Hand aufs Herz: Wieviel Aufwand betreiben Sie mit Excel-Planungen?

Unternehmungen setzen immer wieder eine Vielzahl von Excel und MS Project Dateien für die Planung von Projekten und Ressourcen ein. So entstehen enorme Kosten: Daten müssen konsistent gehalten werden, Daten müssen konsolidiert werden, Daten müssen gesucht werden,... All dies wird von Ihrem Personal gemacht. Haben Sie sich schon einmal überlegt, wieviel Aufwand Ihre Unternehmung in diese Prozesse steckt?

In einem früheren Artikel haben wir über die Excel-Hölle im Multiprojekt- und Ressourcenmanagement geschrieben und die Probleme und Risiken aufgezeigt, die damit entstehen. In diesem Artikel schauen wir uns die vielen Aufwände an, die entstehen, um die Planungsdaten zu pflegen und damit diese Risiken zu minimieren.

Eine typische Situation?

Nehmen wir folgende Ausgangslage an: Wir stellen uns eine Linienorganisation vor – z.B. ein KMU mit Produktion, Montage und Auftragsabwicklung oder auch eine eigene F&E-Abteilung eines Grosskonzerns. Diese Organisation besteht aus 300 Mitarbeitenden. Darunter sind viele Ingenieure, Konstrukteure und einige Projektleiter, aber auch diverse Team- und Abteilungsleiter. Nehmen wir weiter an, in dieser Organisation laufen derzeit rund 50 Projekte parallel. Viele dieser Projekte sind Kundenaufträge, die zeitnah und mit harten Lieferfristen innert weniger Wochen abwickelt werden müssen. Es sind aber auch einige grössere Entwicklungsprojekte darunter, die eher länger dauern und deren Ziele sich im Verlaufe der Zeit auch ändern können, je nach Zwischenergebnissen. Insgesamt also eine ziemlich heterogene Mischung aus verschiedenen Organisationseinheiten, Funktionen und Projekttypen.

Nehmen wir weiter an, alle diese Projekte werden von den Projektleitern in unserer Organisation mit einzelnen MS Project Dateien geplant. Darin sind Phasen, Meilensteine, aber auch Aufwände und Kostenschätzungen enthalten – bisweilen sehr detaillierte Informationen. Ein Portfolio-Manager versucht, sich mit einem Excel-basierten Projektportfolio ein Überblick über all diese Projekte zu verschaffen. Und die Linie setzt zudem viele Excel Files ein, um die Aufgaben und Einsätze der Mitarbeitenden im Griff zu haben. Wer arbeitet wann an welchen Projekten und Tasks? Wer ist wann in den Ferien? Welche Kapazitäten haben wir in welchen Zeiträumen ausgelastet bzw. stehen noch zur Verfügung?

Excel-basierte Planungen sind immer nur lokal optimiert

Die skizzierte Situation ist unserer Erfahrung nach nicht untypisch in der Schweizerischen KMU-Landschaft. Aber auch Grossunternehmungen arbeiten bezüglich Multiprojekt- und Ressourcenplanung nicht viel anders. Oftmals herrscht dort ein Silo-Denken: Jede Ländereinheit oder Division kocht ihr eigenes Süppchen, hat eigene Budgets, Prozesse und auch Tools. Durch Gärtchendenken entstehen dann sehr schnell lokale Lösungen, oftmals auf Basis von Excel und MS Project (siehe hierzu diesen Artikel zur Excel-Hölle). Jede Abteilung versucht halt, sich optimal zu organisieren. Und dies funktioniert im Kleinen ja auch sehr gut. Man kennt sich, sieht sich regelmässig, und kann sich so auch sehr gut mit einer lokalen Datentabelle behelfen, die von einer Person gepflegt und in wöchentlichen Sitzungen im Team aktualisiert wird. 

Entscheidungsgrundlagen des Managements: Alles richtig?

