Weshalb Ressourcenmanagement wichtig ist

Ressourcenmanagement wird oftmals als eine von diversen Disziplinen im Projektmanagement angesehen. Sie wird dann im gleichen Atemzug mit Risiko-, Qualitäts- oder Changemanagement genannt. Zumindest in gängigen Lehrmitteln finden sich solche Kapitel einfach unter "Ergänzende Disziplinen des Projektmanagements". Erfahrungen aus der Praxis zeigen aber, dass Ressourcenmanagement im Kontext von Projektmanagement viel höher zu gewichten ist und eine Schlüsselrolle einnimmt.

Ich möchte in diesem Beitrag kurz meine Erfahrungen aus vielen Gesprächen mit Führungspersonen und entsprechenden Einblicken in Industrieunternehmungen zusammenfassen. Diese Erfahrungen lassen mich schliessen, dass Ressourcenmanagement im Rahmen von Projekten viel höher zu gewichten ist als die oben genannten weiteren Disziplinen. Meines Erachtens ist es gleich hoch einzustufen wie die Kerndisziplin Projektführung. Weshalb? Ein Projektleiter hat die Aufgabe, sein Projekt zu leiten und die angepeilten Ziele zu erreichen. Dafür wird er verantwortlich gemacht. Um auf diese Ziele hin zu arbeiten, macht er sich einen Vorgehensplan. Mit welcher Methodik und Tools er dies tut oder tun muss, sei jetzt mal dahin gestellt. Zentral ist, dass der Projektleiter einen Weg vorgibt, sich mit seinem Projektteam auf diesen Weg begibt und jederzeit weiss, wo er denn gerade steht im Hinblick auf das Ziel. Der Weg kann sich ändern, neue Rahmenbedingungen und Eventualitäten können ungeplant auftreten. Damit muss der Projektleiter umgehen können, dafür ist er zuständig.

Der beste Projektleiter kann seine Ziele ohne sein Projektteam aber nicht erreichen. Wohl jedes noch so kleine Projekt wird unter Mithilfe von weiteren Beteiligten durchgeführt. (Wenn der Projektleiter es alleine tun kann, dann geht es wohl einfach um eine ihm übertragene Aufgabe und weniger um ein Projekt – das ist aber eine Frage der Definition). Die Auswahl der Projektbeteiligten, d.h. des Projektteams, ist ein kritischer Punkt. Hier kommen wir nun zum Ressourcenmanagement. Die Projektbeteiligten sind Personen, welche zu gegebener Zeit am Projekt mitwirken und ihr Knowhow einbringen und damit Projektaufgaben übernehmen. Zwei Punkte sind hier meines Erachtens essenziell:

  1. die Ressource muss zur jeweiligen Zeit verfügbar sein
  2. die Ressource muss das benötigte Knowhow und Wissen mitbringen

Gerade in diesen Punkten sind heutige Unternehmungen aus meiner Erfahrung schlecht aufgestellt. Das Projekt läuft dynamisch. Der Projektleiter weiss heute oftmals noch nicht, was für Ressourcen er in einer viel späteren Projektphase benötigt. Wenn ein Projekt nicht nach Wasserfallmodell nach Stage-Gate-Prozess abgewickelt wird und es sich nicht um ein mehrfach wiederholtes Vorhaben nach Schema X handelt, dann ist die Planungsgenauigkeit auf wenige Wochen oder auch nur Tage beschränkt. Je weiter man in die Zukunft schaut, desto unsicherer ist die Projektplanung. Genau deshalb wird heute ja um so mehr mit agilen Planungsmethoden gearbeitet, welche diese Umstände berücksichtigen.

