Software-Einführungen sind Change-Projekte

Ein Software-System einzukaufen ist heutzutage einfach: Man kauft sich eine Lizenz, installiert sich die Lösung, und schon kann man damit arbeiten. Bei Software-as-a-Service aus der Cloud ist es sogar noch einfacher. Hier reicht es, ein Abo zu lösen, eine Installation erübrigt sich. Im Falle von Software für den Heimgebrauch ist das sicher auch mehr oder weniger korrekt. Im Falle von geschäftskritischer Unternehmenssoftware sieht die Situation aber ganz anders aus. Hier beginnt nach dem Kauf der Software ein Change Projekt.

Wenn Sie sich heute als Privatperson eine Software beschaffen, haben Sie die Qual der Wahl. Im Internet finden sich unzählige Anbieter mit diversen Produkten für jeden erdenklichen Einsatzzweck. Konsumprodukte wie Office-Lösungen (Office365, Google Docs etc.) oder auch Apps für Ihr Smartphone lassen sich für geringe Lizenzgebühren bequem downloaden und nutzen. In vielen Fällen ist damit ein Abo verbunden, bei welchem Ihre Kreditkarte monatlich belastet wird und Sie immer die neueste Version des Produkts geniessen können. Immer mehr werden solche Anwendungen für Private auch kostenlos angeboten. Hier spricht man auch von Freemium-Modellen, bei welchem die Standard-Lösung mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenlos ist und die ausgereiftere Variante mit weiteren Funktionen dann etwas kostet.

Im Business ist die Situation eine andere

Was ist denn der Unterschied im Falle einer Unternehmung, die sich eine Software-Applikation beschafft und einsetzen will? "Statt einem Benutzer habe ich nun halt einfach einige Hundert, somit beschaffe ich halt einfach die entsprechenden Anzahl Nutzungslizenzen und erhalte hoffentlich noch einen Mengenrabatt, oder?" Nun, so einfach skalieren und auf einen geschäftlichen Kontext abbilden lässt sich die eingangs geschilderte Situation eben nicht. Hier geht es um einen schon fast fundamental anderen Fall. Schauen wir uns diesen anhand eines Beispiels etwas genauer an.

Die ABC Corporation (um eine fiktive Unternehmung zu nehmen) hat rund 500 Mitarbeiter und produziert medizintechnische Geräte. In der Forschung und Entwicklung arbeiten Dutzende von Entwicklern, Ingenieuren etc. in einer Vielzahl von Projekten. Die ABC Corporation hat ihre Projekte und Ressourcen bisher mit Excel und MS Project Dateien verwaltet. Die neue Geschäftleitung kommt nach einer eingehenden Analyse nun zum Schluss, dass eine geeignete Anwendung für die Multiprojekt- und Ressourcenplanung enorme Effizienzsteigerung und Mehrwerte bringt (siehe hierzu unseren früheren Artikel). Nehmen wir an, dass der Entscheid für ein Produkt bereits gefallen ist. Nennen wir es nicht ganz uneigennützig PQForce. Was für Eigenschaften hat diese Geschäftsanwendung wohl, mit denen es die Entscheidungsträger überzeugte?

Geschäftsanwendungen sind Multi-User-Systeme

Die entscheidenden Punkte, welche die beschriebene Situation bei der ABC Corporation von jener des Privatanwenders unterscheidet, können auf einen Punkt gebracht werden: Eine Geschäftsanwendung wie PQForce wird von vielen Personen gemeinsam genutzt. Wir sprechen hier von einer Multi-User-Applikation. Dies ist nicht einfach eine Single-User-Applikation, die von mehreren Anwendern separat eingesetzt wird (Beispiele hierfür wären etwa Excel oder MS Project).

