Weshalb planen Sie überhaupt?

Alle sprechen von Projektplanung. "Der Projektleiter ist für die Planung zuständig." "Die Planung ist nicht mehr aktuell." "Wir sind 2 Wochen hinter Plan." Aber haben Sie sich auch schon überlegt, weshalb Sie überhaupt eine Planung machen? Was bezwecken wir mit einem Projektplan? Könnten wir Projekte auch ohne Planung durchführen? Was wäre dann anders?

Was sagt Wikipedia dazu? Zitat: Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gesteuerten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Vorgaben bezüglich Zeit, Ressourcen (zum Beispiel Finanzierung bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal und Betriebsmittel) und Qualität ein Ziel zu erreichen. Ende Zitat.

Also, mit einem Projekt soll ein Ziel erreicht werden. Und dies unter Berücksichtigung von Vorgaben wie Zeit und Ressourcen. Der letzte Punkt ist entscheidend. Wenn wir für die Erreichung eines Ziels keine Vorgaben haben, dann braucht es wohl auch keinen Plan. Einen Plan brauchen wir dann, wenn wir die vorhandenen Mittel dazu einsetzen wollen, um ein Ziel möglichst bald zu erreichen. Der Plan gibt uns also vor, wie wir vorgehen sollen, um das Ziel zu erreichen und dabei die gegebenen Rahmenbedingungen einzuhalten. Ein Mathematiker würde hier wohl von einem Optimierungsproblem sprechen: "Gegeben sei ein Ziel und gewisse Ressourcen. Wie kann ich das Ziel möglichst schnell damit erreichen?"

Die Praxis ist oftmals komplexer als die Theorie

Nun ist es in der Praxis natürlich viel komplizierter. Das Ziel ist nicht einfach "eine Baumhütte zu bauen". Und die zur Verfügung stehenden Ressourcen sind nicht einfach "ein paar Leute, die bis zur Zielerreichung im Projekt mitarbeiten und dann noch ein Geldbetrag für Baumaterial und andere Ausgaben." Viele Projekte im Alltag von Unternehmungen sind um Dimensionen komplexer. Ressourcen sind Personen mit Arbeitszeitmodellen, Abwesenheiten und Fähigkeiten. Material muss evaluiert, bestellt und geprüft werden. Geld wird budgetiert und über Freigabeprozesse beantragt. Und die Ziele sind oftmals umfangreiche Anforderungslisten, die sich mit der Zeit immer wieder verändern können – im besten Fall kontrolliert über ein Change Management, oder dann auch spontan und unkontrolliert...

Aber Ziele sind nicht gleich Ziele!

Betrachten wir die Projektziele etwas genauer. Projekteziele können auf einer abstrakten Ebene in zwei Kategorien eingeteilt werden:

  • Wirkungsziele: Was soll mit dem Projekt letztlich erreicht werden? Was soll am Ende als Ergebnis bzw. Lieferobjekt erarbeitet worden sein?
  • Abwicklungsziele: Wie sollen die Wirkungsziele erreicht werden? Welche Rahmenbedingungen sind zu berücksichtigen?

Bei den Abwicklungszielen geht es also nicht um den Endzustand (Ergebnis) sondern um den Weg dahin. Und genau diese Art von Zielen, die Abwicklungsziele, bringen uns dazu, einen Projektplan zu erstellen. Insbesondere sind es die zeitlichen Vorgaben ("Das Projekt muss bis Ende Jahres abgeschlossen sein.") sowie die beschränkt verfügbaren Ressourcen ("Es stehen 3 Leute aus der Abteilung X zu je 20% sowie ein Budget von CHF 450'000 zur Verfügung"), die uns veranlassen, einen Plan aufzustellen, welcher den bestmöglichen Weg zum Ergebnis beschreibt und dabei das Beste aus den Einsatzmitteln macht.

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Jede Unternehmung muss sich die für sie beste Planungsmethodik erarbeiten

Der Projektplan ist ein Vorgehensmodell, welches alle Rahmenbedingungen berücksichtigt. Die Meilensteine stellen Zwischenschritte und Endtermine dar, zu denen jeweils Ergebnisse vorliegen. Welche Planungsmethodik eingesetzt wird, ist eine Frage der definierten Projektmanagementprinzipien und der Unternehmenskultur. Dies kann Planung mit Projektstrukturplan (WBS) und Gantt sein, oder auch Netzplantechnik, Goal-Directed Project Management (GDPM) etc. Hier muss sich eine Organisation gedanken machen, welche Methodik am besten zu den Gegebenheiten der Firma passt. Folgende Punkte sollten dabei berücksichtigt werden (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

  • Wie dynamisch ändern sich die Rahmenbedingungen in einem Projekt?
  • Wie stark sind unsere Projekte voneinander abhängig?
  • Wie wichtig ist die Termineinhaltung in den Projekten?

Aufgrund solcher Fragen muss eine Organisation die für sie bestmögliche Planungstechnik finden. Dies muss sich oft auch durch Trial-and-Error Phasen ergeben. Man kommt häufig erst nach Anwendung einer Methodik zum Schluss, ob diese geeignet ist oder nicht. Erfahrungswerte sind hier in der Regel wichtiger als eine Evaluation basierend auf theoretischen Entscheidungskritierien. Die eingesetzte Methodik ergibt sich im Verlaufe der Zeit erst. Und manchmal ist es auch nicht genau die Planungsmethodik XY nach Lehrbuch, sondern vielmehr eine davon für die eigenen Bedürfnisse abgewandelte Form. Und das ist auch gut so.

Ich möchte mit diesem Artikel nicht in Frage stellen, ob es eine Projektplanung überhaupt braucht. Jeder vernünftige Mensch (d.h. auch Projektleiter) plant ein komplexes Vorhaben und geht nicht einfach mal planlos an eine Sache heran. Ich möchte vielmehr wieder einmal das Bewusstsein dafür schaffen, wofür so ein Projektplan gut ist. Dazu nämlich, sich Gedanken zu machen, wie wir vorgehen wollen, um gewisse Wirkungsziele unter Berücksichtigung der Abwicklungsziele zu erreichen. Und diese Gedanken muss man sich laufend wieder machen während der Projektabwicklung. Denn die Dinge ändern sich laufend, sogar die Ziele!

Mit besten Grüssen
Daniel Hösli

PS: Hier ein Link zu einem LinkedIn Post zum selben Thema.

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Über den Autor

Ich helfe unseren B2B-Kunden, den Übergang in die neue, agile Welt der modernen Unternehmensführung zu meistern. Agilität, Projektorientierung und digitale Transformation sind Schlüsselbegriffe dabei.

Ein effizientes «Run the Business» reicht heute nicht mehr – ein effektives «Change the Business» und das ständige sich Anpassen an neue Marktbedingungen sind heute wichtiger denn je. Dafür braucht es den richtigen Mindset - etwas, das mir besonders am Herzen liegt.

Meine Erfahrung aus unzähligen Kontakten und Erlebnissen mit Führungspersönlichkeiten aus der Wirtschaft hilft mir enorm, unsere Kunden auf dieser Reise zu begleiten: Weg von starren, auf die eigene Organisation ausgerichteten Prozessen – hin zu einer dynamischen, projekt- und kundenorientierten Unternehmenskultur. Adäquate Informationssysteme und der Fokus auf neuartige digitale Zusammenarbeitsmöglichkeiten bilden dabei stets eine Basis für langfristigen Erfolg.

Daniel Hösli ist Managing Director bei der INTRASOFT AG.

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