Was ist ein Gantt-Diagramm?

Kurz gesagt: Ein Gantt-Diagramm zeigt alle Projektaktivitäten im Zeitverlauf an. Dazu gehören insbesondere Projektphasen, Arbeitspakete, kleinere Aufgaben und auch Meilensteine. Typischerweise befindet sich die Liste der Aktivitäten auf der linken Seite als vertikal verschachtelter Baum von Zeilen. Dies ist die sogenannte Work-Breakdown Structure (WBS). Die Aktivitäten werden darin in eine Hierarchie gebracht. Kleinere Aufgaben werden zu Arbeitspaketen zusammengefasst, die ihrerseits wieder zu längeren Projektphasen gehören. Oft strukturiert man zu Beginn eines Projekts dieses nach dem Top-down-Prinzip in eine WBS – deshalb ja auch der Name "Work-Breakdown Structure". Dabei können verhältnismässig kleine oder kurze Aktivitäten in PQFORCE auch als TODOs abgebildet und in einem Kanban Board verwaltet werden. Es ist durchaus nützlich oder sogar unerlässlich, die Details einer WBS, also die unteren Ebenen in der Hierarchie, mit solchen "elektronischen Post-it-Zetteln" zu planen, siehe der Screenshot dazu als Beispiel.

Das Gantt-Diagramm hat aber nebst der WBS noch eine andere Komponente, den Zeitplan, welcher typischerweise auf der rechten Seite der Darstellung liegt. Horizontal wird dazu die Zeitachse in einer passenden Skalierung abgebildet, und jede Aktivität wird durch einen horizontalen Balken dargestellt. Die Position des Balkens auf der Zeitachse spiegelt das Start- und Enddatum der Aktivität wider, die Länge des Balkens steht für die Dauer der Aktivität. So können Sie auf einen Blick sehen:

• aus welchen Aktivitäten das Projekt besteht
• wann jede Aktivität beginnt und endet
• wie die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten sind (hierarchisch in der WBS als auch zeitlich dank Verbindungslinien)
• wo sich Aktivitäten mit anderen Aktivitäten überschneiden und um wie viel

Die erwähnten Verbindungslinien zwischen Aktivitäten legen z.B. fest, dass eine Aktivität erst gestartet werden kann, wenn eine andere abgeschlossen ist, weil sie Ergebnisse von der ersten benötigt.

Ein Gantt-Diagramm zeigt also, was zu tun ist (dafür ist die Projektstruktur also die WBS da) und wann (dafür steht der Zeitplan). Auch die Projektpläne in PQFORCE basieren auf diesen Grundelementen eines Gantt-Diagramms. Warum ist das so?

Die wichtigsten Vorteile von Gantt-Diagrammen

Es gibt einige Hauptvorteile von Gantt-Diagrammen, die zu ihrer Bedeutung im Planungsprozess beitragen.

