Projekt-Management | Methodik | Webinar

10. August 2022 | Webinar #2:
Ressourcen auf Projekte allozieren

Praxisnah und auf konkrete Anwendungsfällen ausgerichtet gehen wir in dieser Serie von PQFORCE-Ausbildungsevents auf Themen rund um Projekt- und Ressourcenmanagement ein. In diesem Webinar #2 zeigen wir auf, wie Ressourcen in Projekten auf Tasks alloziert werden können. Welche Arten von Allokationen gibt es? Wie stellt sich eine Allokation im Auslastungsdiagramm dar? Was passiert bei einer zeitlichen Verschiebung oder Verlängerung des Tasks? Auch zeigen wir das Zusammenspiel zwischen den Projektleitenden als Bedarfsstellern und den Ressourcenmanagern als Bereitstellern von Ressourcen. Dieser Blog-Artikel führt in die verschiedenen Begriffe ein, die in dieser Thematik eine wichtige Rolle spielen und am Webinar verwendet werden.

In Webinar #2 geht es um das Zusammenspiel zwischen Projekten und Ressourcen. Es geht um die Interaktion zwischen dem Modul PPM und den verschiedenen Ressourcenmodulen wie insbesondere dem Modul HRM mit den Personalressourcen. Diese Wechselwirkung zwischen Projekten und Ressourcen ist eine Schlüsselkomponente von PQFORCE. Ein Projekt mittels Projektstrukturplan in seine Phasen, Vorgänge und Arbeitspakete (in PQFORCE kurz Tasks genannt) zu strukturieren und auf der Zeitachse auszulegen, ist nur die halbe Miete. Wenn die für die Ausführung der Tasks notwendigen Ressourcen nicht zur Verfügung stehen, bleibt es beim Plan. Die Ressourcen sind die ausführenden oder einzusetzenden Elemente, seien es Personen wie Ingenieure, Konstrukteure, Business Analysten etc., oder auch Maschinen oder Räume, welche in den Tasks einzusetzen sind.

Damit die Ressourcen auf den Tasks zugewiesen und somit eingeplant werden können, sind verschiedene Voraussetzungen zu erfüllen. Die geeigneten Ressourcen sind erst einmal zu finden. Dies kann über die benötigten Eigenschaften (Skills) geschehen. Aber auch die Verfügbarkeit der Ressource im entsprechenden Zeitraum zwischen Start- und Enddatum des Tasks ist zu gewährleisten. Gerade die Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen hat einen massgeblichen Einfluss auf die zeitliche Abwicklung des Projekts. Stehen für einen Tasks die dafür benötigten Ressourcen nicht oder nicht in genügendem Umfang zur Verfügung, muss der Tasks zeitlich nach hinten verschoben werden, und mit ihm ev. eine ganze Kette von abhängigen Folgetasks. In jeder Organisation gibt es typischerweise Schlüsselressourcen, welche nur knapp vorhanden sind, jedoch in vielen Projekten zum Einsatz kommen. Gerade diese Ressourcen stellen Engpässe über die Projekte hinweg dar und führen indirekt zu Abhängigkeiten zwischen den Projekten.

Die effektive Allokation einer Ressource auf einen Tasks ist oft eine Interaktion zwischen dem Projektleiter bzw. der Projektleiterin einerseits sowie dem oder der Vorgesetzten der Ressource. Der Projektleiter sucht und beantragt eine Ressource einer Organisationseinheit, die Leiterin der Einheit prüft den Antrag und weist eine konkrete Person zu. Die eigentliche Allokation der Ressource kann dabei verschiedene Formen haben. Wir unterscheiden zwischen absoluten Aufwänden, die von der Ressource z.B. in Form einer fixen Anzahl Stunden zu leisten sind, sowie relativen Aufwänden, welche sich auf die Verfügbarkeit der Ressource beziehen, z.B. 20% davon beanspruchen. Somit sprechen wir im erstem Fall von effort-driven Tasks und in letzterem Fall von time-driven Tasks. Diese zwei Arten von Tasks zeigen ein unterschiedliches Verhalten, wenn sich ein Task verlängert oder verkürzt.

Ein weiterer Aspekt ist der Projektstatus, welcher einen Einfluss auf die Darstellung einer Allokation haben kann. Eine Allokation auf ein Projekt, welches sich erst in der Initialisierung oder einer Offertstellung befindet, wird von PQFORCE anders behandelt als eine, welche zu einem laufenden Projekt gehört. Die Auslastung einer Ressource setzt sich also aus verschiedenen, sich überlagernden Tasks zusammen, welche aus Projekten in unterschiedlichen Zuständen stammen. Gerade für Zwecke der Simulation von Projektverschiebungen ist diese unterschiedliche Behandlung von Projekten – je nach Zustand – wesentlich.

Dieses Webinar geht auf alle diese verschiedenen Begriffe ein und zeigt auf, wie diese in PQFORCE verwendet und angewendet werden.

Über den Autor


Managing Director INTRASOFT AG

Dr. Daniel Hösli ist Managing Director und Lead Consultant bei der INTRASOFT AG, deren SaaS-Lösung PQFORCE die führende Plattform für agile, projekt-orientierte Unternehmensführung ist. Er ist seit 15 Jahren täglich mit dem Aufbau von Projektmanagementsystemen in beratender und projektleitender Funktion tätig - organisatorisch wie technisch - und hat so die Erfahrung aus unzähligen Kontakten und Aufgabenstellungen aus den unterschiedlichsten Unternehmungen und verschiedenen Managementebenen.

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