzustellen, die groben Kosten und Ressourcen aufzuführen und mit Hilfe von Simulationsfunktionen entsprechende Umsetzungsszenarien zu erstellen. Es gilt, eine schnelle und qualifizierte Erst-Entscheidung herbei zu führen.

Vorhabenssteckbriefe sind somit standardisierte Projektanträge, welche in der Initialisierungsphase zu Projektaufträgen ausgearbeitet werden. Diese Phase wird oft auch Vorprojekt oder wie bereits erwähnt “Knetphase” genannt. Es geht dabei um genauere Vorabklärungen, um die relevanten Abwicklungskennzahlen wie Projektdauer und -kosten sowie Personalaufwand besser abzuschätzen. Oder in welcher Form die Idee idealerweise umgesetzt werden soll: Agil, hybrid oder konventionell? Die Details einer solchen Projektinitialisierung würden hier aber den Rahmen sprengen, den wir uns für diesen Artikel gegeben haben.

Fazit

Eine Idee ist noch lange kein Projekt. Erst durch systematisches Erfassen, Formulieren und Klassifizieren von Ideen entstehen Vorhabenssteckbriefe, die gegeneinander vergleichbar sind. Vorhabenssteckbriefe sind nichts anderes als Projektanträge und bilden die Basis für die Vorprojekte. In Anbetracht der begrenzt vorhandenen Ressourcen sind jene Vorhaben zu Projektaufträgen auszuarbeiten, welche am besten zu den strategischen Zielen der Unternehmung passen.