Was ist dynamische Ressourcenallokation?

Personalressourcen sind ein wertvolles weil in aller Regel auch ein äusserst knappes Gut im Projektgeschäft. Ohne Ressourcen kann kein Projekt umgesetzt werden. Die Projektstrukturplanung alleine, was also wann zu tun ist, ist bloss die halbe Miete. Trotzdem planen viele Unternehmungen ihre Personalressourcen nur sehr grob und vielfach eher statisch und somit "verschwenderisch" in die Projekte ein. Wohl einfach deshalb, weil Ihnen die richtigen Tools dafür fehlen.

Die teuersten Vermögenswerte einer Unternehmung sind de facto fast ausnahmslos die Personalressourcen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht können Personal sowie auch Ausbildungskosten nur als Aufwand in der Erfolgsrechnung verbucht werden, nicht jedoch auf der Aktivenseite der Bilanz. Aus Sicht des Projektmanagements kann man aber die Personalressourcen etwas abstrakt durchaus wie "Produktionsanlagen" betrachten, die man nicht beliebig zur Verfügung hat und somit sorgsam verplanen und einsetzen sollte. Im Vergleich zu Produktionsanlagen sind die Personalressourcen zwar viel flexibler einsetzbar – ein Ingenieur kann durchaus auch zwischendurch mal Administrativarbeiten erledigen, im Gegensatz zu einer Drehmaschine, die wohl nicht einfach mal so als Staubsauger eingesetzt werden kann. Trotzdem sind auch die Personalressourcen in einer Unternehmung endlich, und die oftmals zuvielen Projekte schreien alle gleichzeitig nach ihnen.

Statische Ressourcenplanung...

Wie also werden denn Personalressourcen optimal in die Projekte eingeplant? In einem früheren Artikel sind wir bereits auf das Thema eingegangen und haben auch den Idealfall aufgezeigt. Man kann sich aber auch einmal anschauen, wie heutige Organisationen typischerweise die Ressourcenplanung praktizieren und weshalb dies nicht optimal ist. Dies sieht dann oftmals etwa so aus:

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Alle Personalressourcen (hier in der Vertikalen) werden tage- oder wochenweise auf die Projekte zugeteilt. Im Beispiel werden einzelne Personen jeden Tag auf genau ein Projekt (hier mit Nummern dargestellt) alloziert. Projekt Nr. 7 hat also Mitarbeiter Meier (hier anonymisiert) in Kalenderwoche 13 bis 19 uneingeschränkt zur Verfügung. Dies zumindest die Aussage der Planung.

In gewissen Branchen ist diese Art von Planung sicherlich auch ausreichend. Da etwa, wo die Mitarbeitenden auf Kundenaufträgen arbeiten und auf Baustellen oder Montageeinsätzen für längere Zeiträume fix zugeteilt werden können und "sonst nichts anderes tun". Die Nachteile dieser Planung sind allerdings leicht zu erkennen:

  • Teilbarkeit der Ressourcen wird nicht genutzt: Ressourcen sind für den Zeitraum der Projektallokation nicht andersweitig einplanbar, können also nicht geteilt werden. Und gerade dies ist eine Stärke einer Personalressource gegenüber eines Sachmittels wie z.B. eines Fahrzeugs. Menschen können sich Ihre tägliche Arbeitszeit dank Ihrer Intelligenz sinnvoll einteilen und durchaus parallel noch an anderen Aufgaben arbeiten. Gerade Denkarbeit lässt sich auch zwischendurch oder sogar nebenbei verrichten. Maschinen sind hier noch viel weniger versatil.
  • Flexibilität durch skill-basierte Planung fehlt: Anstatt die Verplanung über die Fähigkeiten der Ressourcen generisch zu machen ("Ich benötige einen Monteur mit Ausbildung X."), werden Mitarbeitende direkt verplant ("Ich benötige Monteur Meier."). Die direkte, personenbezogene Planung kann in spezifischen Geschäftsfeldern oder Situation durchaus angemessen oder sogar unverzichtbar sein. Im Allgemeinen vergibt man dabei aber Flexibilität. Ressourcen (auch Menschen) sind bei gewissen Tätigkeiten durchaus ersetzbar.
  • Verknüpfung von Planungsdaten fehlt: Ganz abgesehen von den obigen methodischen Nachteilen: Wenn die Planung mit dem falschen Tool gemacht wird (typischerweise mit einem Excel Sheet), dann fehlt halt einfach die Verknüpfung mit anderen Planungsdaten wie insbesondere den Detailplanungen der einzelnen Projekte. Dann fehlt die Möglichkeit, dass alle vom Projekt Betroffenen einfach die Planung einsehen können. Dann fehlt die Möglichkeit, dass mehrere Planer parallel mit den Daten arbeiten usw.