  • Eine Multi-User-Applikation hat die Eigenschaft, dass alle ihre Anwender mit einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten. D.h., alle Daten, die über die Applikation erzeugt, gelesen und verändert werden, sind im selben "Datentopf" (Datenbank) drin und werden von allen Anwendern gemeinsam, oftmals gleichzeitig von verschiedenen Geräten aus bearbeitet. Dies ist grundsätzlich anders als die Situation, wo mehrere Anwender mit Excel ihre eigenen Dateien bearbeiten und (im besten Fall) auf einem gemeinsamen Datenserver ablegen, typischerweise aber vieles offline auf dem lokalen Gerät verwalten. Dies wird als Excel-Hölle bezeichnet.
  • Eine Geschäftsanwendung wie PQForce muss mit verschiedenen Anwenderrollen umgehen können. Nicht jeder Anwender macht dasselbe mit der Applikation. Dies hängt von seiner Funktion, seinen Aufgaben und Kompetenzen im Betrieb ab. Das System muss also dem Benutzer geeignete Sichten und Rechte auf die darunter liegenden Daten geben. Die Usability ist hier ein entscheidender Faktor.
  • Und schliesslich sind die Daten einer Geschäftsanwendung (per Definition) geschäftskritisch. Etwas vereinfacht gesagt heisst das, dass das Geschäft der Firma massgeblich kompromittiert wird, wenn diese Daten nicht zur richtigen Zeit dem richtigen Entscheidungsträger vorliegen oder auch einfach falsch sind. Die Applikation hat somit sicherzustellen, dass der Datentopf jederzeit integer bleibt – keine Redundanz, keine Widersprüche, nur nachvollziehbare Änderungen etc. Zudem sollen die Daten auch in Echtzeit dem Anwender zur Verfügung stehen, sodass die Konsequenzen der Änderungen des einen Benutzers sofort sichtbar sind für alle anderen Benutzer.

Einführung der neuen Applikation setzt Umdenken in der Firma voraus

Es hätte auch eine andere, geschäftskritische Anwendung als PQForce sein können, anhand derer wir das Thema hier beleuchten. Die obigen Aussagen in diesem Artikel würden sich im Wesentlichen nicht ändern. Aus den Ausführungen ist einfach herauszulesen, dass die Einführung einer solchen Anwendung grundsätzlich mit einem Change Projekt in der Unternehmung einher geht. Die Anwender müssen bereit sein, bisherige Angewohnheiten ("Ich habe mein Excel schon immer so abgelegt.") zu ändern. Bisherige Abläufe oder gar Prozesse müssen sich der neuen Anwendung zu einem gewissen Grad anpassen. Der Effizienzgewinn bei der Einführung einer Geschäftsanwendung soll ja möglichst sofort sichtbar sein und nicht erst in einigen Jahren, wenn sich die hohe Investition dann amortisiert hat. Solche hohen initialen Ausgaben für Geschäftsanwendungen müssen aber nicht sein.

Setzt Ihre Unternehmung bei der Einführung von neuer Software auf Standard-Lösungen?

Dies ist dann möglich, wenn sich die Unternehmung für ein Standardprodukt entscheidet, welches als Software-as-a-Service abonniert werden kann. Dadurch fallen keine direkten Investitionskosten sondern höchstens interne Change-Aufwände an. Und genau hier ist der Punkt: Die Entscheidungsträger müssen bereit sein, sich vom Gedanken an kundenspezifische Individual-Software-Entwicklungen zu lösen ("Die Anwendung muss genau so funktionieren, wie wir das schon immer gemacht haben."). Damit kann ein viel schnellerer Return-on-Investment erzielt werden. Die Anwender müssen sich also mit dem neuen Standard-Tool anfreunden, sich von bisherigen Gewohnheiten trennen und sich stattdessen an neue Abläufe gewöhnen, die ihnen auch ganz neue Möglichkeiten eröffnen. Der Spassfaktor ist dabei nicht zu unterschätzen.

In einem zukünftigen Artikel gehen wir dann darauf ein, wie dieser Change in der Firma möglichst schmerzfrei und sogar mit viel Elan und kurzfristig sichtbaren Erfolgen angegangen werden kann. Bleiben Sie dran.

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Comments

  • Lukas Häfliger

    Lukas Häfliger vor 9 Monate 10

    Der Artikel trifft den Nagel auf den Kopf!


About the Author

Daniel Hösli hat seine Doktoratsarbeit an der ETH Zürich im Bereich Informationstheorie geschrieben. Er war seit dann ausschliesslich in beratenden und leitenden Positionen in der IT und im Software Engineering tätig. In dieser Zeit hat er wertvolle Erfahrung in den Bereichen IT Service Management, IT Business Alignement, DevOps und Multiprojekt- und Ressourcenmanagement gesammelt.

Daniel Hösli ist Managing Director bei der INTRASOFT AG und Geschäftsleitungsmitglied bei den HELVETING Companies. Er ist Product Owner von PQForce.

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