1. Die Projektbeteiligten haben einen gemeinsamen Überblick: Wo es einen gemeinsamen visuellen Rahmen für die zu erledigenden Arbeiten gibt, gibt es weniger Risiken für Missverständnisse, besonders wenn es um komplexe Projekte mit einer beträchtlichen Anzahl von Aktivitäten und Beteiligten geht. Die Verwendung von Gantt-Diagrammen ermöglicht es allen Arten von Beteiligten, über dieselben Informationen zu verfügen, gegenseitig verständliche Erwartungen festzulegen und ihre Bemühungen nach dem gewünschten Protokoll durchzuführen. PQFORCE ermöglicht dies, weil es jeden Projektplan genau einmal gibt, ohne Kopien, Redundanzen und Inkonsistenzen. Und dieser Projektplan steht allen Beteiligten in Echtzeit zur Verfügung.
2. Behalten Sie den Überblick über den Projektfortschritt: Gantt-Diagramme wurden erstellt, um alle Projektverantwortlichen auf dem Laufenden zu halten, indem sie eine Zeitleiste für den Beginn und das Ende bestimmter Aufgaben bereitstellen. Man sieht also unmittelbar, was gerade in Arbeit ist und wie der Fortschritt ist, typischerweise in Prozent ausgedrückt, wobei 100% bedeutet, dass die Aktivität erledigt ist. Auch dafür bietet PQFORCE Funktionen. Jede Aktivität – in PQFORCE Task genannt – kann mit einem Fortschritt gekennzeichnet werden. Wir sprechen dabei vom Earned Value, nicht zu verwechseln mit der "verbrauchten" Leistung – also wieviel Aufwand bereits in die Aktivität reingesteckt wurde.
3. Verstehen Sie die Abhängigkeiten von Aufgaben: Wenn sie gut gepflegt werden, machen Gantt-Diagramme deutlich, wie verschiedene Aktivitäten miteinander verbunden sind und vielleicht von der Fertigstellung anderer abhängen, um bestimmte Ziele zu erreichen. Bei diesen Abhängigkeiten geht es darum, den zeitlichen Ablauf jeder Aktivität zu verstehen, der sich dann auf die anderen auszuführenden Aktivitäten auswirkt. Dies kann den optimalen Arbeitsablauf, die maximale Produktivität und den Gesamterfolg des Projekts sicherstellen. In PQFORCE können Abhängigkeiten zwischen den Tasks per Drag & Drop eingezeichnet werden. Diese werden dann bei Task-Verschiebungen oder Verlängerungen vom System berücksichtigt, sodass z.B. Folgetasks automatisch mitverschoben werden. Zudem können bei solchen Abhängigkeiten auch Offset-Werte wie eine minimale oder maximale Pufferzeit zwischen den Tasks erfasst werden.
4. Behalten Sie die Kontrolle über die Zukunft: Während sich die Projektmitarbeitenden leicht in den täglichen Aktivitäten, wie sie in einem Diagramm z.B. als Detailaufgaben aufgeführt sind, verfangen, ist ein Vorteil eines Gantt-Diagramms, dass es Entscheidungsträgern hilft, den Überblick zu behalten und weiter in die Zukunft zu blicken. Damit wird sichergestellt, dass jedes Projekt auf die Erreichung der langfristigen strategischen Ziele der Organisation hinarbeitet und man insbesondere bezüglich Meilensteine auf Kurs bleibt. In PQFORCE werden die wesentlichen Kennzahlen aus dem Gantt-Diagramm automatisch berechnet und in den Projektstatusrapport übernommen – seien dies aktuelle Prognosetermine für Meilensteine, aktuelle Fortschritte von Arbeitspaketen oder auch bereits "verbrauchte" Kosten oder Arbeitsstunden.

Ressourcenplanung im Projekt – oft viel zu wenig konkret beachtet

Ein Gantt-Diagramm mit einer nackten WBS auf der Zeitachse ist nur die halbe Miete in der Projektplanung. Erst durch die Zuteilung von Ressourcen, insb. Mitarbeitenden, auf die Aktivitäten können diese auch abgearbeitet werden – ein Schlüsselaspekt im Projektmanagement. Der Gantt-Plan alleine sagt bloss, was wann zu tun wäre.

Genau hier spielt PQFORCE seine Stärke aus. PQFORCE bringt die Ressourcen an Ort und Stelle ins Spiel und macht deren Verfügbarkeit bereits bei der Planung im Gantt-Diagramm sichtbar. So kann unmittelbar beim Planen abgeschätzt werden, ob eine Aktivität im gewünschten Zeitraum auch tatsächlich ausführbar ist – weil nämlich die erforderlichen Ressourcen mit den richtigen Skills verfügbar sind. Die Zuteilung von konkreten Ressourcen (Personen) oder abstrakten Ressourcen (Organisationseinheiten oder Skills) kann entweder direkt oder über einen einfachen Antrag-Freigabe-Workflow erfolgen. Wir sprechen dabei von Ressourcenalllokationen.

Die Ressourcenallokation in den Projekten oder für die Projekte findet leider in der Praxis oft zu wenig Beachtung. Wenn es überhaupt gemacht wird, dann oftmals losgelöst von den Gantt-Plänen – z.T. wird von zwei Welten gesprochen: die Welt des Projektplans und der Welt der Ressourcenzuteilung. Gerade im immer dynamischeren Projektgeschäft ist diese Trennung aber fatal. Der Projektleiter hat im letzten Ressourcenplanungsmeeting gerade eben die Zusicherung für ein paar Personen für eine wichtige Projektphase erhalten, und schon verschiebt sich diese Phase um einen Monat, weil sich ein Liefertermin verzögert hat. Das nahtlose, unmittelbare Sichtbarmachen auf die Ressourcensituation ist hier essenziell. Eine Plattform wie PQFORCE ermöglicht genau dies und erlaubt schnelle und koordinierte Entscheide dank unmittelbaren Informationen in Echtzeit.

Webinar zum Gantt-Chart in PQFORCE

Am Webinar #4 vom 5. Oktober 2022 wurden im Rahmen der PQFORCE Masterclass die verschiedenen erwähnten Funktionen rund um die Gantt-Ansicht in PQFORCE detailliert demonstriert. Das Webinar ist als Aufzeichnung hier verfügbar.