Was sagt Wikipedia dazu? Zitat: Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gesteuerten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Vorgaben bezüglich Zeit, Ressourcen (zum Beispiel Finanzierung bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal und Betriebsmittel) und Qualität ein Ziel zu erreichen. In einem anderer Artikel steht, dass Planung die gedankliche Vorwegnahme zukünftigen Handelns durch Abwägen verschiedener Handlungsalternativen und Entscheidungen für den günstigsten Weg ist.

Da haben wir's: Mit einem Projektplan soll also ein Ziel erreicht werden. Und dies unter Berücksichtigung von Vorgaben wie Zeit und Ressourcen. Der letzte Punkt ist essenziell. Wenn wir für die Erreichung eines Ziels keine Vorgaben haben, dann braucht es wohl auch keinen Plan. Einen Plan brauchen wir dann, wenn wir die beschränkt vorhandenen Mittel dazu einsetzen wollen, um ein Ziel möglichst bald oder zumindest in nützlicher Frist zu erreichen. Der Plan gibt uns also vor, wie wir vorgehen wollen, um das Ziel zu erreichen und dabei die gegebenen Rahmenbedingungen einzuhalten. Ein Mathematiker würde hier wohl von einem Optimierungsproblem sprechen: "Gegeben sei ein Ziel und gewisse Ressourcen. Wie kann ich das Ziel möglichst schnell damit erreichen?"

Praxis ist komplexer als Theorie...

Nun ist es in Tat und Wahrheit natürlich viel komplizierter. Das Projektziel ist nicht einfach "eine Baumhütte zu bauen". Und die zur Verfügung stehenden Ressourcen sind nicht einfach "ein paar Kinder, die bis zur Zielerreichung mitarbeiten und dann noch ein 100-Franken-Schein für etwas Baumaterial, Hammer und Nägel." Viele Projekte im Alltag von Unternehmungen sind um Dimensionen komplexer. Ressourcen sind Personen mit Arbeitszeitmodellen, Abwesenheiten und Fähigkeiten. Material muss evaluiert, bestellt und geprüft werden. Geld wird budgetiert und über Freigabeprozesse beantragt. Und die Ziele sind oftmals umfangreiche Anforderungslisten, die sich mit der Zeit immer wieder verändern können – im besten Fall kontrolliert über ein Change Management, oder dann auch mal spontan und unkontrolliert...

...und Ziele sind nicht gleich Ziele!

Betrachten wir die Projektziele etwas genauer. Projektziele können auf einer abstrakten Ebene in zwei Kategorien eingeteilt werden (und es lohnt sich übrigens, dies in jedem Projekt spätestens in der Initialisierung zu tun):

• Wirkungsziele: Was soll mit dem Projekt letztlich erreicht werden? Was soll am Ende als Ergebnis bzw. Lieferobjekt erarbeitet worden sein?
• Abwicklungsziele: Wie sollen die Wirkungsziele erreicht werden? Welche Rahmenbedingungen sind bei der Projektabwicklung zu berücksichtigen?

Bei den Abwicklungszielen geht es also nicht um den Endzustand (Ergebnis) sondern um den Weg dahin. Und genau diese Art von Zielen, die Abwicklungsziele, bringen uns dazu, einen Projektplan zu erstellen. Insbesondere sind es die zeitlichen Vorgaben ("Das Projekt muss bis Ende des Jahres abgeschlossen sein.") sowie die beschränkt verfügbaren Ressourcen ("Es stehen 3 Leute aus der Abteilung X zu je 20% sowie ein Budget von CHF 450'000 zur Verfügung"), die uns veranlassen, einen Plan aufzustellen, welcher den bestmöglichen Weg zum Ergebnis beschreibt – unter Berücksichtigung der verfügbaren Einsatzmittel.

Was ist die beste Planungsmethodik?

Der Projektplan ist ein Vorgehensmodell, welches alle Rahmenbedingungen berücksichtigt. Die Meilensteine stellen Zwischenziele und Endtermine dar, zu denen jeweils Ergebnisse vorliegen. Welche Planungsmethodik eingesetzt wird, ist eine Frage der definierten Projektmanagementprinzipien und der Unternehmenskultur. Dies kann eine Planung mit Projektstrukturplan (WBS) und Gantt sein, oder auch Netzplantechnik, Goal-Directed Project Management (GDPM), aber auch Scrum oder Extreme Programming. Hier muss sich eine Organisation Gedanken machen, welche Methodik am besten zu den Gegebenheiten der Firma passt. Folgende Punkte sollten dabei berücksichtigt werden (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

• Wie dynamisch ändern sich die Rahmenbedingungen (ev. auch die Wirkungsziele!) in einem Projekt?
• Wie stark sind unsere Projekte voneinander abhängig?
• Wie wichtig ist die Termineinhaltung im Projekt?
• Was sind die Ansprüche der Stakeholders wie insbesondere des Auftraggebers oder des Kunden?

Aufgrund solcher Fragen muss eine Organisation die für sie bestmögliche Planungsmethodik finden. Dies muss sich oft auch durch Trial-and-Error Phasen ergeben. Man kommt häufig erst nach Anwendung einer Methodik in mehreren Projekten zum Schluss, ob diese geeignet ist oder nicht. Erfahrungswerte sind hier in der Regel viel wichtiger als eine Methodenevaluation basierend auf theoretischen Entscheidungskritierien. Die eingesetzte Methodik ergibt sich im Verlaufe der Zeit und nach Erfahrung aus diversen Projekten erst. Und manchmal ist es auch nicht genau die Planungsmethodik XY nach Lehrbuch, sondern vielmehr eine davon für die eigenen Bedürfnisse abgewandelte Form. Und das ist auch gut so.

Ich möchte mit diesem Artikel nicht in Frage stellen, ob es eine Projektplanung überhaupt braucht. Jeder vernünftige Mensch (also auch Projektleitende) plant ein komplexes Vorhaben und geht nicht einfach mal planlos an eine Sache heran. Ich möchte vielmehr wieder einmal das Bewusstsein dafür schaffen, wofür so ein Projektplan gut ist. Dazu nämlich, sich Gedanken zu machen, wie wir vorgehen wollen, um gewisse Wirkungsziele unter Berücksichtigung der Abwicklungsziele zu erreichen. Und diese Gedanken muss man sich laufend wieder machen während der Projektabwicklung. Denn die Dinge ändern sich laufend, manchmal auch die Ziele!