...vs. dynamische Ressourcenallokation

Ressourcen dynamisch auf Projekte zu allozieren heisst, dass die Allokation mit dem Projektplan verknüpft wird. Konkret wird nicht einfach "die Ressource Meier auf das Projekt 7 für die nächsten 5 Wochen" zugeteilt, sondern die Ressource Meier arbeitet für den Task X auf dem Projekt 7. Task X steht dabei für einen Vorgang, der innerhalb des Projekts 7 abzuwickeln ist und Teil der Projektstruktur darstellt. Der Task X hat dabei eine definierte Zeitdauer, gegeben durch ein geplantes Start- und Enddatum sowie gegebene Zeit- und Kostenbudgets. Alle diese Rahmenbedingungen des Tasks definieren dann implizit auch den Einsatz von Ressource Meier auf diesem Task. Wenn nun der Projektplan sich ändert und dabei Task X um einige Wochen in die Zukunft verschoben wird, dann hat dies natürlich Auswirkungen auf die Ressourcenplanung. Dank der dynamischen Allokation bzw. der Durchgängigkeit werden solche Projektplanänderungen auch unmittelbar in der Ressourcenplanung sichtbar. Natürlich sollten solche Änderungen nicht einfach mal so schnell gemacht werden. Dafür braucht es entsprechende Workflows mit Antrag und Freigabe und vorgängig die Möglichkeit, die Konsequenzen einer Planungsänderung zu simulieren. Und genau hier kommt die Komplexität rein, die über ein geeignetes Tool wie PQForce handhabbar wird und die das Tool geschickt hinter der Oberfläche "versteckt", sodass alles für den Anwender immer noch einfach und verständlich aussieht.

Allozieren Sie Ihre Ressourcen statisch?

"Make it as simple as possible, but not simpler"

Gerade der zweite Teil von Einsteins Zitat soll hier betont werden. Um Ressourcen dynamisch auf Projekte zuzuweisen, braucht es die richtigen Systeme. Denn Multiprojekt- und Ressourcenmanagement hat enorm viel mit Datenmanagement zu tun. Nur dank Software-Systemen bekommt eine Unternehmung die hohe Komplexität (viele Projekte, viele Ressourcen, viele Planer,...) in den Griff. Gerade die Komplexität ist es wohl auch, die viele Unternehmungen dazu verleitet, die Planung "so einfach wie möglich" zu machen, zu simplifizieren und dabei auf eine zweidimensionale Excel-Tabelle zurückgreifen. Nur ist die Welt – sprich das Multiprojekt- und Ressourcenmanagement-Geschäft – in Tat und Wahrheit um einiges vielschichtiger und sollte auch in ihrer ganzen Komplexität gewürdigt und nicht "zu einfach" modelliert werden.

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Über den Autor

Daniel Hösli hat seine Doktoratsarbeit an der ETH Zürich im Bereich Informationstheorie geschrieben. Er war seit dann ausschliesslich in beratenden und leitenden Positionen in der IT und im Software Engineering tätig. In dieser Zeit hat er wertvolle Erfahrung in den Bereichen IT Service Management, IT Business Alignement, DevOps und Multiprojekt- und Ressourcenmanagement gesammelt.

Daniel Hösli ist Managing Director bei der INTRASOFT AG und Geschäftsleitungsmitglied bei den HELVETING Companies. Er ist Product Owner von PQForce.

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