Leider ist ein lokales Optimum kein globales Optimum. Wenn eine Organisation, so wie wir sie oben beschrieben haben, als Ganzes betrachtet würde und die Projekt- und Ressourcenplanung über die ganze Unternehmung hinweg optimiert würde, dann würde wohl eine deutlich höhere Leistungsfähigkeit resultieren. Die Überlegung dazu ist simpel: Denken Sie nur daran, wieviel Zeit Ihre Mitarbeitenden damit verbringen, die lokal optimierten Planungsdaten "nach oben weiterzureichen". Da ist es eben nicht damit getan, dass man seine Excel-Datei einfach einmal pro Monat seinem Chef zumailt. Denn Ihr Chef erhält von mehreren Team-Leitern solche Files, und die sehen typischerweise immer wieder anders aus, sind anders strukturiert, nicht immer aktuell etc.

Also muss jemand ran, um diese Daten zu konsolidieren, nachzuhaken, wenn etwas fehlt, nachfragen, ob auch die aktuellen Zahlen drin sind... Dafür gibt es natürlich Stellen wie Controller, PMO und wie sie alle heissen. Ganze Vollzeitjobs, welche die Zeit damit verbringen, über viele Dateien verteilte Daten zusammenzuführen. Was dann monatlich dabei rauskommt, sind Management Reports in PowerPoint- und PDF-Form. Mit Kennzahlen und Ampelsystemen. Auf dieser Basis werden dann Geschäftsleitungsentscheide gefällt, Budgets verteilt, Projekte freigegeben oder abgebrochen, Umsätze kalkuliert etc. Aber stimmen denn diese Entscheidungsgrundlagen auch? Und sind die Kennzahlen noch aktuell, wenn sie vor mir liegen?

Gibt es in Ihrer Unternehmung Personen, die sich fast ausschliesslich mit Datenkonsolidierung beschäftigen?

Wie sieht Ihr Business Case aus?

Wir sind überzeugt, dass Management by Excel nicht gut ist für grössere Unternehmungen. Natürlich bedeutet ein Umstieg auf geeignete Multi-User-Informationssysteme auch eine Investition. Nicht primär in Form von grossen Initialkosten für die Software selbst. Viel eher ist ein Umdenken in den Köpfen der Mitarbeitenden gefragt: Prozesse sind anzupassen, ein neues Werkzeug muss gelernt werden. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, sagt man. Gerade in solchen Change Projekten zeigt sich dies deutlich.

Erfolgsfaktoren für gelungene Änderungen in der Planungskultur sind deshalb nicht nur der Management Support ("Wir wollen das so, deshalb machen alle mit."), sondern v.a. auch die Änderungsresistenz der Mitarbeitenden. Ein gutes, sprich intuitives, performantes und rollengerechtes Tool kann einen grossen Beitrag leisten, um solche Change Projekte zum Erfolg zu bringen. In einem nächsten Blog-Artikel schreiben wir mehr dazu. Und dank heutigen Cloud-Lösungen, die als Software-as-a-Service einfach zu abonnieren sind, sind auch hohe Investitionskosten kein Gegenargument mehr, um den Ausstieg aus der Excel-Hölle anzugehen.

Falls Sie interessiert daran sind, für Ihre eigene Unternehmung einen Business Case zu rechnen und herauszufinden, wie teuer Ihre Excel-basierten Planungsprozesse sind, helfen wir Ihnen gerne mit entsprechenden Vorlagen. Kontaktieren Sie uns.

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Über den Autor

Daniel Hösli hat seine Doktoratsarbeit an der ETH Zürich im Bereich Informationstheorie geschrieben. Er war seit dann ausschliesslich in beratenden und leitenden Positionen in der IT und im Software Engineering tätig. In dieser Zeit hat er wertvolle Erfahrung in den Bereichen IT Service Management, IT Business Alignement, DevOps und Multiprojekt- und Ressourcenmanagement gesammelt.

Daniel Hösli ist Managing Director bei der INTRASOFT AG und Geschäftsleitungsmitglied bei den HELVETING Companies. Er ist Product Owner von PQForce.

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