Haben Sie Ihre Sitzungspendenzen im Griff?

Sitzungen gehören zu unserem täglichen Brot. Teammeetings, Projektstatussitzungen, Steuerungsausschüsse etc. Man kommt zusammen, um zu diskutieren, sich zu einigen und zu beschliessen. Aber am Ende der Sitzung ist noch nichts umgesetzt. Nur beschlossen. Was entschieden wurde und wer nun was zu erledigen hat, verschwindet oft (wenn überhaupt) in einem Sitzungsprotokoll. Und wird bald wieder vergessen...

Überlegen Sie sich einmal: Wann haben Sie letztes Mal an einer Sitzung teilgenommen und was wurde dabei beschlossen? Wer hat welche Hausaufgaben (in der Schweiz typischerweise als Pendenzen bezeichnet, im Englischen als Open Issues) gefasst? Und wer sorgt nun dafür, dass diese auch erledigt werden? Dieser Artikel diskutiert nicht die Frage, ob alle unsere Meetings immer Sinn machen oder wie Sie sich überlegen können, wie Sie Ihre Sitzungszeit optimieren können. Dazu wurde schon genug geschrieben. Es geht hier um den Ausgang, um die Ergebnisse von Sitzungen und deren Nachverfolgung. Wie läuft das typischerweise ab? Eigentlich immer in 3 Phasen.

Phase 1: "Sitzen wir mal zusammen"

Eine Sitzung wird initiiert durch einen Organisator. Dies ist in der Regel auch der spätere Sitzungsleiter. Das kann auch jemand sein, der spontan die Initiative ergreift ("Das sollten wir mal zusammen besprechen."). Der Organisator beruft ein Meeting ein, indem er Diskussionspunkte (=Agenda, Traktanden) und Diskussionspartner (=Sitzungsteilnehmer) zusammenstellt und eine Einladung verschickt. Dies kann im einen Fall völlig informell und spontan ablaufen. Z.B. aus einer Unterhaltung bei einem Mittagessen unter Arbeitskollegen: "Ah, gute Idee! Sitzen wir doch anschliessend gleich zusammen und besprechen das etwas detaillierter. Wer ist dabei? Vielleicht sollten wir unseren Chef auch noch gleich dazu rufen." Bis hin zu sehr formellen Sitzungen, welche von langer Hand geplant und einberufen werden. Beispielsweise im Rahmen eines unternehmensweiten Programms, zu welchem ein Steuerungsausschuss einmal monatlich zusammen kommt, um anhand einer Standard-Traktandenliste über Projektanträge zu befinden. Hier wird z.B. der Programmleiter jeweils eine Woche im Voraus einem definierten Zirkel von Teilnehmern eine formelle Einladung per E-Mail oder gar per Briefpost zustellen, oft mit umfangreichen Anhängen etc. Für beide Extremfälle – ad hoc Meeting wie auch formeller Steuerungsausschuss – gibt es aber zumindest einen gemeinsamen Nenner: Ein Diskussionthema (Agenda), eine Liste von Teilnehmern, einen Durchführungsort und eine Durchführungszeit. Eigentlich trivial, aber so simpel ist es nun mal.

Phase 2: Durchführen, diskutieren – und beschliessen!

Zum Tag X (oder eben halt gleich nach dem Mittagessen) kommen dann die Sitzungsteilnehmer (bzw. die Mittagsrunde) zusammen und gehen mehr (Steuerungsausschuss) oder weniger geordnet (Mittagsrunde) durch die Diskussionspunkte. Zu Sitzungsgestaltung und Moderationspsychologie könnte man natürlich auch wieder ganz viel schreiben, aber das lassen wir mal. Hier geht es um die nakten Ergebnisse. Das können formelle Beschlüsse sein, die von unternehmensweiter Relevanz sind und weitreichende Konsequzen haben ("Der Steuerungsausschuss beschliesst: Dem Projekt XY wird das Budget um CHF 150'000 gekürzt"). Das können aber auch einfach Mini-Aufträge an einzelne Teilnehmer sein ("Peter, kannst du bis zum nächsten Mal abklären, ob wir hier etwas Geld für die Beschaffung einer neuen Kaffeemaschine bekommen?").

Phase 3: "Noch was vergessen?"

Diese Phase ist oft nur noch den sehr formellen Sitzungen vorbehalten. Der Sitzungsleiter/Protokollführer hält die Ergebnisse aus Phase 2 fest und lädt die Teilnehmer im Anschluss noch zu einem Protokoll-Review ein. Wurde alles vollständig und korrekt protokolliert? Gibt es Ergänzungen? Wohl in den wenigsten Fällen wird das Protokoll heutzutage noch als eigentliches Dokument per Post an die Teilnehmer geschickt und beim nächsten Mal (Gibt es das überhaupt?) die Review-Ergebnisse traktandiert. Das dauert in unserer schnelllebigen Zeit einfach viel zu lange. Überlegen Sie nochmals: Wann haben Sie das letzte Mal ein Protokoll aus einer Sitzung erhalten?

