Der Weg in die Excel-Hölle - und wie Sie wieder raus finden

Sie kennen diese Situation: Sie haben vor einiger Zeit mit einer Excel-Tabelle die Ressourcen- und Kapazitätsplanung für Ihre Abteilung gemacht oder einen detaillierten Projektplan erstellt. Mit jeder Erweiterung wurde Ihre Arbeitsmappe besser, aber auch komplexer. Zusätzliche Formeln kamen hinzu, Sie haben Parameter eingebaut. Ein schönes Excel-Tool ist entstanden. Sie sind stolz darauf und werben intern dafür - und mit der Zeit nutzen nicht nur Sie die Datei, auch Kollegen findes das Werk toll und arbeiten mit Kopien davon. Was nun beginnt ist der schleichende Weg in die Excel-Hölle. Weshalb? Was ist daran so gefährlich? Und wie kommen Sie da wieder raus?

"Hervorragend!" denken Sie sich, wenn Sie mit der Zeit ein Excel-Profi geworden sind und über diverse Tabellenblätter hinweg komplizierte Formeln, eigene Formatvorlagen und vielleicht sogar externe Daten mit Makros integriert haben. "Es funktioniert, stürzt nicht ab, und sogar meine Kollegen setzen es ein." Natürlich, das stimmt ja zu einem gewissen Grade auch. Sie haben in mühevoller stundenlanger Arbeit grosse Datenmengen miteinander verknüpft oder Vorlagen erstellt, die es den Kollegen endlich erleichtern, komplexe Berechnungen durchzuführen und Kennzahlen unter Berücksichtigung aller erdenklicher Rahmenbedingungen zu errechnen. Je mehr sich dieses Excel-Tool in der Unternehmung aber ausbreitet, desto grösser werden die Risiken. Klingt paradox?

Dumm – ich habe mein Excel kaputt gemacht!

So fangen die Probleme an: Viele Anwender Ihrer schönen Lösung sind leider keine Excel-Profis wie Sie. Ein falscher Klick, ein Vertippen, man wird abgelenkt und "Upps – wieso bin ich denn jetzt in dieser merkwürdigen Formel drin?" Nicht jeder, der mit Ihrem erstellten Excel-Dokument arbeitet, versteht oder braucht auch alles. Da kann es schon mal passieren, dass „unnütze Spalten und Zeilen“ einfach mal gelöscht werden. Und störende Formeln ("Formeln? Aha, diese komischen Zeichen?") werden auch gelöscht. "Verstehe ich nicht, also weg damit." Mag ja auch nicht so schlimm sein, denn irgend jemand wird schon noch eine Original-Datei haben und "Dann kann man sich ja sicherlich immer die fehlenden Sachen wieder reinkopieren."

Ihr Excel-Tool geht viral, und mit ihm die Fehler

Besonders risikoreich wird es aber erst, wenn eine Datei, in der Formeln und Spalten- und Zeilen-Strukturen editiert wurden (oft aus Versehen, aber manchmal auch bewusst), dann als Vorlage weiterverschickt und eingesetzt werden. Dieser in der Regel positive virale Effekt wirkt sich dann nämlich verheerend aus, denn auch die Empfänger arbeiten ja damit, ändern vielleicht die Datei weiter ab, möchten mit guter Absicht irgendwas „korrigieren“ und bauen eine neue, aber falsche Formel ein. Sie wissen ja gar nicht, woher die ursprüngliche Formel stammt und was die Überlegungen dahinter waren. Spätestens jetzt hat die Excel-Datei ihren Mehrwert verloren und richtet mehr Schaden an, als dass sie Nutzen stiftet – dann, wenn nämlich falsche Formeln auch falsche Ergebnisse ausgeben. Der Mitarbeiter wiegt sich in Sicherheit, denn er benutzt ja schliesslich eine Vorlage eines Profis, die andere auch einsetzen und "schon in Ordnung sein wird"...

