Projekt-Management | Releases

R4.09.0: Neue Funktionen für Task Controlling - und noch ein paar Dinge mehr

Der neue PQFORCE Release 4.09.0 steht vor der Tür, und mit ihm eine Reihe neuer Funktionen für noch besseres Projektmanagement. Dieses Mal geht es um das Überwachen des Task-Fortschritts und dessen Neubeurteilung. Der neue Release wartet aber auch mit einem völlig überarbeiteten Kanban Board auf. Und der eigentlich Java-basierte PQFORCE Server versteht nun auch JavaScript. Der Release 4.09.0 wird am 15. Juli 2022 ausgerollt. In diesem Artikel machen wir bereits eine Vorschau auf die Neuerungen.

Wie ist die Burn-down Rate? Und wie steht es eigentlich um den Earned Value?

Bis heute kann mit PQFORCE der Fortschritt eines Tasks in Prozenten festgehalten werden – entweder manuell durch Eingabe einer Prozentzahl oder automatisch, wobei das System dann die verstrichene Zeit seit Startdatum des Tasks als Grundlage nimmt. Diesen Fortschritt bezeichnen wir auch als Earned Value. Er bestimmt, wie weit das mit dem Task zu erarbeitende Lieferobjekt bereits erstellt worden ist. Der Ausstand eines Lieferobjekts, also 100% minus Fortschritt, wird dann zur Berechnung der ausstehenden Arbeit auf dem Task verwendet. Dies in der Annahme, dass der Planwert (also der allozierte Aufwand) den Resssourcen ausreicht, um das ganze Lieferobjekt noch fertigzustellen. Was bisher fehlt: Die auf dem Task effektiv verrichtete und rapportierte Arbeit (d.h. die Burn-down Rate) wird vom System nicht in die Rechnung einbezogen.

Dies wird nun anders. Neu ermöglicht PQFORCE 4.09 nämlich, die erfasste Ist-Zeit mit zu berücksichtigen. Im neuen Task-Sidepanel "Fortschritt" kann jederzeit ein Task-Controlling vorgenommen werden. Folgende Aufwandgrössen werden zueinander in Bezug gesetzt:

  • Budget (typischerweise vom Auftraggeber vorgegeben)
  • Grobplanung (projekt-intern abgeschätzt, aber noch ohne Allokationen auf Ressourcen)
  • Allokation (an Ressourcen zugewiesener Aufwand, d.h. die Summe aller Allokationen auf einzelnen Ressourcen)
  • Ist-Aufwand (wobei ein Teil davon provisorischer Aufwand sein kann, siehe weiter unten für mehr Infos dazu)
  • Prognose für den ganzen Task (geleisteter Aufwand plus Restaufwand)
Neues Task-Sidepanel Fortschritt: Dunkelgrün = rapportierter Aufwand, hellgrün = provisorischer Aufwand

Der Restaufwand kann jederzeit neu abgeschätzt und auf dem Task erfasst werden. Daraus abgeleitet ergibt sich der Fortschritt als Verhältnis von Ist zu Prognose. Umgekehrt kann auch der Fortschritt erfasst werden, sodass sich der Restaufwand daraus ergibt. So kann die für den Tasks verantwortliche Person jederzeit den Arbeitsstand erfassen – entweder durch Eingabe des Fortschritts (Earned Value) oder des noch verbleibenden Restaufwands. Das System gibt auch die Burn-down Rate aus, sowohl in Bezug zum budgetierten Aufwand als auch in Bezug zur Allokation.

Für weitere Details zu diesen neuen Funktionen verweisen wir auf Tutorials, die aus PQFORCE heraus im Kundencenter zu finden sind.

Und was, wenn unsere Mitarbeitenden nicht zeitnah ihre Leistungen rapportieren?

Gute Frage. In der Tat ist es ja bekanntlich oft so, dass der eine oder die andere mal vergisst, die geleistete Arbeit regelmässig im System zurückzumelden. Nicht selten muss gar ein Grossteil der Belegschaft regelmässig deswegen ermahnt werden. Da nützt dann auch eine Schnittstelle nichts, mit der die Leistungen aus einem Drittsystem importiert werden – was nicht erfasst worden ist, ist halt nicht vorhanden. Aber es gibt natürlich auch Organisationen, welche die Ist-Zeiten grundsätzlich gar nicht in PQFORCE erfassen lassen und auch keine Schnittstelle haben. Da werden in PQFORCE bewusst nur die Planwerte (Allokationen) geführt.

PQFORCE wäre aber nicht PQFORCE, wenn wir nicht auch dafür eine gute Lösung hätten. Ab R4.09.0 weist das System den sogenannten provisorischen Aufwand aus. Das sind die Leistungen, welche eine Ressource gemäss Plan bis heute abzuarbeiten hätte. Wenn die Ressource also gar keine Ist-Stunden rapportiert hat, dann sind das die Planstunden seit Beginn des Tasks bis heute. Wenn die Ressource bereits Ist-Stunden rapportiert hat, aber nicht zeitnah, z.B. zuletzt vor einer Woche am Datum x, dann rechnet PQFORCE vom Beginn des Tasks bis zum Datum x mit diesen rapportierten Stunden (= IST) und nimmt zusätzlich vom Datum x bis heute die Planstunden dazu (= PROVISORISCH). So können dann in allen relevanten Ansichten die geleisteten Arbeiten als IST (also effektiv rapportiert) oder auch als IST+PROVISORISCH dargestellt werden – jedem das seine halt. So können also auch dann plausible Aussagen zum Fortschritt gemacht werden, wenn die Projektmitarbeitenden nicht zeitnah oder gar nicht rapportieren.

Weitere Details zu diesen neuen Darstellungen finden sich in den Tutorials, die aus PQFORCE heraus im Kundencenter zu finden sind.

