Ressourcen allozieren - aber richtig

Ressourcen richtig auf Projekte zuteilen - das ist eine Kunst für sich. Wer könnte eine Aufgabe übernehmen? Wer hat Zeit dafür? Und auch die benötigten Fähigkeiten oder Ausbildungen? Oftmals benötigt eine Unternehmung sehr viel Zeit und Aufwand, um immer wieder die hoffentlich richtigen Lösungen für solche alltäglichen Fragestellungen zu erhalten. Ganz einfach deshalb, weil die Informationen zum Ist-Zustand nicht auf Knopfdruck da sind. Das könnte aber auch anders sein.

Was bedeutet es denn eigentlich, eine "Ressource auf eine Aufgabe anzusetzen"? Um diese Frage zu beantworten, sollten wir zuerst mal der Frage nachgehen, was denn eine Aufgabe genau ist.

Was ist ein Task?

Im Projektmanagement sprechen wir typischerweise nicht von Aufgaben, sondern vielmehr von Vorgängen, Phasen oder auch von Tasks. Diese Begriffe sind je nach Business und Branche unterschiedlich zu verstehen. Etwas abstrahiert betrachtet, handelt es sich aber meistens um dasselbe. Bleiben wir beim verallgemeinerten Begriff Task. Ein Task ist eine Aktivität, die am Ende ein definiertes Ergebis, auch Lieferobjekt genannt, erzeugt. Beispielsweise kann verlangt sein, dass in einem Task ein Konzept erarbeitet werden soll, wie ein Messgerät genau funktionieren soll. Dieses Konzept soll in Form eines Dokuments niedergeschrieben werden, was dann das definierte Ergebnis ist.

In aller Regel schreiben wir dem Task auch ein Zeit- und Kostenbudget zu. Wir drücken damit unsere Erwartung aus, dass die Mitarbeiter, die an diesem Task arbeiten, ungefähr oder auch maximal soviel Zeit und Geld benötigen, um das Ergebnis zu erzielen. So sagen wir z.B., dass das Konzept in 500 Arbeitsstunden erarbeitet werden soll. Weiter setzen wir auch eine zeitliche Frist, bis wann das Ergebnis geliefert werden soll. Wir sagen beispielsweise, dass das Konzept bis spätestens 31. Oktober da sein muss. Wenn wir nun noch ein Startdatum hinzufügen, wann die Arbeit aufgenommen werden soll, dann haben wir im Prinzip ein vollständiges Bild unseres Tasks:

  • Was ist zu tun? Ein Konzept für die Funktionsweise eines Messgeräts erstellen.
  • Wann soll das getan werden? Die Arbeit kann ab sofort starten und soll bis spätestens 31. Oktober (Frist) fertig sein.
  • Wieviel Zeit dürfen wir dafür aufwenden? Höchstens 500 Arbeitsstunden.

Ein solcher Task ist meistens Teil eines Projekts. Dieses besteht aus einer Vielzahl einzelner Task, die untereinander teils starke Abhängigkeiten haben können, ein Task B ist von Ergebnissen des anderen Tasks A abhängig, was Rahmenbedingungen für Task B im Bezug auf dessen Startdatum ergibt etc. Damit wir die ganze Projektkomplexität überschauen können, verwenden wir fast ausnahmslos Gantt-Charts und zeichnen darin Balken ein, die unsere Tasks darstellen. Übergeordnete, langfristige Tasks werden darin z.B. als Projektphasen bezeichnet. Darunterliegende Tasks, die zu einer Phase gehören, sind dann einzelne Arbeitspakete oder Vorgänge. Diese Begriffe werden aber je nach Organisation, Lehrbuch oder Branche unterschiedlich verwendet. Bleiben wir für unsere Betrachtung beim abstrakten Begriff Task, so wie wir ihn oben definiert haben.

Um einen Task auszuführen, braucht es die richtigen Ressourcen...

Was fehlt denn noch bei unserem oben definierten Task? Natürlich, die Person, die den Task dann auch ausführt! Sonst bleibt es bei einer gut gemeinten Planung. "Weisen wir den Task also jemandem zu, der (oder die) gerade Zeit hat dafür," könnte man nun sagen. Aber wir wissen alle, dass nicht jedermann, der gerade verfügbar ist im Zeitrahmen des Tasks, auch zur Aufgabe passt. Je nach dem, was genau zu tun ist, braucht es einen Spezialisten dafür, einen Architekten etwa. Um zu unserem Beispiel zurück zu gehen: Hier benötigen wir wohl erfahrene System- oder Elektronikingenieure, die ein Konzept für ein Messgerät erstellen können. Leute, die so etwas schon mal gemacht haben und das nötige Branchenverständnis und die Anforderungen an solche Geräte kennen.

In anderen Worten: Um die Beschreibung unseres Task zu vervollständigen sollten wir auch definieren, was für Fähigkeiten dazu benötigt werden bzw. was für Anforderungen an die Ressourcen gestellt werden, die den Task umsetzen. Und diese Anforderungen können durch Personal (ein Ingenieur mit bestimmten Ausbildungen und Erfahrungen) oder auch durch Infrastruktur (z.B. ein Labor oder eine Software-Lizenz) abgedeckt werden.

...und Ressourcen haben Fähigkeiten und Verfügbarkeiten (oder auch nicht)

Kommen wir auf unsere anfängliche Frage zurück: Was heisst es, eine Ressource auf einen Task anzusetzen? Mit unseren Überlegungen sind wir nun ein einer besseren Position, um die Frage zu beantworten. Wir wissen konkreter, was wir brauchen. Wenn wir den Task kennen, inklusive den benötigten Fähigkeiten, dann können wir die richtigen Ressourcen dafür suchen. Ressoucen nämlich, die

  • in der definierten Zeitperiode zur Verfügung stehen und
  • die benötigten Fähigkeiten haben.

Und wenn ich nun noch ein Tool habe, das diese Suchaufgabe auf Knopfdruck löst, dann ist mein Tag als Projektleiter gerettet.

Allozieren Sie Ihre Ressourcen basierend auf den gesuchten Fähigkeiten?

Einfachste Ressourcenallokation mit PQForce

Das ist genau, was PQForce kann. Wenn wir einmal die Projektstrukturplanung für ein Projekt mit all seinen Tasks erstellt haben, dann können wir mit PQForce ganz einfach und wörtlich per Mausklick die richtigen Ressourcen für einen Task in einem Augenblick auf den Bildschirm bringen und deren Verfügbarkeiten visualiseren. Dann liegt es an uns als Projektleiter, mit diesen Informationen die richtigen Entscheide zu fällen und die Ressourcen auszuwählen und zuzuteilen. Dies ist nur einer von vielen Vorteilen von PQForce. Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich mehr davon zeigen.

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About the Author

Daniel Hösli hat seine Doktoratsarbeit an der ETH Zürich im Bereich Informationstheorie geschrieben. Er war seit dann ausschliesslich in beratenden und leitenden Positionen in der IT und im Software Engineering tätig. In dieser Zeit hat er wertvolle Erfahrung in den Bereichen IT Service Management, IT Business Alignement, DevOps und Multiprojekt- und Ressourcenmanagement gesammelt.

Daniel Hösli ist Managing Director bei der INTRASOFT AG und Geschäftsleitungsmitglied bei den HELVETING Companies. Er ist Product Owner von PQForce.

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