Das Problem liegt bei der fehlenden gemeinsamen Informationsgrundlage

Was passiert mit den Ergebnissen aus Phase 2 oben? Werden diese formell protokolliert ("Wer ist überhaupt Protokollführer?"), oder ist man sich einfach einig und alle nehmen das Ergebnis in guter Erinnerung mit nach Hause? Gerade hier liegt der wunde Punkt in vielen Organisationen.

Je operativer die Sitzung, je spontaner und weniger formell aufgesetzt, desto eher werden Ergebnisse nicht so festgehalten, dass man später einfach darauf zurückgreifen kann – und gehen verloren.

Man hat zwar darüber gesprochen und zusammen eine gute Lösung gefunden oder sich auf einen guten Kompromiss geeinigt. Aber solche Ergebnisse, Entscheide und v.a. auch Pendenzen gehen vergessen, weil sie nicht dokumentiert und später einfach und schnell wieder auffindbar sind. Selbst wenn formelle Word-Protokolle geschrieben werden (Wie oft machen Sie das wirklich...?), verschwinden diese in Schubladen oder Dateiablagen. Die Ergebnisse sind zwar eventuell noch in elektronischer Form vorhanden (als PDF- oder Word-Dateien), aber nicht gemeinsam nutzbar. Man erinnert sich zwar noch, "dass da doch was war". Aber wann man es mit wem in welcher Sitzung besprochen hat und was genau beschlossen wurde, ist nicht mehr präsent.

Digitale Transformation heisst auch: Gemeinsames Meeting- und Pendenzen-Tracking

Hier setzt PQForce nun an. Bereits im Release 3.8.0 wurden die sogenannten ToDos als Planungselemente eingeführt, die mit Personen in der Rolle als Auftraggeber oder Ausführende verknüpft und bei Bedarf auch mit einem Projekt oder Portfolio verlinkt werden können. Jedes ToDo ist ein elektronischer Post-it-Zettel und durchläuft einen Lifecycle (z.B. offen ► in Arbeit ► zu prüfen ► erledigt). Es bleibt aus den verschiedenen Blickwinkeln jederzeit sichtbar. Der Auftraggeber sieht die eröffneten und zugeteilten ToDos, jeder Anwender sieht seine auszuführenden ToDos, der Projektleiter sieht die in seinem Projekt angehängten ToDos etc. Und jede solche Übersicht ist in Form eines bewährten Kanban Boards dargestellt.

Seit dem neuesten Release 3.11.3 können ToDos nun auch von den Bearbeitern kommentiert werden, sodass zusammen mit dem Lifecycle bzw. Kanban Board ein lückenloses ToDo Tracking vorhanden ist.

 

Was hat dies alles nun mit Sitzungspendenzen zu tun? Nun, Sitzungspendenzen sind de facto nichts anderes als ToDos. Jemand hat eine Aufgabe, eine Pendenz gefasst und ist dafür zuständig. Und damit verbunden ist eine Deadline. Was liegt also näher, als Sitzungespendenzen mit ToDos abzubilden? Das einzige, was noch fehlt, ist ein Sitzungsobjekt, mit dem diese Pendenzen verknüpft und dem Sitzungsteilnehmer hinzugefügt werden können.

Dieses Bedürfnis haben wir erkannt: PQForce wird demnächst ein neues Modul für die Erfassung und Führung von Sitzungen erhalten. Jede Sitzung kann mit Teilnehmern und ToDos (=Traktanden, Agenda) bestückt werden. Auch Sitzungen werden einen konfigurierbaren Lifecycle erhalten (z.B. in Vorbereitung ► eingeladen ► durchgeführt ► genehmigt) und können so durch die oben beschriebenen Phase 1 bis 3 geführt werden. Alles natürlich datenbankbasiert, in Echtzeit und im Webbrowser. Freuen Sie sich also auf den neuen PQForce Release 3.12.0! Geplante Auslieferung ist noch im Oktober 2018.

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Über den Autor

Ich helfe unseren B2B-Kunden, den Übergang in die neue, agile Welt der modernen Unternehmensführung zu meistern. Agilität, Projektorientierung und digitale Transformation sind Schlüsselbegriffe dabei.

Ein effizientes «Run the Business» reicht heute nicht mehr – ein effektives «Change the Business» und das ständige sich Anpassen an neue Marktbedingungen sind heute wichtiger denn je. Dafür braucht es den richtigen Mindset - etwas, das mir besonders am Herzen liegt.

Meine Erfahrung aus unzähligen Kontakten und Erlebnissen mit Führungspersönlichkeiten aus der Wirtschaft hilft mir enorm, unsere Kunden auf dieser Reise zu begleiten: Weg von starren, auf die eigene Organisation ausgerichteten Prozessen – hin zu einer dynamischen, projekt- und kundenorientierten Unternehmenskultur. Adäquate Informationssysteme und der Fokus auf neuartige digitale Zusammenarbeitsmöglichkeiten bilden dabei stets eine Basis für langfristigen Erfolg.

Daniel Hösli ist Managing Director bei der INTRASOFT AG.

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