Wie siehts denn in Ihrer Unternehmung so aus? Stimmen Sie ab.

Denken Sie, Ihre Unternehmung befindet sich in der Excel-Hölle?

Die Risiken in der Excel-Hölle sind vielfältig

Die genannten Punkte sind nur einige, die mit Excel schief gehen können. Es gibt aber noch viele weitere:

  • Änderungen zusammenführen: Vielleicht gibt es einen „Master“, z.B. ein Mitarbeiter im PMO oder ein Controller, bei dem alle editierten Dateien landen und der für die Konsolidierung verantwortlich ist. Dies ist für einen Menschen eine sehr aufwendige und ermüdende Arbeit und die Gefahr ist gross, dass er eine Excel-Datei übersieht, nicht die aktuellst Version erwischt oder Daten manuell falsch überträgt. Eine Maschine könnte dies typischerweise besser.
  • Fehlende Historisierung: Durch die Änderungsverfolgung sehen Sie zwar pro Datei, wer die letzten Mutationen gemacht hat. Aber aber das ganze Werk von Excel-Dateien hinweg gibt es keine Historisierung und damit fehlt die Revisionssicherheit im ganzen Datenbestand.
  • Kein Code-Repository für Erweiterungen: Jedes Excel-Dokument wächst mit der Zeit. Aber wenn mehrere Nutzer gute Ideen für Erweiterungen haben und diese umsetzen wollen, werden sie niemals an einem gemeinsamen Stand arbeiten. Es wird immer einer „hinterher hinken“ und womöglich auf einer veralteten Version arbeiten.
  • Mangelnde Benutzerfreundlichkeit: So beherrschbar Excel auch für Experten ist, so verwirrend ist es für den ungeübten Anwender eines Formulars, das Sie hinterlegt haben. Es ist kaum möglich, ein umfangreiches Excel-Dokument für „einfache Anwender“ verständlich zu machen. Oftmals sind die Tabellenblätter schlichtweg überladen und unansehnlich. Der Benutzer weiss manchmal gar nicht, was er tun soll, denn auch erklärende Texte bzw. Hilfesysteme fehlen.
  • Probleme durch inhaltliche Erweiterungen: Es passiert nicht selten, dass mitten in einer Tabelle noch Zeilen hinzugefügt werden müssen. Damit verbunden ist eine Verschiebung der Inhalte in den Zellen darunter. Und das kann schwere Folgen haben. Sind komplizierte Formeln hinterlegt, die gar über verschiedene Tabellenblätter greifen, muss hier unbedingt geprüft werden, ob diese Formeln noch korrekt sind. Diese Prüfung kann aufwendig sein, doch sie wird noch aufwändiger, wenn sie einmal aus Nichtwissen oder „Wird-schon-nichts-passieren“-Flüchtigkeit unterlassen wird.
  • Fehlende Prüfung von Algorithmen und Formeln: Wenn eine neue Formeln hinzugefügt wird oder ein Makro programmiert wird, sollte dies von jemand anderem überrüft werden. Das 4-Augen-Prinzip stellt sicher, dass kein Fehler gemacht wurde und nichts vergessen wurde.

Tatsache ist, dass viele Abteilungsverantwortliche und Geschäftsführer blind den Erstellern der Excel-Sheets vertrauen und glauben, dass die enthaltenen Informationen auch richtig berechnet wurden. Auf der Führungsebene akzentuiert sich dann das Risiko: Geschäftskritische Entscheide werden auf vermeintlichen Fakten aus einem Zoo diverser Excel-Tools getroffen. Und niemand merkt, dass die Datengrundlage, wenn Sie ganz oben in der Entscheidungspyramide angekommen ist, mit grosser Wahrscheinlichkeit viele Fehler enthält.