Überarbeitetes Kanban Board: Moderner, schneller, funktionaler

Das Kanban Board ist als Darstellung und Reißbrett für TODOs ein zentrales Hilfsmittel in PQFORCE. Für den PQFORCE Release 4.09.0 haben wir es nun komplett überarbeitet. Damit kann es auch mit sehr grossen Mengen an TODOs (z.B. tausend und mehr) problemlos umgehen. Solche Mengen an TODOs können in einzelnen Projekten oder Abteilungen durchaus einmal vorkommen. Und gerade da möchte man durch Filterung oder "Durchforsten" der ganzen Menge rasch an die Details herankommen. Mit der bereits in verschiedenen Grid-Ansichten eingesetzten Smart Rendering Technologie ist dies nun alles problemlos möglich. Dieses Rendering zeichnet nur auf den Bildschirm, was auch tatsächlich gerade sichtbar ist. Wenn rauf- und runtergegescrollt wird, blendet das neue Kanban Board einfach die bisher unsichtbaren TODOs ein, ohne dass diese bereits in der Gesamtheit gerendert worden sind. Dies macht es schnell und führt zu einer super User Experience. Daneben wurde auch das Styling des Kanban Boards aktuellen Trends angepasst – die Kacheln enthalten ein paar Detailinformationen zum TODO und hinterlassen in sich einen strukturierteren Eindruck, und das gesamte Board wirkt etwas frischer und leichter.

Neues Kanban Board mit sekundärem Board (hier: Selektion eines Projekts als Bezugsobjekts)

Was aber am meisten ins Gewicht fällt, ist folgende funktionale Erweiterung. Es können nun die Bezugsobjekte in einer TODO-Kachel selektiert werden, sodass in einem sekundären Kanban Board alle TODOs dieses Bezugsobjekts dargestellt werden. Was? Hier ein Beispiel: Wenn ein TODOs eine zugewiesene Ressource hat, ist diese Ressource auf der Kachel sichtbar und selektierbar, sodass im sekundären Kanban Board die TODOs dieser Ressource erscheinen. So können mit wenigen Klicks die Zusammenhänge von TODOs über gemeinsame Bezugsobjekte visualisiert werden, was die Arbeit mit TODOs nochmals beschleunigt.

Hier noch ein Tipp: Durch Drag&Drop eines TODOs auf das Plus-Symbol (mit welchem neue TODOs erstellt werden) kann ein TODO auch leicht vervielfältigt werden. Das kann hilfreich sein, um die gleiche Aufgabe gleichzeitig an verschiedene Personen zu stellen. Probieren Sie es aus.

Tasks, Szenarien, oder nun auch ganze Projekte kopieren

Projekte im Portfoliobaum per Drag&Drop kopieren

Bisher konnten in PQFORCE einzelne Tasks oder auch Task-Gruppen im Gantt-Chart bequem innerhalb eines Szenarios oder auch szenario- bzw. projekt-übergreifend bequem per Drag&Drop kopiert werden. Sogar ganze Planungsszenarien konnten innerhalb des Projekts oder von einem Projekt zum anderen kopiert werden. Ab sofort können nun ab R4.09.0 auch ganze Projekte mit all ihren Details kopiert werden. Dies geht ebenfalls per Drag&Drop innerhalb der Ansicht Portfoliobaum, wo Projekte bereits zwischen Portfolios verschoben oder in andere Portfolios hinein verlinkt werden konnten. Nun steht dort also auch die Option bereit, das ganze Projekt zu duplizieren. 

JavaScript im Java-Server - für kundenspezifische Logik

Der PQFORCE Server versteht nun auch JavaScript, eine Programmiersprache, die dem Namen nach mit Java verwandt scheint, aber es eigentlich gar nicht ist. Die Flexibilität von JavaScript bietet sich aber an, um spezifische Applikationslogik konfigurativ im Server zu hinterlegen, sodass kunden- bzw. mandantenspezifische Applikationslogik damit implementiert werden kann. Wie funktioniert das? Hier ein einfaches Beispiel: Beim Speichern eines Projekts soll jeweils das insgesamt dem Projekt zugeteilte Budget sowie das Enddatum aus dem Gantt-Plan in ein Feld "Projektbudget" bzw. "Projektende" geschrieben werden. Dazu wird im Server ein Stück JavaScript-Code hinterlegt, welcher über einen internen Aufruf des PQFORCE API sich die relevanten Daten holt und ebenfalls über das API auf die genannten Felder schreibt. Die Ausführung des Codes wird ausgelöst durch den Trigger "Update" auf dem Projekt.

Die Mächtigkeit bei unserem Ansatz liegt in der Verwendung des PQFORCE API. Effektiv steht nämlich das gesamte REST API auch server-intern zur Verfügung und kann somit vom konfigurierten JavaScript-Code konsumiert werden. Dadurch ist die Umsetzung einer schier unbegrenzten Vielzahl von kundenspezifischen Anforderungen an Use Cases möglich. Kontaktieren Sie uns über den Support, wenn Sie mehr dazu wissen wollen.

 

Über den Autor


Managing Director INTRASOFT AG

Dr. Daniel Hösli ist Managing Director und Lead Consultant bei der INTRASOFT AG, deren SaaS-Lösung PQFORCE die führende Plattform für agile, projekt-orientierte Unternehmensführung ist. Er ist seit 15 Jahren täglich mit dem Aufbau von Projektmanagementsystemen in beratender und projektleitender Funktion tätig - organisatorisch wie technisch - und hat so die Erfahrung aus unzähligen Kontakten und Aufgabenstellungen aus den unterschiedlichsten Unternehmungen und verschiedenen Managementebenen.

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