Nun kommen wir wieder zum Ressourcenmanagement: Den Projektplan und die unmittelbar anstehenden Aufgaben zu planen, ohne dabei zu wissen, ob die nötigen Ressourcen auch verfügbar sind, dies ist schon fast brotlose Kunst. Hier ist es wichtig, dass eine Ressourcenübersicht mit den gültigen Verfügbarkeiten, Auslastungen und Skills vorliegt. Der Projektleiter soll jederzeit auf einigermassen verlässliche Informationen zugreifen können. Diese Informationen über die Ressourcenverfügbarkeit muss nicht zu 100% genau sein (sonst wären wir schon beim Mikromanagement). Sie darf aber auch keinesfalls so ungenau oder falsch sein, dass sie nutzlos ist und sogar noch Schaden anrichtet, wenn man sich darauf abstützt. Planungen auf Basis von Falschinformationen sind höchst gefährlich.

Gerade letzthin habe ich bei einem Gespräch mit einem PM-Verantwortlichen in der Medizintechnik wieder gehört, dass ein Projektleiter vergessen hatte, die Verknüpfung von einer MS Project Datei in eine andere solche Datei vor seinen Ferien noch zu aktualisieren. Dadurch war die Auslastung einer Ressource in der zentralen Ressourcenplanung in der Master-Datei natürlich falsch und andere Projektleiter gingen von falschen Daten bzw. Annahmen aus etc. Solche und ähnliche Fälle sind nach meiner Erfahrung an der Tagesordnung bei vielen Organisationen, die dateibasiert planen.

Weshalb ist ein gutes Ressourcenmanagement nun so wichtig? Nun einfach deshalb, weil ohne die richtigen Personen (d.h. Skills) zur richtigen Zeit am richtigen Ort das Projekt nicht gemäss aktueller Planung abgewickelt werden kann. Der Projektleiter muss dann wieder reagieren, die Planung (d.h. Taskdauer, Meilensteine) anpassen etc. Dies macht er bereits genügend oft aufgrund von nicht beeinflussbaren Störfaktoren (externe Risiken). Weshalb soll er sich nun auch noch mit Problemen herumschlagen, welche hausgemacht sind? Wenn ein unternehmensweit etabliertes Ressourcenmanagement da ist, dann kann man sich viel Ärger sparen. Und verschwendete, falsch eingesetzte oder brach liegende Ressourcen kosten enorm viel Geld! Personalressourcen sind in vielen Unternehmungen immer noch die teuersten Produktionsfaktoren und werden es noch lange bleiben. Tragen wir also Sorge zu ihnen.

Ein gutes Ressourcenmanagement basiert auf zwei einfachen Pfeilern:

  • einer guten Kultur und etablierten Zusammenarbeitsformen ("so machen wir das bei uns") und
  • einem geeigneten Informationssystem, welches die vorhandenen Daten jederzeit und von überall her in einer nützlichen und einfachen Form bereitstellt und die Datenintegrität sicherstellt.

Gerne weise ich an dieser Stelle auf mein Whitepaper Fitnesstest für Unternehmungen: Setzen Sie Ihre Ressourcen optimal in Ihren Projekten ein? hin, welches Sie hier kostenlos beziehen können.

Mit besten Grüssen
Daniel Hösli

PS: Hier ist das Video zu diesem Artikel:

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Über den Autor

Ich helfe unseren B2B-Kunden, den Übergang in die neue, agile Welt der modernen Unternehmensführung zu meistern. Agilität, Projektorientierung und digitale Transformation sind Schlüsselbegriffe dabei.

Ein effizientes «Run the Business» reicht heute nicht mehr – ein effektives «Change the Business» und das ständige sich Anpassen an neue Marktbedingungen sind heute wichtiger denn je. Dafür braucht es den richtigen Mindset - etwas, das mir besonders am Herzen liegt.

Meine Erfahrung aus unzähligen Kontakten und Erlebnissen mit Führungspersönlichkeiten aus der Wirtschaft hilft mir enorm, unsere Kunden auf dieser Reise zu begleiten: Weg von starren, auf die eigene Organisation ausgerichteten Prozessen – hin zu einer dynamischen, projekt- und kundenorientierten Unternehmenskultur. Adäquate Informationssysteme und der Fokus auf neuartige digitale Zusammenarbeitsmöglichkeiten bilden dabei stets eine Basis für langfristigen Erfolg.

Daniel Hösli ist Managing Director bei der INTRASOFT AG.

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