Auf der Website der European Spreadsheet Risks Interest Group wird übrigens eine Vielzahl von Fällen aus der Wirtschaft dokumentiert, in denen grossen Unternehmungen die Excel-Hölle zum Verhängnis geworden ist. Millionen von Euros, Dollars oder Franken gingen verloren, weil sich Fehler in Excel-Dateien eingeschlichen und auf dem Weg nach oben multipliziert hatten. Es lohnt sich, sich dies mal vor Augen zu führen.

Das Schöne an der Sache ist immerhin: Wenn Sie diese Risiken bei Ihren Excel-Dokumenten erkannt haben, sind Sie ein gutes Stück weiter. Noch besser ist es aber, wenn Sie Massnahmen dagegen ergreifen.

Der Weg aus der Excel-Hölle

Ziel dieses Artikels ist es nicht, Excel schlecht zu machen. Excel ist ja nicht per se schlecht. Im Gegenteil. Aber es muss für den richtigen Zweck eingesetzt werden. Etwas plakativ formuliert ist Excel eine dateibasierte Single-User-Applikation. Sobald halt mehrere Personen mit mehreren Dokumenten arbeiten, die aber eigentlich nur in Teilen bearbeitet werden dürfen, ist Excel definitiv die falsche Lösung. Mit cloud-basierten Lösungen wie Office 365 oder Google Sheets entschärft sich diese Problematik etwas, die meisten der oben genannten Probleme bleiben aber bestehen.

Das oben beschriebene Szenario ist immer noch Alltag in Konzernen, wo viele Planungen und Kalkulationen über den dateibasierten Excel-Weg erstellt werden. Wenn die Excel-Dateien fehlerhaft sind oder werden (was halt eben schnell passiert ist), führt das zu einer Serie von falschen Berechnungen, und keiner merkt es – wie denn auch? Formeln und Abhängigkeiten von anderen Daten könnten so hinterlegt werden, dass sie geschützt sind und nicht weiter editiert werden können. Und zwar so, dass auch nicht der IT-affinste Mitarbeiter diesen Schreibschutz mal eben "hacken" kann, um "mal schnell ein temporäres, nicht so wichtiges Dokument" zu erzeugen. Denn dann führt der Weg wieder zurück in die Hölle. Dies ist also nicht wirklich die Lösung, denn Excel ist und bleibt in jedem Fall eine dateibasierte Lösung, welche den Datenbestand zerstückelt.

Der Ausweg aus der Excel-Hölle ist klar: Der Ersatz aller Excel-Planungsvorlagen durch eine datenbankbasierte aber gleichzeitig sehr einfach zugängliche, rollenbasierte Webapplikation. "Was denn? Gleich eine ganze Software?" Wer jetzt die Augen aufreisst – ganz ruhig bleiben… Wir reden hier nicht von einer Software, die einen Funktionsumfang hat wie Excel selbst, sondern von einer Lösung, die Ihre Kalkulationen kontrolliert verwaltet und die Integrität Ihres Datenbestandes sicherstellt. Eine Software, die jedem Benutzer die richtigen Sichten bereitstellt, die Daten zentral verwaltet und allen Benutzern dieselben Antworten liefert. Eine Lösung, mit der Sie regulieren können, wer von Ihren Mitarbeitern entsprechende Änderungen durchführen darf. Einfach eine Applikation, die Ihre Prozesse verbessert, sich um die Datenverwaltung kümmert und Sie und Ihre Unternehmung wieder aus der Excel-Hölle führt.

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About the Author

Daniel Hösli hat seine Doktoratsarbeit an der ETH Zürich im Bereich Informationstheorie geschrieben. Er war seit dann ausschliesslich in beratenden und leitenden Positionen in der IT und im Software Engineering tätig. In dieser Zeit hat er wertvolle Erfahrung in den Bereichen IT Service Management, IT Business Alignement, DevOps und Multiprojekt- und Ressourcenmanagement gesammelt.

Daniel Hösli ist Managing Director bei der INTRASOFT AG und Geschäftsleitungsmitglied bei den HELVETING Companies. Er ist Product Owner von PQForce.

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